Onpay recensie en beoordeling

Cloud-gebaseerde payroll-service OnPay is aanzienlijk veranderd vóór onze laatste beoordeling, en nu is het nog meer functionaliteit en flexibiliteit toegevoegd. De site is een complete payroll-oplossing, waarmee managers uitgebreide werknemersrecords kunnen maken en onbeperkte payrolls per maand kunnen uitvoeren. Het levert verschillende aanpasbare rapporten en zorgt voor de berekening en betaling van alle loonheffingen. Nieuwe functies zijn onder meer een dashboard voor het bijhouden van gesprekken over PTO, een documentkluis, elektronische documenten voor onboarding en vernieuwde portals voor werknemers. Het ontbreken van een speciale mobiele app maakt het echter moeilijk om payroll-taken op afstand uit te voeren en de gebruikerservaring is niet zo goed als die van Editor's Choice Gusto.

Prijzen en instellingen

OnPay heeft zijn eerdere prijs van een vast bedrag van $ 36 per maand plus $ 4 per werknemer per maand gehandhaafd, waardoor het precies in het midden van de sites komt die we hebben beoordeeld. De Full Service Payroll van Patriot Software heeft een basisprijs van $ 25 per maand ($ 10 als u bereid bent uw eigen belastingen in te dienen en te storten), plus $ 4 per werknemer per maand. Square Payroll, aan de andere kant, is $ 29 per maand, plus $ 5 per werknemer per maand. Gusto begint $ 39 per maand, plus $ 6 per werknemer per maand. QuickBooks Full Service Payroll is de duurste, op $ 80 per maand, plus $ 4 per werknemer per maand.

Setup is het meest arbeidsintensieve en moeilijkste deel van het gebruik van een loonapplicatie voor kleine bedrijven. Niet alleen zijn er honderden details in te voeren, maar nauwkeurigheid is ook absoluut cruciaal. Het werk dat u hier doet, heeft uiteraard een enorme impact op het levensonderhoud van uw werknemers, evenals hun toegang tot bedrijfsvoordelen. Bovendien kijken financiële instellingen niet vriendelijk naar late, onjuiste of ontbrekende betalingen.

Als dit u nerveus maakt of gewoon als teveel werk klinkt, kunt u hulp krijgen door contact op te nemen met OnPay en een payroll-expert daar de eerste gegevensinvoer te laten doen - zonder kosten. In feite voert OnPay eerdere loongegevens in (een taak die erg tijdrovend kan zijn) en biedt het bedrijf een volledige nauwkeurigheidsgarantie. Als een van deze historische gegevens onjuist wordt ingevoerd, is OnPay volledig verantwoordelijk.

Als u ervoor kiest om zelf de installatie uit te voeren, kunt u profiteren van de vijfstaps installatiewizard van OnPay, die vorig jaar werd geïntroduceerd. U moet eerst basisinformatie over uw bedrijf invoeren, inclusief contactgegevens, officierinformatie en bankroutering en rekeningnummer. Als dit niet grondig en nauwkeurig is voltooid, kunt u niet doorgaan met de installatie.

Het installatieproces doorloopt vijf opeenvolgende stappen. Eerst voegt u loonschema's toe (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, enzovoort). U kunt meerdere planningen maken als u wilt, en u kunt ook werknemers betalen op verschillende planningen. Dit is flexibeler dan wat Gusto biedt. Vervolgens voegt u de werksites van het bedrijf toe. Daarna gaat u verder met het opstellen van werknemersprofielen, wat een van de meer bewerkelijke taken in het installatieproces is.

U hebt hier twee opties: u kunt het volledige record zelf maken of werknemers uitnodigen om hun eigen record in te voeren - uiteraard zonder de details voor de vergoeding. Patriot Software en anderen bieden vergelijkbare opties. Het scherm Nieuwe medewerker geeft zeven tabbladen weer; door op elk daarvan te klikken, gaat u naar een ander gegevensinvoerscherm om informatie te verstrekken over vergoedingen, belastingen, inhoudingen en vrije dagen. Werknemersdocumenten worden nu hier ook opgeslagen, inclusief alle documenten, zoals W-2-formulieren, die werknemers elektronisch hebben ingediend.

De stap Medewerker is het meest betrokken: het bestrijkt veel terrein. U definieert hier opbouwbeleid, zoals het aantal uren dat werknemers moeten werken om aftakas te verdienen, ziekteverlof, enzovoort, en welke betalingsitems u gebruikt (inclusief reguliere uren, salaris, overuren en bonus). OnPay ondersteunt aangepaste velden hier en elders op de site - veel daarvan. In feite biedt het meer van deze dan concurrenten (degenen die überhaupt iets bieden).

U zult ook veel tijd besteden aan het instellen van uw inhoudingen, voornamelijk de ziektekostenverzekering en pensioenplannen die u aanbiedt. U kunt ook andere soorten inhoudingen definiëren, waaronder garnituren. OnPay dient als verzekeringsmakelaar om u te helpen bij het selecteren en instellen van voordelen voor werknemersverzekeringen - gezondheid, tandheelkunde, leven en arbeidsongeschiktheid. Het team van OnPay zal zelfs onderzoek voor u doen en offertes genereren.

Loonbelastinginstellingen zijn de volgende. U moet hier enkele details opgeven, waaronder uw werkgeversidentificatienummer (EIN) en de loongegevens van de staat, maar OnPay verwerkt alle berekeningen en betalingen die vereist zijn voor uw belastingjurisdicties. Dit wordt standaard voor payroll-applicaties voor kleine bedrijven. Alle sites die ik heb beoordeeld, bieden deze service aan, met drie uitzonderingen. Intuit Enhanced Payroll vult de vereiste formulieren in, maar laat het aan u over om ze daadwerkelijk in te dienen. Patriot Software biedt een basisversie van $ 10 per maand zonder deze stap, en Workful is nog niet volledig op dit gebied.

Nadat u de installatiewizard hebt voltooid, bent u klaar om een ​​loonlijst uit te voeren, tenzij u uw loonlijstgegevens wilt integreren met QuickBooks Online, desktop QuickBooks, Xero (OnPay is een gecertificeerde app-partner met Xero) of een variëteit van productiviteitstoepassingen. De site biedt krachtige accounttoewijzing, waarmee u uw loonlijst kunt instellen op een manier die consistent is met de accountstructuur van uw boekhoudapplicatie. Alle sites die we hebben beoordeeld, bieden ingebouwde verbindingen met gerelateerde applicaties, maar SurePayroll heeft links naar de meeste boekhoudoplossingen.

Het dashboard gebruiken

U kunt niet terugkeren naar deze installatiewizard nadat u deze hebt voltooid, maar u kunt uw instellingen altijd bewerken door op het pictogram Instellingen linksonder in het verticale navigatievenster te klikken. Dit opent een lange lijst met voorkeuren en andere gegevensschermen op gebieden zoals Accountinstellingen, Payroll Pay Items en Payroll Deductions.

U klikt op de bovenste knop in het paneel om naar uw dashboard te gaan. Het bovenste horizontale paneel op dit scherm geeft de totalen weer voor alle elementen van uw meest recente loonlijst (Lonen, Werkgeversbelastingen, Inhoudingen enzovoort) - of die van een andere periode - in een kleurrijke, interactieve lijngrafiek. Een link hier brengt u naar een overzicht per regel van de loonlijst, die u in Excel kunt openen of als PDF kunt opslaan. Knoppen die recente betaalruns en aankomende betaaldagen vertegenwoordigen, verschijnen ook op het Dashboard.

Op deze pagina staat ook een lijst met links naar veelgebruikte schermen. Klik op de link + Betaalschema toevoegen om een ​​naam in te voeren en selecteer een betaalfrequentie voor elk type payrollrun dat u wilt implementeren. U kunt desgewenst meerdere loonfrequenties maken (tweewekelijks, maandelijks en meer). Hieronder vindt u koppelingen naar vaak gebruikte schermen zoals werknemersrecords, nieuwe loonadministratie en belastingaangiften. Het dashboard van Gusto beslaat minder terrein maar bevat een tool die OnPay zou kunnen gebruiken: een takenlijst.

Uitstekende gebruikerservaring

Payroll kan een vervelend, detail-zwaar proces zijn zonder de extra last van een verwarrende, onaantrekkelijke website die het ondersteunt. OnPay biedt een uitstekende gebruikerservaring die de activiteiten niet in de weg staat of afbreuk doet. De gebruikersinterface en navigatiehulpmiddelen zijn vorig jaar ingrijpend veranderd en de site is nu nog sneller dan voorheen. Het heeft nog steeds de neiging om wild te groeien en vereist soms overmatig scrollen, maar het is een zeer samenhangende, bruikbare en schone site.

Navigatie wordt aangestuurd door zes pictogrammen in de linker verticale werkbalk. Als u op het pictogram Dashboard klikt, gaat u altijd terug naar het startscherm. De tweede navigatielink opent koppelingen naar personeelsinformatie, met extra koppelingen voor aanpassingen aan het einde van het jaar, nieuwe medewerkers en een werkblad met uren. Nieuw dit jaar: OnPay splitst nu werkschermen voor aannemers zodat u ze apart van werknemers kunt behandelen. Een nieuwe tijdlijn met recente activiteit waarschuwt u voor eventuele wijzigingen in het record.

U klikt op het derde pictogram om een ​​loonlijst uit te voeren. OnPay verdeelt dit proces in vier opeenvolgende stappen. U klikt op elk van de gekleurde tabbladen bovenaan het scherm om naar de volgende te gaan. De vierde link opent uw lijst met rapporten. Deze zijn redelijk gelijk verdeeld tussen de loonlijst en de voordelen. U kunt elk aanpassen door meerdere filters, ze direct op het scherm weergeven en ze openen in Excel of als PDF-bestanden.

De vijfde link brengt u naar HR-tools. Deze omvatten documentopslag (werknemers en aannemers kunnen nu hun nieuwe huurdocumenten online invullen) en time-offtools. Het scherm Medewerker vrije tijd geeft informatie weer over wie nu niet op kantoor is en wie binnenkort. Daaronder is een tabel met een invoer voor elke werknemer die de gevraagde vrije tijd (die u kunt goedkeuren of weigeren) en die lopende verzoeken, evenals een geschiedenis toont. OnPay biedt nu de mogelijkheid om online gesprekken te voeren tussen werknemers en de beheerder om voor dit personeelselement te zorgen. En het zesde tabblad op de werkbalk brengt u naar alle instellingen van de site.

Lopende loonlijst

OnPay verwerkt payrollruns net als zijn concurrenten. U selecteert de werknemers die u wilt betalen uit de lijst die op het eerste scherm van deze wizard met vier stappen verschijnt. Vervolgens voert u de gewerkte uren in voor elk type betaling (indien gewijzigd sinds de laatste betalingsrun), inclusief PTO. Gusto heeft hiervoor een extra scherm nodig. Het scherm Voer uren in is vrij flexibel. U kunt werknemersinformatie bewerken; betaalitems toevoegen, opnieuw ordenen of verwijderen; en bestaande nummers toevoegen of negeren. U kunt ook nieuwe aangepaste betaalmethoden instellen.

Na wat snelle, automatische berekening, gaat OnPay naar de loonlijstpagina, die het brutoloon van elke werknemer, bronbelastingen, werkgeversbelastingen en inhoudingen weergeeft. De laatste pagina hier vertelt u hoeveel er van uw bedrijfsrekeningenrekening zal worden afgetrokken en wanneer. Klik op Payroll goedkeuren en je bent klaar, behalve om eventuele cheques te downloaden en af ​​te drukken. OnPay zorgt voor het berekenen en indienen van alle vereiste loonheffingen, iets wat de meeste concurrenten ook doen.

Mobiele toegang, werknemersportals

OnPay biedt geen afzonderlijke mobiele app, maar geeft toegang via een mobiele browser door responsief websiteontwerp te gebruiken. Navigatie is eenvoudig: de werkbalk is altijd beschikbaar door op een link bovenaan het scherm te klikken. Zowel Android- als iOS-smartphoneversies repliceren de desktop-ervaring gedeeltelijk, hoewel sommige schermen gegevens verticaal in plaats van horizontaal moeten weergeven en sommige opties en gegevens ontbreken. Dit werkt prima voor sommige elementen van de site, zoals het dashboard en enkele pagina's in de werknemersrecords en de loonlijstrun. Maar op sommige schermen waren de tekst en cijfers te klein en te licht om te lezen. Er zijn slechts drie rapporten beschikbaar en weinig instellingen. Hierdoor vond ik het moeilijk om een ​​payroll op een smartphone uit te voeren.

Net als de concurrentie ondersteunt OnPay portals voor werknemers. Werknemers kunnen inloggen op een afzonderlijke site om hun huidige en historische loongegevens te bekijken; toegang tot werknemersdocumenten; persoonlijke informatie wijzigen; en communiceer met de loonadministrateur over verlofaanvragen. Dit zijn levenslange accounts - medewerkers hebben er zelfs toegang toe nadat ze het bedrijf hebben verlaten.

OnPay heeft nog enkele andere opvallende kenmerken. Het biedt nu zes gebruikersmachtigingsniveaus en heeft onlangs een globaal overzicht voor accountants toegevoegd. Rapporten kunnen worden aangepast met behulp van meerdere filters en worden opgeslagen voor later gebruik, hoewel ze niet omvangrijk of zo flexibel zijn als wat u vindt in Sage Payroll Essentials Plus. OnPay biedt van maandag tot en met vrijdag gratis hulp via telefoon, chat en e-mail en heeft in het weekend dringende e-mailondersteuning toegevoegd. De online KnowledgeBase is aanzienlijk verbeterd sinds onze laatste beoordeling met de toevoeging van 100 nieuwe artikelen. Naast het aanbieden van veel meer begeleiding, bevat het belastinginformatie voor alle 50 staten.

Weinig klachten

Afgezien van mobiele toegang is er weinig negatiefs te zeggen over OnPay. Het is snel en de verbeterde gebruikerservaring en nieuwe functies maken het proces nog aangenamer en begrijpelijker dan voorheen. Het doet alles wat een payroll-website zou moeten doen, en het doet het - voor het grootste deel - eenvoudig en goed. De prijs is transparant, zonder extra kosten, behalve voor het toevoegen van werknemers. Het is vrij betaalbaar voor kleine bedrijven, maar de werknemerscapaciteit en back-end boekhoudverbindingen en -verwerking zijn beter dan de meeste. Het vermogen om onbeperkte loonlijsten uit te voeren - en tot 100 werknemers gemakkelijk te ondersteunen - zou het aantrekkelijk moeten maken voor een geavanceerdere reeks kleine bedrijven dan zijn concurrenten.

Desondanks haalt Gusto OnPay eruit om dit jaar opnieuw onze Editors 'Choice-badge te verdienen. De gebruikerservaring is de beste die we hebben getest. Het voelt als een samenhangend, goed gestructureerd systeem. Het maakt overal gebruik van eenvoudige taal, zoals in rapporttitels en de loonlijstvoorvertoning, die gemakkelijker te begrijpen is dan die van OnPay. Gusto biedt ook een upgradepad voor groeiende bedrijven of bedrijven die gewoon meer flexibiliteit en ondersteuning nodig hebben.

Bekijk voor meer beoordelingen van financiële diensten voor uzelf en uw kleine bedrijf onze roundups van de beste online boekhoudservices en belastingsoftware.