Office 2016: meer samenwerkend, maar niet helemaal aanwezig

Het spreekt voor zich dat Microsoft Office niet alleen het populairste kantoorproductiviteitspakket is, maar ook het krachtigste. Producten zoals LibreOffice en Corel WordPerfect zijn directe concurrenten, maar vallen gewoon niet in dezelfde klasse. In plaats daarvan komt de concurrentie van mobiele apps en online alternatieven, met name Google Drive / Apps, die meer en betere samenwerking bieden, samen met de voordelen van online gegevensopslag.

In de afgelopen maanden heeft Microsoft Office opnieuw gericht om op die fronten te vechten, met een nieuwe versie van de suite voor iOS en Android, verbeterde web-apps, en recentelijk, in Office 2016, een nieuwe versie van de desktop-suite die specifiek is ontworpen om de samenwerkingsvoordelen van zijn rivalen tegengaan. Op dit vlak is Office 2016 slechts gedeeltelijk succesvol; sommige functies werken goed, maar veel van de functies die u wilt, zijn er nog niet. Na de afgelopen maanden te hebben gebruikt, voelt het veel aan bij de oudere versies van Office - het werkt goed en steekt nog steeds met kop en schouders uit boven de concurrentie, maar is nog niet zo collaboratief als je zou willen.

Op het eerste gezicht lijkt Microsoft Office 2016 niet zo heel anders te zijn dan de laatste paar versies van Office. Ja, de titelbalk is van kleur veranderd en de lintbalken en menu's lijken te zijn aangepast, zodat ze beter werken wanneer u op een tablet (of een machine met een aanraakscherm) werkt. Maar de basisfuncties zijn niet veel veranderd - de opdrachten zijn allemaal waar je ze verwacht, de bestandsindelingen zijn ongewijzigd en dingen zoals macro's en add-ons zijn ook hetzelfde. Omdat ik het de afgelopen maanden in het algemeen heb gebruikt, heb ik gemerkt dat het goed werkt, maar het is geen grote verandering - totdat je begint samen te werken met andere mensen.

De belangrijkste voordelen van Office 2016 zijn inderdaad verbeterde samenwerkingsfuncties en een beetje meer controle voor IT over het beheer van het systeem. Hiervan vallen de samenwerkingsfuncties - waarmee twee of meer mensen aan een document kunnen samenwerken - echt op.

Eerdere versies van Office hadden enkele samenwerkingsfuncties, maar Office 2016 gaat nog een stap verder, zodat u wijzigingen in een Word-document onmiddellijk kunt zien (zoals iemand anders aan het typen is). Hoewel dit een grote stap is, ontbreken de samenwerkingsfuncties voor de desktopversies van Excel en PowerPoint nog steeds, hoewel Microsoft updates in de komende maanden heeft beloofd.

Collaboratief bewerken is verre van een nieuw idee. Het is de functie die Google Documenten jaren geleden opviel en sindsdien heeft Microsoft een aantal samenwerkingsfuncties toegevoegd aan Office, met name in de webgebaseerde versies van Office Online. In die versies kunnen meerdere mensen hetzelfde document, dezelfde spreadsheet of dezelfde presentatie tegelijkertijd bewerken. Dat is een geweldige functie, handig voor spreadsheets waar meerdere mensen informatie kunnen invoeren op verschillende rijen of kunnen samenwerken aan een document door verschillende secties te bewerken.

Helaas zijn de webapplicaties lang niet zo krachtig als de desktopapplicaties. De online versies missen krachtige functies voor het formatteren; ik vind zelfs dat de opmaak in complexe documenten in de war kan raken als je probeert om vrij kleine wijzigingen aan te brengen in het uiterlijk van het document (het wijzigen van de tekst is geen probleem) en de online versies missen de macro's die veel geavanceerde gebruikers hebben vertrouw op de desktopversie. Dat betekent niet dat de webversies slecht zijn, maar ze zijn zeker geen vervanging voor de desktopversies. Hetzelfde geldt voor de iOS- en Android-apps: ze behouden goed de opmaak in je bestanden en zijn handig om onderweg te hebben, maar voor serieuze bewerking en het maken van documenten ben je veel beter op de desktop.

Vanaf Word 2013 heeft Microsoft enkele samenwerkingsfuncties beschikbaar gesteld in desktop-applicaties. In Word 2013 zag je een indicatie dat andere mensen het document aan het bewerken waren, maar je kon hun wijzigingen pas zien nadat je ze had opgeslagen (toen ze waren gemarkeerd).

In de desktopversie van Word 2016 ziet u niet alleen een indicatie van wie de wijzigingen aanbrengt, maar kunt u deze ook zien tijdens het typen. Tijdens het testen ontdekte ik dat dit redelijk goed werkt, hoewel de veranderingen niet altijd onmiddellijk zijn, afhankelijk van je verbinding.

Dit alles vereist dat uw document wordt opgeslagen in een Microsoft-documentarchief zoals OneDrive of SharePoint. Dit zal voor sommige mensen een ernstige beperking zijn. In veel bedrijven worden gedeelde bestanden gehost op een traditionele bestandsserver, en veel personen gebruiken andere services dan OneDrive voor opslag en delen. Microsoft biedt iedereen gratis OneDrive-opslag en mensen die het product kopen via het Office 365-abonnement hebben volledige toegang tot OneDrive. Ik hou van het concept van OneDrive, maar ik heb zeker problemen opgemerkt met de synchronisatie van bestanden tussen een pc en OneDrive; een sync-tool van de volgende generatie is nu in preview testen en ik hoop dat dit het probleem snel zal oplossen.

Ik werk vaak in een gedeeld Word-document (opgeslagen op een SharePoint-online server) met informatie die mijn team bijwerkt. We gebruiken de volledige desktopversie van Word in plaats van de webapp, omdat de opmaak werkt zoals we verwachten. Ik kan zien waar dit veel beter zal werken als we de typeveranderingen in Word 2016 kunnen zien.

Het grote nadeel, althans voor nu, is dat dit voor zover de desktop-apps gaan, beperkt is tot alleen Word. PowerPoint behoudt de co-bewerkingsfuncties die in de 2013-versie waren (en vergelijkbaar zijn met Word 2013), terwijl de desktopversie van Excel helemaal niet veel heeft. Microsoft heeft gezegd dat toekomstige versies van Excel en PowerPoint die deel uitmaken van Office 2016 real-time co-bewerkingsmogelijkheden zullen krijgen in de nabije toekomst, en dat deze upgrades beschikbaar zullen zijn voor diegenen die Office kopen met het Office 365-jaarabonnement, maar niet voor degenen die de zelfstandige desktopversie kopen. In de tussentijd blijven de webversies van de apps samenwerking bieden, wat het probleem niet helemaal oplost. Ik heb toepassingen waarbij meerdere mensen gegevens invoeren in een online versie van een Excel-spreadsheet, maar dan moet ik de volledige versie van Excel openen voor geavanceerde opmaak en macro's.

Word, Excel en PowerPoint

Een interessante nieuwe functie van de kerntoepassingen heet "Vertel me wat je wilt doen", die wordt weergegeven in de menubalk in Word, Excel en PowerPoint. U kunt bijvoorbeeld gewoon "tabel toevoegen" typen en het zal dit doen, of u naar het traditionele helpsysteem leiden. Ik vond dit een leuke toevoeging, maar er is duidelijk nog ruimte voor verbetering. Het heeft bijvoorbeeld nog geen gesproken zoekopdracht (noch is het geïntegreerd met Cortana op Windows 10), en brengt over het algemeen verschillende menukeuzes met zich mee in plaats van alleen dingen voor je te doen.

Binnen Word is een andere interessante functie "smart lookup", die een onderzoekspanel met informatie uit Wikipedia en andere webbronnen opent. U klikt op een woord of selecteert een fase en selecteert vervolgens Smart Lookup in het pop-upmenu (dat dingen bevat zoals knippen, kopiëren en plakken). In eerdere versies van Word kun je woorden opzoeken door naar een afzonderlijk browservenster te gaan en een "onderzoeksvenster" te hebben, maar met 2016 is dit zowel handiger als meer zelfstandig.

Als u een machine met een touchscreen en een stylus gebruikt, kunt u nu een vergelijking toevoegen door te tekenen; dat doe ik niet veel, maar ik kan wel zien waar het nuttig kan zijn.

Met Excel hebben de meest opvallende veranderingen betrekking op grafieken, met nieuwe grafiektypen zoals Pareto en watervalgrafieken. Het voegt ook enkele animaties toe, en een nieuwe functie genaamd Forecasting. De PowerPivot-functies zijn nu ingebouwd in plaats van een add-on, en u kunt gegevens gemakkelijker publiceren naar Power BI. Dit is leuk voor veeleisende gebruikers en in specifieke situaties, maar ik denk dat de meeste gebruikers beter gediend zouden zijn met enkele van de ondergewaardeerde functies van het product die in eerdere versies werden geïntroduceerd, zoals het selecteren van een bereik en het indrukken van Control-Q een snelle analyse, of kies het invoegmenu voor aanbevolen grafieken en draaitabellen.

Programma's zoals Google Apps, Corel WordPerfect en LibreOffice bieden tegenwoordig zeer krachtige tekstverwerking; ze komen niet overeen met Word, maar ze zijn voldoende voor de meeste mensen. Voor de meeste serieuze gebruikers bevindt Excel zich echter in een klasse op zichzelf. Microsoft heeft veel gedaan toen het beloofde dat Office 2016 geen wijzigingen in macro's of bestandsindelingen van vorige versies zou zien - iets dat heel belangrijk is gezien de cruciale rol van Excel in veel bedrijfsinstellingen.

PowerPoint lijkt helemaal niet veel te zijn veranderd, hoewel de samenwerkingsfuncties zijn beloofd. Microsoft heeft een andere, nieuwe presentatie-tool genaamd Sway, ontworpen voor het maken van webpagina's waar u doorheen kunt bladeren om als presentaties te fungeren; het is interessant, maar ik heb er nog geen behoefte aan gevonden. Evenzo zijn er niet veel wijzigingen in OneNote.

Outlook en andere hulpmiddelen

Outlook heeft meer wijzigingen - opnieuw met een focus op samenwerking - hoewel ik ze niet veel heb kunnen testen, omdat de meeste van mijn medewerkers nog steeds de oude versie gebruiken. Voor zakelijke gebruikers voegt het een functie voor groepen toe waarmee u snel een bepaald team een ​​bericht kunt sturen in een concept dat erg lijkt op Slack, en u kunt deze gesprekken afzonderlijk bekijken in een mobiele app. Hiermee kunt u ook gemakkelijker bestanden en agenda's voor het team delen. Dit is een belangrijk concept en ik kijk er naar uit om echt te zien of het de communicatie kan verbeteren.

Andere nieuwe functies zijn onder meer het maken van een koppeling naar een OneDrive-bestand in plaats van het verzenden van een bijlage (iets dat al een tijdje in de web-app staat), evenals een "rommel" -functie voor zakelijke gebruikers die e-mailberichten verzamelt dat het niet denkt dat het spam is, maar denkt dat dit mogelijk een lagere prioriteit heeft. Het is een interessant idee.

Hoewel co-authoring de grote nieuwe functie is, zijn er een paar andere nieuwe toevoegingen aan de suite, vooral voor zakelijke klanten. Deze omvatten betere publicatie naar PowerBI, de business intelligence-tool die aansluit op Excel en de nieuwste versie van Skype voor Bedrijven. Er is een nieuwe tool genaamd Delve, ontworpen om u te helpen belangrijke documenten te vinden en te delen, en de routekaart bevat Office 365 Planner, een tool om teams te helpen hun werk te organiseren, en lijkt veel eenvoudiger en gemakkelijker te gebruiken dan proberen SharePoint te gebruiken of volledig project, maar is nog niet beschikbaar. Tot nu toe zijn dit interessante ideeën, hoewel ze voor de meeste bedrijven niet volwassen genoeg lijken.

Wat de onderneming betreft, biedt Office 2016 verbeterde ondersteuning voor gegevensverlies en ondersteuning voor multifactor-authenticatie, evenals een nieuwe implementatie-optie genaamd Current Branch voor bedrijven, waarmee IT-afdelingen slechts drie keer per jaar belangrijke updates kunnen uitrollen, waardoor ze meer tijd hebben om te testen. Volgens dit plan zal de eerste versie van Office 2016 in februari worden uitgerold voor zakelijke gebruikers, met de functies van de initiële algemene release plus nieuwe beveiligingsupdates.

Moet je upgraden?

Wanneer je een product hebt dat zo alomtegenwoordig is als Office, is de echte vraag voor de meeste gebruikers of de upgrade het waard is of niet. Als u alleen basisbewerking nodig hebt, zullen de gratis mobiele versies of een alternatief zoals LibreOffice of Google Apps aan uw behoeften voldoen; ze zijn niet zo krachtig, maar ze zijn zeker minder duur. Als u slechts een individuele Office-gebruiker bent die zelden bestanden deelt, bevat deze versie gewoon niet zoveel; u zult waarschijnlijk niet veel verschil merken ten opzichte van het behouden van uw bestaande Office. Het Office 365-abonnementmodel geeft u de bijgewerkte versie plus OneDrive-opslag, maar het oude eenmalige aankoopmodel kan goedkoper zijn als u de nieuwe functies niet nodig hebt.

Voor kleine bedrijven zijn de extra samenwerkingsfuncties leuk, maar nogmaals, veel ervan zijn nog niet volledig gebakken. Voor ondernemingen met een ondernemingsovereenkomst of abonnement is de nieuwe versie een meer voor de hand liggende upgrade, maar ik zie zeker het argument om te wachten tot enkele knikken in Word-co-bewerking zijn uitgewerkt, of totdat Excel die functies krijgt.

Mijn bottom line is dat Office het krachtigste programma in zijn categorie blijft, en het lijkt in de goede richting te wijzen, maar ik wou dat sommige van de nieuwe samenwerkingsfuncties een beetje volwassener waren dan in deze release.

Zie PCMag's review van Office 2016 voor meer informatie.