De meerderheid van de werknemers denkt dat de processen kapot zijn: nintex

Op de vraag om de meest gebroken processen van hun bedrijf te definiëren, 620 van de 1000 fulltime, zeiden werknemers in de VS dat gebroken IT-processen een groot probleem waren. Volgens de 'Definitive Guide to Corporate America's Most Broken Processes', noemden 580 enquête-respondenten onboardingprocessen als defect, volgens een rapport dat deze maand werd gepubliceerd in opdracht van Nintex, een projectmanagementautomatisering.

Van de top kapotte IT-processen, zei 59 procent van de respondenten dat het oplossen van technologie hun belangrijkste zorg was, terwijl 42 procent claimt dat het proces voor het aanvragen van een nieuwe computer of apparaat defect was. Meer dan een derde van de respondenten (36 procent) zei dat het oplossen van applicaties een groot probleem was.

Gebroken administratieve processen werden ook aangehaald als een belangrijk bedrijfsprobleem. Vierenvijftig procent van de respondenten zei dat ze gebroken processen binnen hun bedrijf hebben waargenomen. Deze omvatten minder aangehaalde overtredingen zoals niet op tijd betaald krijgen (9 procent) en niet in staat zijn om een ​​ziektedag te nemen (25 procent). Maar ook andere, meer belastende human resources (HR) -gerelateerde problemen werden aangepakt.

Het proces voor het uitvoeren van jaarlijkse prestatiebeoordelingen werd bijvoorbeeld door 53 procent van de respondenten aangehaald als een gebroken administratief proces. Het proces waarbij verhogingen en promoties werden onderhandeld, werd ook door respondenten aangehaald als gebroken (respectievelijk 47 en 53 procent). Systemen voor het identificeren van problemen of het aanbevelen van probleemoplossingen werden ook aangehaald als defect (respectievelijk 37 en 34 procent).

Documentbeheer (DM) werd ook als een belangrijk probleem beschouwd. Negenenveertig procent van de respondenten zei dat het proces waarmee ze belangrijke documenten vinden, stuk was, en 43 procent zei dat het proces voor het delen en goedkeuren van documenten stuk was. Zelfs nadat belangrijke acties, zoals het sluiten van nieuwe verkopen, het punt van voltooiing hadden bereikt, zei 34 procent van de respondenten dat het proces voor het voltooien en indienen van nieuwe papieren van de klant was verbroken.

1 Wie is de schuldige?

"Als het gaat om kapotte IT-processen zoals het oplossen van problemen met technologie, geeft een aanzienlijke meerderheid van de respondenten de schuld aan IT-staf in plaats van hogere bedrijven aan bedrijven", stelt het rapport. In feite legt 73 procent van de respondenten de schuld rechtstreeks aan degenen die de processen beheren, in plaats van aan de managers op C-niveau die mogelijk niet direct betrokken zijn bij de dagelijkse activiteiten. "Slechts 13 procent van de totale respondenten geeft de schuld aan de CEO van hun bedrijf voor IT-tekortkomingen."

Onboarding-fouten vallen grotendeels op de schouders van HR-managers. Drieënvijftig procent van de respondenten houdt HR verantwoordelijk voor problemen om aan de slag te gaan bij een nieuw bedrijf. "In termen van administratieve processen - zoals promoties, onderhandelingen verhogen en het jaarlijkse prestatiebeoordelingssysteem - is de schuld gelijk verdeeld onder CEO's (34 procent), HR-directeuren (29 procent) en directe supervisors (26 procent)."

Om IT-tekortkomingen te verhelpen, zei 76 procent van de respondenten dat ze online persoonlijk onderzoek deden. Vierenzestig procent zei dat ze collega's die niet in de IT werken vragen, en 19 procent zei dat ze iemand buiten het bedrijf om hulp vroegen.



2 Een gemeenschappelijk thema

Gegevens van projectmanagementbedrijf Wrike ontdekten dat bedrijven moeite hadden met het vasthouden van werknemers vanwege een slecht procesbeheer. In feite zei 42 procent van de respondenten van Wrike's eigen onderzoek dat ze op zoek waren naar een nieuwe baan uit frustratie over de werkzaamheden op het werk, en ongeveer 15 procent zei dat ze daadwerkelijk waren gestopt. Vijfendertig procent van de respondenten vertelde Wrike dat ze werden uitgeschakeld omdat ze gefrustreerd waren met de operaties en nog eens 15 procent heeft zelfs opdrachten geweigerd.

Evenzo bleek uit een enquête uitgevoerd door marktonderzoeksgroep Opinion Matters namens NewVoiceMedia dat de gemiddelde verkoper 28 minuten per dag besteedt aan het handmatig invoeren van telefoonnummers. Aan het einde van het jaar was dat 15 werkdagen verspild met het typen van informatie in systemen.



3 Suggesties van het rapport

Om inzicht te krijgen in de kapotte processen van uw bedrijf, stelt het rapport voor om IT beter te verbinden met LOB-medewerkers. "Om problemen zoals een gebrek aan snelle IT-service en problemen bij het aanvragen van nieuwe apparaten te verbeteren, moeten bedrijven eerst de kloof dichten tussen IT en de rest van het bedrijf", aldus het rapport. "Dit begint met ervoor te zorgen dat IT-besluitvormers een plaats aan tafel hebben bij zakelijke besprekingen op hoog niveau en meer verbonden zijn met LOB-medewerkers."

Het rapport stelt ook voor om papier uit het instapproces te verwijderen. "Van onboarding papierwerk tot taakprestatiedocumenten tot inschrijvingsformulieren voor de gezondheidszorg, dit zijn allemaal processen waarbij papier gedeeltelijk de schuld is van verspilde tijd en geld", stelt het rapport. "Of u nu een overheidsafdeling of een gezondheidstechnologiebedrijf bent, papierloze processen nastreven heeft bewezen resultaten in kostenbesparingen en efficiëntie."

Volgens het rapport kan automatisering niet alleen processen verbeteren, maar ook het moreel van werknemers verbeteren. "Met veel van de gebroken processen die we hebben benadrukt, zijn er mogelijkheden voor stroomlijning en automatisering om transformatieve rollen te spelen", stelt het rapport. "Van het automatiseren van eenvoudige processen zoals het indienen van PTO-aanvragen tot meer geavanceerde processen zoals het definiëren van een workflow voor jaarlijkse prestatiebeoordelingen, proces- en inhoudgerichte automatiseringstools kunnen bedrijven helpen om efficiëntere, collaboratieve en geoptimaliseerde workflows te ontwikkelen."