Professionals moeten virtuele creditcards gebruiken, niet alleen crediteuren

Stel dat u de volgende keer dat u bij een ander bedrijf over een beveiligingslek hoort, weet dat u zich geen zorgen hoeft te maken, ongeacht hoe groot de inbreuk was of hoeveel creditcardnummers werden ingenomen. Stel dat u wist dat, zelfs als de criminelen alle creditcardgegevens van uw bedrijf via een verkoper zouden krijgen, ze er niets mee konden doen. Dit zou een enorme opluchting zijn vergeleken met hoeveel mensen zich nu voelen, wanneer elke grote inbreuk hen verwoed laat zoeken naar meldingen dat hun gegevens ook zijn genomen.

Gelukkig hoeft een IT-professional, met wat hulp van de afdeling Accounts Payable, zich geen zorgen te maken over het opnieuw verliezen van creditcardnummers van klanten bij een inbreuk. De reden is dat het voor bedrijven nu vrij eenvoudig is om betalingen te doen met behulp van virtuele creditcardnummers die alleen goed zijn voor een enkele transactie. Zodra die transactie is voltooid, is het nummer nutteloos. Het maakt niet uit of de slechteriken het nummer, de beveiligingscode en de vervaldatum hebben, omdat geen van die informatie opnieuw kan worden gebruikt. Dit kan gebeuren wanneer u uw commerciële betalingen instelt met behulp van virtuele creditcards en vervolgens uw enterprise accounting software configureert zodat het hele gebeuren automatisch en transparant gebeurt.

Wat zijn virtuele creditcards?

Virtuele creditcards bestaan ​​al een tijdje, maar tot voor kort bestonden consumenten voor eenmalige online betalingen om te beschermen tegen diefstal van een kaartnummer. Voor zakelijk gebruik waren het de grootste bedrijven die virtuele kaartnummers gingen gebruiken voor aankopen en reizen, meestal als onderdeel van hun algemene commerciële betalingssystemen.

Maar nu zijn ook virtuele kaartnummers voor commerciële transacties beschikbaar voor kleinere bedrijven. De eerste ondersteuning komt van MasterCard, een van de grootste namen in de financiële sector, hoewel andere betalingsproviders waarschijnlijk zullen volgen.

"Virtuele kaarten zijn een van de snelst groeiende gebieden in de industrie", zegt Jeff Feuerstein, Senior Vice President, Large Market Products en Platform Product Management bij Mastercard. Hij zei dat de virtuele creditcarduitgaven van vorig jaar in de Verenigde Staten $ 122 miljard waren.

Feuerstein zei ook dat bedrijven nu samenwerken met hun banken om betalingen te doen met behulp van virtuele kaartnummers, en in het proces betalingen geleidelijk afschaffen met behulp van cheques en geautomatiseerde clearing house (ACH) betalingen. Hij zei dat commerciële klanten ontdekken dat virtuele kaartbetalingen veiliger zijn dan andere vormen van betaling en bovendien meestal goedkoper zijn. In sommige gevallen kunnen bedrijven zelfs ontdekken dat ze een korting op hun betalingen krijgen.

Hoe virtuele creditcards werken

Voor de meeste bedrijven worden virtuele kaartbetalingen gebruikt voor inkoop en andere soorten transacties waarbij ze een factuur krijgen over leveringen tegen inkooporders (PO's). Ze worden ook vaak gebruikt voor reiskostenvergoedingen waarbij het eigen reisbureau een virtuele creditcard gebruikt.

De manier waarop het proces werkt, hangt af van uw boekhoudsysteem en van de bank waarmee u werkt. MasterCard ondersteunt dit bijvoorbeeld met hun eigen twee virtuele betalingssystemen, "MasterCard In Control for Commercial Payments" en "MasterCard In Control for Business Travel" genoemd. De manier waarop MasterCard hiermee omgaat, hangt af van uw behoeften.

Er is bijvoorbeeld een website voor kleine of onregelmatige virtuele betalingen. Voor de meeste bedrijven is de eenvoudigste keuze echter om een ​​nieuw type betalingsbestand te maken dat bepaalt welke betalingen moeten worden uitgevoerd met behulp van een virtueel kaartnummer. Dat betalingsbestand wordt vervolgens verzonden naar uw bank waar het wordt verwerkt en vervolgens wordt elke betaling in het betalingsbestand uitgevoerd met behulp van een uniek, eenmalig te gebruiken, 16-cijferig creditcardnummer. Uw verkoper ziet nooit een echt creditcardnummer, dus als ze worden geschonden, maakt het niet uit.

Sommige boekhoudsystemen gebruiken geen betalingsbestanden, daarom is er een API (Application Programming Interface) waarmee IT-medewerkers het virtuele betalingssysteem in uw bestaande boekhoudsysteem kunnen integreren. Verschillende andere virtuele betalingsprocessors, zoals Bento for Business van Bento Technologies, bieden ontwikkelaars ondersteuning om hun API's in uw boekhoudsysteem te implementeren. Anderen, zoals DivvyPay's Divvy, hebben gebruikersinterfaces (UI's) voor enkele van de meest voorkomende zakelijke boekhoudsystemen.

Gebruik een VPN om de beveiliging te waarborgen

Om dit alles te laten werken, moet uw IT-personeel de betalingsbestanden kunnen wijzigen of de API-ondersteuning aan het bestaande boekhoudsysteem toevoegen. Omdat deze gevoelige betalingsinformatie wordt doorgegeven aan uw financiële instelling, of in sommige gevallen aan uw leveranciers, hebt u een virtueel particulier netwerk (VPN) nodig om de veiligheid te garanderen. En natuurlijk heeft uw boekhoudafdeling toegang nodig tot de uitgavenrecords, zodat ze deze kunnen controleren.

Momenteel bieden de meeste banken deze virtuele betalingsservice gratis aan als service voor hun klanten, maar dit kan per bank verschillen, dus u moet dit controleren voordat u een betalingsverplichting aangaat. Uw leveranciers worden net als elke andere krediettransactie betaald, dus er is geen speciale inschrijving vereist.

• De beste VPN-services voor 2019 De beste VPN-services voor 2019
• 5 dingen die u moet weten over virtuele creditcards 5 dingen die u moet weten over virtuele creditcards
• De beste creditcardverwerkingsdiensten voor 2019 De beste creditcardverwerkingsdiensten voor 2019

Het is vermeldenswaard dat het gebruik van virtuele kaartnummers voor betalingen een aantal extra voordelen heeft naast de beveiliging van de betaling en de vrijheid van zorgen over inbreuken op leveranciers. Volgens Feuerstein zijn er een aantal belangrijke kapitaalvoordelen: omdat er een vertraging van 30 tot 45 dagen kan zijn voor kapitaaluitgaven, is het volgen van kosten gemakkelijk geautomatiseerd en in veel gevallen is het gebruik van deze betaalmethode voor kaarten goedkoper dan cheques of ACH betalingen. Vaak is het zelfs goedkoper dan het accepteren van contant geld voor goederen of diensten.

De belangrijkste overweging bij het gebruik van virtuele creditcardnummers is echter beveiliging. De hackers die een van uw leveranciers overtreden, hebben geen creditcardnummer dat ze kunnen gebruiken, hoe hard ze ook proberen en hoe zwak de beveiliging bij de leverancier ook is. En dat is veel waard.