Intuïtieve quickbooks salarisadministratie en beoordeling

Intuit heeft in juni 2018 een online payroll-service geïntroduceerd ter vervanging van de versie die we vorig jaar hebben beoordeeld (Intuit Enhanced Payroll, die nog steeds wordt ondersteund door Intuit maar niet langer beschikbaar is voor nieuwe gebruikers). Deze nieuwe QuickBooks Payroll kan worden gebruikt als een zelfstandige salarisverwerkingssite of worden geïntegreerd met QuickBooks Online. Voor een dergelijk jong product is QuickBooks Payroll een volledig functionele loonverwerkingstoepassing die op sommige gebieden uitblinkt, maar de flexibiliteit en diepgang van concurrenten in andere mist. Over het algemeen biedt QuickBooks Payroll een eenvoudige, begrijpelijke gebruikerservaring en ondersteunt het onbeperkte payroll-runs.

We hebben QuickBooks Full Service Payroll beoordeeld, de duurste versie van QuickBooks Payroll voor $ 80 per maand, plus $ 4 per medewerker per maand. Als u een portemonnee-vriendelijker hulpmiddel nodig hebt, is QuickBooks Self-Service Payroll het instapniveau aanbod van het bedrijf; het is $ 35 per maand, plus $ 4 per werknemer per maand. Self-Service mist enkele van de geavanceerde functies van QuickBooks Full Service Payroll, zoals extra hulp bij het inchecken, geautomatiseerde loonheffingen en directe storting op dezelfde dag.

Vroege hulp

Onboarding is veruit het meest uitdagende, complexe element van elk payrollsysteem. QuickBooks Full Service Payroll biedt daar extra hulp wanneer u het nodig hebt. Als u de site gebruikt om uw eerste medewerker (s) te betalen en geen eerdere loongegevens hebt, moet u zelf de installatie kunnen doorlopen (hoewel chat- en telefonische ondersteuning beschikbaar is van 06.00 tot 18.00 uur Pacific tijd, maandag tot en met vrijdag).

Als u al werknemers hebt betaald of in een staat woont met ingewikkelde loonbelastingvereisten, kunt u historische rapporten indienen en een loonadviseur de installatie voor u laten doen. Hulpbestanden op locatie zijn nog steeds tamelijk schaars en onze vragen leverden veel hits op van QuickBooks Online, niet van Full Service Payroll. Ik zou niet noodzakelijkerwijs vertrouwen op begeleiding door de online gebruikersgemeenschap, die Intuit als hulpmiddel aanbiedt, omdat deze niet exclusief wordt bemand door payroll-experts. Andere hulpopties zijn beschikbaar, waaronder chatten en e-mail.

Veel concurrenten bieden ook uitgebreide hulp bij de installatie als onderdeel van hun service. Of dit meer of minder is dan wat QuickBooks Full Service Payroll biedt, is afhankelijk van de leverancier en de situatie.

Standaard setup

Net als zijn concurrenten biedt QuickBooks Payroll een installatiehandleiding in meerdere stappen om u zover te krijgen dat u uw eerste loonlijst kunt uitvoeren. U geeft eerst informatie over uw bedrijf en eventuele eerdere loonlijsten. Vervolgens verbindt u de site met het account voor de vergoeding van werknemers en loonheffingen.

Het toevoegen van uw werknemers is de meest tijdrovende stap in de installatie. Sommige sites, zoals OnPay, hebben afzonderlijke gebieden voor taken zoals het maken van loonschema's en het definiëren van voordelen en andere inhoudingen. Anderen, waaronder QuickBooks Payroll en Square Payroll, nemen dat allemaal op in het werknemersrecord. QuickBooks Payroll verdeelt dit karwei in drie secties, toegankelijk door te klikken op tabbladen: Pay, Profile en Employment.

Het eerste gedeelte, Pay, is het meest betrokken. U voert een naam, huurdatum en e-mailadres in en gaat vervolgens door met betalen. Hier, net als op andere delen van de site, gebruikt QuickBooks Payroll eenvoudige taal om elk item te beschrijven en stelt het vaak als een vraag, zoals "Hoe vaak betaal je Tina?" U kiest uit de vier meest voorkomende opties, geeft het een naam en voert de volgende betaaldatum en de laatste werkdag voor die periode in. Als u die betaaldag wilt gebruiken voor andere werknemers die u van plan bent in te voeren, kunt u dit aanvinken. U kunt een onbeperkt aantal payroll-runs uitvoeren.

"Hoeveel betaal je Tina?" is de inleiding tot de volgende taak; u kunt een uurtarief, salaris of alleen commissie invoeren en vervolgens andere inkomenstypen kiezen die van toepassing kunnen zijn (overuren, bonus, vergoeding). QuickBooks Payroll biedt 21 standaardtarieven en laat u onbeperkt extra soorten inkomsten creëren.

Als u uitkeringen verstrekt, zoals ziekteverlof en vakantiegeld, moet u de lege velden invullen om de formule voor het opbouwen ervan te beschrijven. Inhoudingen of bijdragen en garnituren zijn de volgende. U bent beperkt tot HSA-plannen, ziektekostenverzekeringen, pensioenregelingen en flexibele bestedingsrekeningen, hoewel u leningen en vooruitbetalingen op aflossingen en andere aftrekposten na belastingen kunt toevoegen. De laatste drie vragen hier zijn eenvoudig: u wordt gevraagd naar de W-4-inhoudingsvergoeding, geboortedatum en geslacht van de werknemer en de betalingsmethode (directe storting of cheque).

De volgende twee tabbladen openen schermen die veel minder ingewikkeld zijn. U klikt op Profiel om contactgegevens toe te voegen (aangepaste velden zoals Rippling-aanbiedingen zijn hier welkom) en Werk voor informatie zoals huurdatum en werklocatie. Nadat u een werknemersrecord hebt voltooid, kunt u dit openen door te klikken op Werknemers en vervolgens op Werknemers. Alle gegevens die u zojuist hebt ingevoerd, worden weergegeven op het tabblad Medewerkergegevens. Klikken op Paycheck-lijst opent precies dat. U kunt ook werknemers uitnodigen om toegang te krijgen tot hun W-2 en salarisgegevens van een afzonderlijke, met een wachtwoord beveiligde site. Patriot Software biedt meer gegevens en hulpmiddelen voor werknemers op hun portals.

Bijna alles wat overblijft in de installatie is het invoeren van uw federale, provinciale en lokale loonbelastinginformatie, wat een behoorlijke uitdaging kan zijn. QuickBooks Payroll verzendt de aanmeldingen en betalingen zelf, maar u moet de achtergronddetails opgeven. Patriot Software biedt veel hulp op dit gebied, links naar nationale en lokale instanties die u kunnen helpen de vereiste details te verstrekken. De payroll-agenten van Intuit moeten kunnen helpen met dit element van het onboarding-proces.

Aannemers zijn afzonderlijke entiteiten in QuickBooks Payroll. U maakt hun archieven - die natuurlijk veel korter zijn dan die van werknemers - op een apart scherm. Je moet ook een aparte payrollrun voor hen doen. Met OnPay kunt u bijvoorbeeld beide soorten werknemers in dezelfde procedure behandelen.

Payroll loopt

Zoals geldt voor alle concurrentie, zou het uitvoeren van een loonlijst in QuickBooks Payroll slechts enkele minuten moeten duren, afhankelijk van hoeveel werknemers u hebt en hoe gevarieerd hun inkomensoorten en uren zijn. U klikt op de link Payroll uitvoeren in het scherm Overzicht of Werknemers om uw lijst met werknemers te openen. Zorg ervoor dat er een vinkje staat voor elke werknemer die moet worden opgenomen in die run en voer het aantal uren in het vak in de juiste kolom in (normaal loon, vakantiegeld, commissie, enzovoort).

Met dat scherm nog steeds actief, zijn er een aantal dingen die u kunt doen om uw werk te controleren of wijzigingen aan te brengen. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek om een ​​checklist te bekijken met de beschikbare inkomsten. Klik in het vak voor iedereen die u wilt toevoegen of verwijderen. Als u er zeker van wilt zijn dat de compensatie en inhouding van een werknemer correct is, klikt u op het potloodpictogram naast hun totaalloon. Het scherm dat wordt geopend, biedt een uitgebreid overzicht van die loonstrook: huidige (deze loonstrook) en de jaarlijkse lonen, werknemersbelastingen en -aftrek, en werkgeversbelastingen en -bijdragen.

Als om wat voor reden dan ook geen salaris en ziekteverlof wordt opgebouwd, kunt u dat vakje uitschakelen. Onderaan het scherm staan ​​totalen voor vrije uren gebruikt en beschikbaar. Klik op OK als u wijzigingen hebt aangebracht die u wilt opslaan of klik op Annuleren (of de grote X in de rechterbovenhoek) om te sluiten en terug te keren naar de pagina Payroll uitvoeren.

Als u ervan overtuigd bent dat uw loonadministratie correct is, klikt u op Voorbeeld loonadministratie (of Opslaan voor later als u wilt afsluiten en terug wilt komen). Het volgende scherm geeft een uitgebreid overzicht van die loonlijst voordat u deze goedkeurt. Bovenaan de pagina staan ​​uw totale loonkosten, die vervolgens worden uitgesplitst naar nettoloon, werknemer en werkgever in cijfers en in een cirkeldiagram. Daaronder is een tabel met werknemers die in die run zijn uitgevoerd met kolommen voor Totaal aantal uren, Totaal loon, Belastingen en aftrekposten en Netto loon.

De laatste kolom, met het label Vergelijken met laatste, opent een kleine tabel die precies dat doet: vergelijkt het huidige salaris met het vorige. Ik heb dit op geen enkele concurrerende site gezien. U kunt ook op het potloodpictogram klikken om een ​​uitgebreide lijst met compensatie en inhoudingen weer te zien voordat u op Payroll verzenden (of Opslaan voor later) klikt. U hoeft alleen nog maar chequenummers in te voeren en loonstrookjes af te drukken op de volgende pagina. Klik vervolgens op Payroll voltooien om terug te keren naar het overzicht.

Payroll op dezelfde dag is een optie voor QuickBooks Full Service Payroll-abonnees. Als u uw loonlijst vóór 7 uur Pacific Time indient, is uw loonlijst die dag gereed. Anderen bieden deze service aan.

Mobiele apps en rapporten

QuickBooks Payroll mobiele apps zijn beschikbaar voor de Android- en iOS-besturingssystemen, maar ze zijn niet zo uitgebreid als de desktopinterface. De Android-app wordt geopend met vier pictogrammen. U kunt uren invoeren en een loonlijst uitvoeren, maar u kunt geen andere wijzigingen aanbrengen in de run.

U kunt echter een voorbeeld van uw loonlijst bekijken en zien welke cheques en directe stortingen moeten of worden verwerkt. Het pictogram Betaalgeschiedenis opent een lijst met vorige loonlijsten; u kunt op deze datums inzoomen om het onderliggende detail te bekijken. Belastingen en formulieren toont formulieren en betalingen die zijn ingediend. Bovendien kunt u zeer verkorte werknemersrecords zien - alleen contact- en basisbetalingsinformatie.

De iPhone-versie is anders. Het opent naar uw lijst met werknemers, met een staafdiagram met totalen voor de meest recente vier loonlijsten. Als u op de naam van een werknemer klikt, wordt hetzelfde korte record geopend als in de Android-versie en gaat een Payday-link rechtsboven naar een payrollrun. U klikt op de naam van een medewerker om uren in te voeren, klikt om een ​​voorbeeld te bekijken en klikt om te bevestigen. Een link linksboven in het scherm opent uw navigatiemenu. Naast de loonlijst hebt u toegang tot belastinginformatie en loonlijstgeschiedenis, maar er is ook een link naar instellingen, die afwezig was in de Android-versie. Hier kunt u herinneringen instellen, Touch ID of toegangscode instellen, geluiden en contactfoto's in- en uitschakelen en ervoor kiezen om de app uw loonlijsturen te laten onthouden.

Rapporten zijn goed; er zijn er 16, met beperkte aanpassingsmogelijkheden - meestal alleen datumbereik. Het is een betere, meer gerichte groep dan wat Square Payroll biedt. Ze variëren van werknemersgegevens tot salarisoverzicht tot de totale loonkosten tot de werknemersvergoeding. U kunt ze afdrukken of exporteren naar Excel; Gusto biedt hier meer opties.

QuickBooks Full Service Payroll bereidt automatisch uw W-2-formulieren voor en slaat deze op. Het bevat natuurlijk de informatie die u nodig hebt voor 1099s, maar u zult hier wat extra kosten tegenkomen om ze naar de IRS en uw aannemers te laten verzenden. Vóór 16 januari zijn de eerste drie formulieren $ 12, 99. Formulieren 4 tot en met 20 zijn elk $ 2, 99 en Formulieren 21 en hoger zijn gratis. Op 16 januari gaat de prijs omhoog naar $ 14, 99 / $ 3, 99 / gratis. Of u kunt een 1099-kit kopen bij Intuit ($ 58, 99 voor 10 formulieren en enveloppen); je moet ze zelf afdrukken en mailen. De meeste sites bieden deze service aan als onderdeel van hun abonnementsprijzen.

Toekomstige functies?

Het is slim om langzaam te beginnen bij het introduceren van een nieuwe applicatie - vooral een applicatie die net zo veeleisend is als de loonlijst. QuickBooks Payroll is voldoende uitgewerkt om met succes een payroll uit te voeren, en het detailniveau is goed en zelfs uitstekend op sommige plaatsen. Maar het mist een deel van de flexibiliteit en diepgang die wordt geboden door sites als Gusto en Workful, waaronder robuuste werknemersportals, gerichte online help, klantvelden in werknemersrecords en een vleziger mobiele aanwezigheid. We verwachten dat we QuickBooks Payroll door de jaren heen zullen zien groeien.

Gusto is opnieuw onze keuze voor editors. We hebben het Core-niveau herzien, maar zagen opwindende nieuwe functionaliteit in de Complete- en Concierge-versies, inclusief geïntegreerde onsite time tracking en payroll on demand (momenteel in beperkte tests). Gusto Core combineert een slimme reeks functies voor een groot aantal kleine bedrijven met een schone, begrijpelijke gebruikerservaring die het meest complexe element van accounting vereenvoudigt.

Bekijk voor meer beoordelingen van financiële diensten voor uzelf en uw kleine bedrijf onze roundups van de beste online boekhoudservices en belastingsoftware.