Branche-inzicht: waar gaat documentbeheer naartoe?

Document management (DM) tools geven zakelijke gebruikers de mogelijkheid om niet alleen bestanden te bewerken, maar ook contentcreatie te transformeren, workflows te stroomlijnen en een meer georganiseerd bedrijf te leiden. Deze tools, die vaak gebruikmaken van PDF-bestanden, zijn zo alomtegenwoordig dat u waarschijnlijk DM-beheer in uw dagelijkse werk gebruikt zonder er veel over na te denken. Toch blijft het veld zich voortdurend ontwikkelen en moderniseren.

We hebben onlangs gesproken met Eugene Xiong, oprichter en Voorzitter van Foxit Software Inc., over hoe het concurrentielandschap verandert als het gaat om PDF-technologie en enkele van de uitdagingen waarmee bedrijven nog steeds worden geconfronteerd als het gaat om deze alomtegenwoordige technologie. In onze discussie hebben we de huidige richting van DM behandeld en enkele voorspellingen over intelligente functies in de ruimte.

PCMag (PCM): Waar ziet u de DM-ruimte als geheel de komende 18 maanden?

Eugene Xiong (EX): Eén ding zien we vooral is dat DM zich steeds meer richt op het geven van een nieuw identiteitsgevoel aan het individuele document. Het is heel moeilijk om een ​​volledige, totale digitale workflow te hebben met de standaard DM-systemen van vandaag. Soms moet u het bestand van het systeem downloaden en vervolgens een andere tool gebruiken om het te verwerken. In dat geval is dit document volledig uit de hand van het documentensysteem.

Enkele jaren geleden hebben we een technologie ontwikkeld die we noemen ConnectedPDF . Het basisidee was dat als we gebruik zouden maken van de verbindingen die in het document waren ingebed, het bestand meer betekenis zou krijgen. Connected PDF werkt als volgt: zodra een document is gedeeld, kan de maker bijhouden wie het heeft ontvangen, wat ze ermee hebben gedaan en zien wanneer taken zijn voltooid. Het biedt ook krachtige toegangscontroles voor individuele gebruikers. Dit gebeurt allemaal in realtime. U kunt PDF-machtigingen configureren, zelfs nadat het bestand is verzonden.

Het is hier dat we ons realiseerden dat het veranderende landschap van de DM-ruimte er allemaal op gericht is om bedrijven meer controle over hun PDF te geven en het veel "levendiger" te laten voelen dan een standaarddocument. Ik denk dat ik in de toekomst binnen het tijdsbestek dat je noemde, binnen een jaar of twee, denk dat DM-systemen de focus zullen verleggen naar het document zelf. Dit zal de trend zijn in plaats van alleen maar verschillende systemen te hebben die niet samenwerken. Dat is wat we hopelijk proberen te doen: het document promoten in een meer vrije ruimte op basis van open standaarden en ook cloudservices. We bouwen een cloud die alle verschillende documenten met elkaar verbindt.

PCM: Welke technologieën zullen DM in de toekomst beïnvloeden? Zie je de PDF-ruimte die kunstmatige intelligentie (AI) -functies implementeert?

EX: Ik denk eigenlijk niet dat het goed past. Dat zijn veel ongestructureerde gegevens in PDF. Als u gewoon allerlei verschillende PDF's neemt en deze in een AI-engine plaatst, genereert dit geen betekenisvolle resultaten. Wat we proberen te doen, is het document eigenlijk een beetje beter begrijpen, dus vanaf het maken van het bestand wijzen we een ID aan het document toe. Daardoor kan het document naar verschillende plaatsen reizen en begrijpen wat mensen aan het doen zijn met betrekking tot het bestand. Zodra we voldoende gegevens over het document hebben, kunnen we de toepassing van AI benaderen door naar enkele van de meer gestructureerde gegevens te kijken. Dat gaat genereren veel meer betekenisvol resultaat.

Documenten bevatten zelf zogenaamde ongestructureerde gegevens. Het is heel moeilijk om gegevens op een betrouwbare en consistente manier te extraheren uit zoiets als een PDF-whitepaper. Ik denk dat het tegenwoordig heel gemakkelijk is om AI in jouw te promoten Product omdat het heel opwindende technologie is. De waarheid is dat documenten alleen voor menselijke consumptie zijn ontworpen. Ze hebben veel ongestructureerde gegevens die de huidige AI-technologie gewoon niet effectief kan ontcijferen. Dat gezegd hebbende, zullen we meer initiatieven zien om gestructureerde gegevens te extraheren - dingen zoals prijsinformatie, titels en namen - en dat zal gebruikers en managers meer zinvolle documentintelligentie bieden. Het zal een veel grotere hulp bieden in termen van verhoogde productiviteit voor kenniswerkers.

PCM: Waar moeten MKB-bedrijven aan denken als het gaat om DM?

EX: Dat is een goede vraag, en kleine bedrijven moeten goed nadenken over DM. Foxit zelf is geen grote onderneming; we zijn zelf nog steeds een MKB. En zelfs dan zien we nog steeds enorme hoeveelheden informatie uitgewisseld binnen onze organisatie en tussen onszelf en andere bedrijven. Het antwoord daarop is om een ​​complete documentoplossing te bouwen die cloudgebaseerd en webgebaseerd is.

Veel kleine bedrijven kunnen bang worden als ze over DM praten. Ze moeten veel geld betalen en ook veel moeite doen om te implementeren, configureren en onderhouden dat soort van DM-systemen. We zien dat in de nabije toekomst veel providers, waaronder wij hier bij Foxit, een complete oplossing gaan bieden - niet alleen een DM-systeem maar ook documentproductiviteitstools. We hebben een gebruiksvriendelijke, browsergebaseerde PDF-versie die alle aanpassingsfuncties biedt zoals elk ander product, maar er is geen extra installatie vereist. Kleinere bedrijven moeten gericht zijn op het gebruik van lichtere, verstandiger oplossingen voor hun PDF-bewerkingen.