Bamboohr stap voor stap implementeren

BambooHR is onze editorskeuze voor HR-beheersystemen. Het beschikt over een prachtige en gemakkelijk te gebruiken gebruikersinterface (UI), een open applicatie-programmeerinterface (API) waarmee u de tool kunt uitbreiden naar software van derden, en een aantal aanpasmodules, zoals projectbeheer, tracking van sollicitanten (AT) en loonlijst, waarmee u HR-gegevens kunt uitbreiden buiten traditionele velden.

Als u onze recensie van BambooHR hebt gelezen en geïnteresseerd bent in hoe uw bedrijf het systeem in de eerste vier tot zes weken zal gebruiken, wees gerust: we hebben alles voor u. We hebben met het bedrijf gesproken om u een basissjabloon voor het implementatieproces te geven.

Houd er rekening mee dat BambooHR twee soorten implementatieservices heeft. Voor klanten met meer dan 16 werknemers krijgt u de mogelijkheid om een ​​implementatiepakket te kopen. Dit pakket biedt aangepaste prijzen die beginnen bij $ 700 maar oplopen tot enkele duizenden dollars, afhankelijk van het aantal werknemers dat uw bedrijf van plan is om het systeem in te gaan. Dit is een begeleidingsproces van vier tot zes weken en dit zullen we nader toelichten.

Voor bedrijven met 15 werknemers of minder biedt BambooHR geen volledige implementatieservice. In plaats daarvan biedt het bedrijf een Quick Start-programma, dat in wezen een self-service begeleide implementatie is. Dit omvat vier webinars die elk van de functies en relevante onderwerpen van de tool toelichten, evenals vervolg-e-mails met interactieve handleidingen. Het Quick Start-programma kost $ 199, maar als u het programma binnen drie weken voltooit, krijgt u een tegoed van $ 49.

Aan de slag (een week)

Als u hebt gekozen voor een implementatie in coördinatie met BambooHR, dan is het eerste wat u zult doen uw proefaccount omzetten in een gloednieuw, schoon account. Hiermee worden al uw proef- en demogegevens gewist en wordt u naar een implementatie-enquête geleid. U klikt op het tabblad Aan de slag. Hier wordt u gevraagd om bedrijfsinformatie in te voeren, waaronder uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en primaire contactgegevens. Er worden ook specifieke implementatievragen gesteld, bijvoorbeeld wanneer u van plan bent om toegang voor medewerkers in te schakelen, of u al dan niet gebruikmaakt van medewerkers-ID-nummers, services van derden die u met het systeem wilt verbinden en welke modules u wilt gebruiken. activeren. Andere interessante velden zijn of uw systeem al dan niet rekening moet houden met buitenlandse gegevensregelgeving voor internationale werknemers en eventuele conflicten die kunnen verhinderen dat u de integratie binnen de komende vier weken voltooit. In deze enquête kunt u ook aangepaste velden aan uw systeem toevoegen, dus houd een lijst bij de hand als en wanneer u besluit het systeem te implementeren.

Nadat u de enquête hebt voltooid, ziet u een foto van de projectmanager die u door dit proces zal begeleiden, evenals een ruwe tijdlijn van hoe het implementatieproces eruit zal zien zodra BambooHR uw gegevens heeft ontvangen en ingevoerd. Wanneer u klaar bent, stuurt u uw werknemers- en bedrijfsgegevens naar uw projectmanager. De gegevens kunnen worden verzonden als een CSV-bestand of via een groot spreadsheetformaat (het kan echter geen tekst- of PDF-bestand zijn). Als u al een HR-systeem gebruikt, kunt u uw gegevens exporteren en deze rechtstreeks naar de implementatiespecialist van BambooHR verzenden.

Zodra uw gegevens zijn ontvangen en ingevoerd in BambooHR, springt u op uw eerste gesprek met een projectmanager. Tijdens dit gesprek verifieert u de gegevens in uw systeem en bespreekt u het volledige implementatieproces van start tot finish. Uw projectmanager zal u dan laten registreren voor het webinar Aan de slag.

Het webinar Aan de slag is een administratief overzicht op hoog niveau van de basisfunctionaliteit van BambooHR. Beheerders zullen leren navigeren door hun BambooHR-account, wat beschikbaar is op de startpagina en hoe gegevens kunnen worden beheerd gedurende de levenscyclus van medewerkers, van aannemen tot beëindiging. Een eenvoudige inleiding tot de toegangsniveaus en rapportage van werknemers wordt ook gegeven. Je leert niets super ingewikkeld op dit webinar. In plaats daarvan is het bedoeld om u voor te bereiden op uw volgende telefoongesprek met uw projectmanager, waarin u begint te leren hoe u het systeem kunt gebruiken voor uw specifieke behoeften.

De basis (3 dagen)

De eerste belangrijke les die uw projectmanager u zal leren, is het gebruik van rapporten in uw systeem. Hij of zij voert een lijst met standaardrapporten uit, inclusief toevoegingen en beëindigingen, geslachtsprofielen, personeelsbezetting en rapporten over de omzet van werknemers. U klikt eenvoudig op de naam van een rapport en ziet de gegevens in grafische indeling. U kunt ook aangepaste rapporten toevoegen op basis van gegevensvelden die actief zijn in BambooHR.

Het volgende dat u zult doen, is toegangsniveaus instellen voor alle werknemers. Welke informatie zien werknemers over zichzelf? Wat zullen ze zien over andere werknemers? Welke veranderingen in het systeem of hun profielen zullen ze kunnen aanbrengen binnen het systeem? Kunnen ze informatie toevoegen aan extra modules of alleen de standaard HR-tool?

Vervolgens leert u hoe u bedrijfsaankondigingen maakt. Dit is een zeer eenvoudige, op tekst gebaseerde editor waarmee u voor alle werknemers nieuws en updates op de hoofdpagina van het BambooHR-dashboard kunt plaatsen. Naast tekst kun je afbeeldingen en links toevoegen.

Na bedrijfsaankondigingen zal uw projectmanager u helpen met het beheren van gegevens over werknemersprofielen. Hier zult u erachter komen welke informatie u werknemers wilt laten invoeren om volledige profielen met gemakkelijk toegankelijke gegevens te hebben. U vindt dingen zoals velden voor contactgegevens voor noodgevallen. De projectmanager leidt u ook door het Helpcentrum. Daar vindt u interactieve handleidingen waarnaar u uw medewerkers kunt wijzen als ze hulp nodig hebben bij het gebruik van het systeem maar niemand willen lastig vallen.

Geavanceerde functies (2 weken)

Vervolgens stuurt uw projectmanager u naar huis met een opdracht. Hoe werkt uw bedrijf aan nieuwe medewerkers? Welke taken moeten worden voltooid wanneer iemand nieuw bij uw bedrijf komt? U dient deze in bij uw projectmanager. Hij of zij zal ze in het systeem invoeren. Vervolgens zal hij of zij u door de AT-, verhuur-, onboarding- en offboarding-secties van het systeem leiden. Binnen het AT-systeem leert u hoe u nieuwe vacatures kunt creëren, aanbodbrieven kunt schrijven en iemand aan boord kunt nemen zodra hij een aanbodbrief heeft getekend. Op deze pagina ziet u de onboarding-taken die u hebt ingediend; deze omvatten waarschijnlijk taken zoals oriëntatiehandleidingen, documenten die moeten worden voltooid en IT-installatie.

De volgende stap is meer huiswerk maken. U moet een document samenstellen waarin het beleid voor vrije tijd van uw bedrijf wordt beschreven. Hoeveel vakantiedagen bouwt een persoon bijvoorbeeld elke week op bij het bedrijf? Wat is de afstudeerstructuur voor vrije tijd voor mensen die langer dan een jaar in het bedrijf zijn geweest? Hoeveel ziektedagen krijgt elke persoon? Het implementatieteam neemt het beleid en de typen voor uw bedrijf en bouwt deze in het systeem in, zodat ze automatisch worden bijgewerkt, afhankelijk van de overlopende rekeningen. Bij uw volgende gesprek zal uw projectmanager u door deze pagina's leiden en u vragen om te controleren of alle beleidsregels correct zijn ingesteld.

Vervolgens zal hij of zij u helpen bij het opzetten van het workflowproces voor verlofaanvragen (dwz wie kan aanvragen goedkeuren voor wie). Vervolgens zal hij of zij u laten zien hoe u bedrijfsvakanties instelt, waardoor uw werknemers niet op de klok kunnen staan ​​maar niet worden gedockt betalen voor dagen dat uw bedrijf gesloten is. U voert dit zelf in nadat het gesprek is afgelopen. Vervolgens moet u de harde gegevens verzenden. Bijvoorbeeld: "John heeft 20 vakanties per jaar opgebouwd en hij rapporteert aan Jim." BambooHR wijst elke medewerker vervolgens het juiste verlofbeleid in het systeem toe.

Vervolgens stuurt u uw informatie over voordelen naar BambooHR. U verzendt de plannen die uw bedrijf gebruikt en welke groepen werknemers toegang hebben tot deze plannen. Dit omvat medische, pensioen- en levensverzekeringsplannen. BambooHR zal die plannen in de software invoeren. Je springt op een oproep om ervoor te zorgen dat alle plannen correct zijn in het systeem en dat ze zijn gekoppeld aan de juiste werknemersgroepen. Zodra dat is gebeurd, stuurt u de harde gegevens over welke werknemers op welke plannen zijn, welke werknemers afhankelijke personen hebben toegevoegd en welke werknemers hebben afgezien van dekking.

Vervolgens laat uw projectmanager u zien hoe u trainingen voor werknemers aan het systeem kunt toevoegen. Deze omvatten uw standaardoriëntatievragenlijsten en pesten van bedrijven. Als u op 'Training toevoegen' klikt, kunt u een link of een bestand toevoegen aan uw trainingsmateriaal zodat werknemers toegang hebben tot de documenten in BambooHR. Hier kunt u programmeren voor wie elke training is vereist (dwz alle werknemers of alleen verkoopmedewerkers). Hij of zij zal u ook laten zien waar u terugkerende trainingen en trainingsdatums kunt instellen. U stuurt vervolgens harde gegevens naar de projectmanager om aan te geven welke werknemers al trainingen hebben gevolgd, welke werknemers nog trainingen verschuldigd zijn, en alle andere bestaande trainingsgegevens waarvan u verder wilt werken.

Voorbereiding op uitrol (3 dagen)

Je hebt nog een gesprek met je projectmanager. Je zult alles nog een laatste keer doornemen. Uw projectmanager begeleidt u bij het contact opnemen met de klantenservice. Nadat u al uw vragen hebt gesteld en u zich op uw gemak voelt om alleen in het systeem te werken, markeert uw projectmanager de implementatie als voltooid. U wordt doorgestuurd naar een enquête waarin u uw mening kunt geven over het gehele implementatieproces. Nadat u de enquête hebt voltooid, wordt u doorgestuurd naar uw gloednieuwe BambooHR-dashboard.