Organiseer: hoe u met revisiegeschiedenis in Google-documenten werkt

Een voordeel van het gebruik van Google Documenten is dat uw werk altijd automatisch wordt opgeslagen. Een andere is dat Google een geschiedenis bijhoudt van alle wijzigingen die u in een document aanbrengt. Omdat u toegang hebt tot uw versiegeschiedenis in Google Documenten, kunt u een oudere versie van een bestand herstellen of een kopie van een eerdere versie maken en deze naar een ander project spinnen.

Merk op dat u alleen eerdere versies van bestanden kunt zien en ophalen als u bewerkingsrechten hebt. Als iemand een bestand met u deelt en u alleen-lezen toestemming geeft, kunt u de geschiedenis niet zien. Merk ook op dat de zakelijke versie van Google Documenten G Suite wordt genoemd; deze tips zouden voor beide versies moeten werken.

Dit is hoe het werkt.

Oudere versies van een Google-document bekijken

U kunt op drie manieren een lijst met de revisiegeschiedenis voor elk Google-document bekijken.

1. Kies in het menu Bestand> Versiegeschiedenis> Zie Versiegeschiedenis.

2. Gebruik de Windows-sneltoets Ctrl + Alt + Shift + H of Command + Option + Shift + H op macOS.

3. Klik op de groep onderstreepte woorden rechts van het Help-menu. Deze woorden veranderen afhankelijk van de status van het bestand. Wanneer u actief aan een document werkt, staat er: "Opslaan…" en dat is de enige keer dat u er niet op kunt klikken. Anders staat er 'Alle wijzigingen opgeslagen in Drive' of 'Laatste bewerking is aangebracht op' gevolgd door de datum. Klik op een van beide en uw versiegeschiedenis wordt weergegeven.

Een lijst met uw documentgeschiedenis verschijnt in een nieuwe kolom aan de rechterkant. Individuele versies worden voor elke datum samengevouwen onder een koptekst. Vouw een van deze uit voor meer gedetailleerdheid in de wijzigingen.

Klik op de pijl Terug links in het venster om terug te keren naar de huidige versie.

Houd er echter rekening mee dat u misschien geen perfecte geschiedenis heeft, omdat Google in zijn documentatie stelt dat "revisies voor uw bestand soms kunnen worden samengevoegd om opslagruimte te besparen."

Een versie van een Google-document herstellen

Zodra u toegang hebt tot uw versiegeschiedenis van een Google-document, kunt u elke eerdere versie herstellen. Klik in de lijst met versies aan de rechterkant op het bestand dat u wilt openen.

Bovenaan het venster verschijnt een grote blauwe knop met de tekst 'Deze versie herstellen'. Als u de geselecteerde versie herstelt, behoudt u nog steeds alle andere versies, zelfs die die na de geselecteerde versie zijn gemaakt.

Een kopie maken van een eerdere versie van een Google-document

Naast het herstellen van een oude versie van een bestand, kunt u er ook een kopie van maken. Als u een kopie maakt, kunt u snel verschillende versies van hetzelfde bestand verwijderen. Het is bijvoorbeeld een geweldige truc bij het solliciteren naar vacatures en je wilt elke cv en sollicitatiebrief uniek maken, maar je wilt niet elke keer opnieuw beginnen.

Om een ​​kopie te maken, opent u uw bestandsgeschiedenis, kiest u de gewenste, klikt u op het pictogram van drie gestapelde stippen en selecteert u Een kopie maken.

Tips voor bewerken en versiebeheer in Google Documenten

1) Geef uw versies een naam

Nu u weet hoe u uw revisiegeschiedenis kunt vinden in Google Documenten, kunt u er meer uit halen door verschillende versies een naam te geven. Door ze een naam te geven, kunt u eenvoudig de versies identificeren die u mogelijk later wilt herstellen of voor een ander doel wilt gebruiken. Als u ze niet hernoemt, is de standaardnaam de tijd- en datumstempel. U kunt ze hernoemen met behulp van een van deze methoden:

• Open uw versiegeschiedenis, klik op het pictogram met drie stippen en selecteer Deze versie een naam geven.
• Kies in het menu Bestand> Versiegeschiedenis> Naam huidige versie.

2) Volg wijzigingen in Google Documenten

Rechts bovenaan de menubalk bevindt zich een menuknop met standaard Bewerken. Klik erop en er verschijnen twee nieuwe opties: Suggesties en weergaven.

Wanneer u overschakelt naar Suggestie, zijn in wezen trackwijzigingen in het document mogelijk. Wanneer u en uw medewerkers het gebruiken, slaat Google Documenten al uw nieuwe materiaal en wijzigingen op als suggesties. Ze verschijnen in een andere kleur om ze gemakkelijk zichtbaar te maken. Je kunt ze accepteren of een voor een of massaal afwijzen.

3) Gebruik het commentaarhulpmiddel voor vragen en discussies

Schrijvers en redacteuren leren vaak op de harde manier dat het in lijn brengen van opmerkingen met het geproduceerde materiaal betekent dat het per ongeluk met het definitieve exemplaar kan worden gepubliceerd. Google Documenten heeft een opmerkingstool waarmee auteurs en editors de inhoud kunnen bespreken zonder onnodige woorden op de pagina te plaatsen. Je zult dankbaar zijn dat je het hebt gebruikt.

4) Gebruik @ Berichten

Trek iemands aandacht voor een bewerking of opmerking door @ messaging te gebruiken - of misschien moet ik + messaging zeggen, omdat Google een ander symbool gebruikt dan de meeste andere apps. Als u @ typt in plaats van +, wijzigt Google dit voor u.

Om iemands aandacht te markeren, maakt u een opmerking en typt u een plusteken (+) gevolgd door de naam of het e-mailadres van de persoon. Google stelt automatisch de beste match voor uit uw contactpersonen. Als de persoon nog niet in uw contactpersonen staat, voert u eenvoudig zijn e-mailadres in. Neem de tijd en zorg dat je het goed doet voordat je op enter drukt. Wat je ook typt, gaat direct via e-mail naar die persoon, samen met een link naar het document. Als u wijzigingen aanbrengt in de opmerking, ontvangt de persoon ook meldingen hierover. Dus bespaar ze de spam en denk goed na over uw opmerkingen voordat u op enter drukt.

5) Offline schrijven en bewerken in Google Documenten / Drive

Wist u dat u Google Documenten kunt gebruiken, zelfs wanneer uw computer of mobiele apparaat niet is verbonden met internet? Jij kan. Mijn collega Eric Ravenscraft schreef een heel artikel over hoe Google Drive offline in te stellen, compleet met stapsgewijze instructies.

6) Schakel e-mailwaarschuwingen uit

Als u G Suite gebruikt om veel te schrijven en te bewerken, kan het lastig zijn om een ​​e-mail te ontvangen voor elke wijziging in een document. Ga als volgt te werk om deze meldingen uit te schakelen. Ga naar Google Drive. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en open uw instellingen. Selecteer aan de linkerkant Meldingen en schakel het selectievakje voor e-mail uit.

De korte instructies zijn: Google Drive> Instellingen> Meldingen> E-mail

Meer tips voor G Suite

Als u Google Documenten dagelijks gebruikt, kunt u door een aantal van onze handige tips voor G Suite te gebruiken tijd besparen en efficiënter werken met het programma. Als u weet wat uw software kan doen, kan het ook nieuwe ideeën opleveren voor wat u met uw werk kunt doen.