Hoe Outlook en Google-apps te synchroniseren

Zakelijke gebruikers zijn gewend geraakt aan Outlook. De e-mailclient voor de meer dan een miljard Microsoft Office-gebruikers op de planeet is een tweede natuur geworden. Maar sommige bedrijven merken dat het hen geld en onderhoud bespaart om Google hun e-mail, agenda's en contacten te laten hosten, hoewel dit betekent dat een derde toegang heeft tot e-mailinhoud en gerichte display-advertenties in de inbox verschijnen. Als u Outlook kunt gebruiken met uw Google Apps Mail (eigenlijk alleen Gmail), hoeft u deze advertenties niet te zien en krijgt u een voorbeeldvenster, sorteren op Postvak IN, uitgebreide opmaak, rechtsklikopties, sociale connector en de meeste de andere tools die Outlook biedt.

Gelukkig kunt u met Google Apps Sync voor Microsoft Outlook profiteren van de meeste Outlook-tools, maar tot nu toe alleen voor Outlook 2010. Als u Office 2013 uitvoert, kunt u nog steeds verbinding maken met een Gmail-account via IMAP, maar hiermee krijgt u alleen e-mail, geen agenda's, taken of contactpersonen. Met behulp van Apps Sync emuleert Gmail een beperkte versie van een Microsoft Exchange Server. Je krijgt de meeste belangrijke dingen: je contacten, agenda-afspraken, taken en Outlook-notities. Maar sommige dingen worden niet gesynchroniseerd, zoals concepten, vervolgdatums en herinneringen, regels, handtekeningen, rich-text-opmaak, ontvangstbewijzen, kalenderbijlagen, taakherinneringen en journaalboekingen. Er is een uitputtende lijst van wat wel en niet wordt gesynchroniseerd in deze PDF van Google.

Als u met die beperkingen kunt leven en uw bedrijf de overstap naar Google Apps heeft gemaakt, is het eenvoudig om Outlook Sync te gebruiken met uw nieuwe communicatieservice. Het is compatibel met Windows 7, Vista, XP en Outlook 2003, 2007 en 2010. Merk op dat het niet is bijgewerkt voor Windows 8 of Outlook 2013, de versie die is opgenomen in Office 365. En Apple Mac-gebruikers van Outlook 2011 zijn nogal pech. We hebben hierover contact opgenomen met Google en zullen dit artikel bijwerken wanneer er vooruitgang is. Je kunt het hier krijgen. Deze download levert u eigenlijk twee hulpprogramma's - naast Apps Sync krijgt u ook de Google Apps Migration voor Microsoft Outlook, waarmee u, zoals de naam al aangeeft, uw bestaande Outlook-gegevens naar Google Apps kunt verplaatsen. U kunt het migratiehulpprogramma hier afzonderlijk downloaden.

Nadat u het hulpprogramma hebt gedownload, controleert u of Outlook niet actief is en klikt u vervolgens op de knop Google Apps Sync downloaden. De software wordt automatisch geïnstalleerd nadat u het dialoogvenster Gebruikersaccountbeheer hebt ingesteld.

Vervolgens ziet u een klein dialoogvenster waarin u wordt gevraagd u aan te melden bij uw Google Apps-account. Dit is dezelfde login die u gebruikt voor Google Apps of voor uw zakelijke Gmail-account.

Nadat u zich hebt aangemeld, ziet u een wat gecompliceerder dialoogvenster met selectievakjes om op te geven wat u mogelijk wilt importeren. Deze is eigenlijk een beetje verwarrend: de bovenkant van het dialoogvenster zegt "Maak een Google Apps-profiel in Microsoft Outlook", wat een ander probleem is dan importeren. Als u een bestaande e-mailservice hebt die u met Outlook hebt gebruikt, wilt u het bovenste selectievakje aanvinken om uw vorige berichten, contacten, agenda's en notities te bewaren.

U kunt elk van deze subcategorieën afzonderlijk in- en uitschakelen als u niet alles wilt behouden. In het bijzonder wilt u waarschijnlijk verwijderde en ongewenste e-mail uitschakelen, die standaard is aangevinkt. Via het dialoogvenster kunt u desgewenst uw gebruiksgegevens naar Google verzenden om hen te helpen met hun kwaliteitsborging. Er wordt nog een optie weergegeven wanneer u op Geavanceerd klikt: AutoArchiveren uitschakelen. Dit is standaard aangevinkt en betekent dat Google kopieën van al uw oude berichten bewaart.

Klik vervolgens op de knop Profiel maken. Als de installatie correct is verlopen, ziet u een berichtvenster met die strekking. Het berichtenvak laat ook zien hoe de tool een pictogram toevoegt aan uw Windows-systeemvak en biedt een knop waarmee Outlook wordt gestart.

Wanneer u Outlook start, ziet u het berichtvak Synchronisatiestatus en wordt uw Outlook-app gevuld met al uw mappen en nieuwe e-mails. Er wordt maximaal 1 GB gedownload naar uw lokale computer, tenzij u de limiet wijzigt via de optie Stel postvakgrootte limiet in in het systeemvakpictogram.

Het dialoogvenster Status wordt vanaf dat moment geopend telkens wanneer u Outlook start, tenzij u het selectievakje onderaan uitschakelt: "Dit venster openen wanneer Microsoft Outlook wordt gestart." Ik raad aan om dit uit te schakelen om te voorkomen dat dit afleidende dialoogvenster altijd verschijnt; u kunt het altijd terug oproepen via het pictogram in het systeemvak. Mogelijk moet u dit doen als u ontbrekende e-mail, agenda-items of contacten opmerkt. Elke synchronisatiecategorie bevat een hersynchronisatielink die uw problemen kan genezen.

U bent nu klaar om Outlook te gaan gebruiken, net zoals altijd! Lees onze volledige review van Google Apps voor meer informatie over de druk van Google op de zakelijke berichtenmarkt. Lees onze review van Microsoft Office voor meer informatie over Outlook.