Hoe uw Microsoft Word-documenten te beschermen

U hebt een belangrijk of gevoelig document geschreven in Microsoft Word. En u wilt het privé houden of op zijn minst veilig. Misschien wilt u ervoor zorgen dat alleen u en bepaalde mensen het kunnen lezen of bewerken. Misschien wilt u het soort wijzigingen beperken dat iemand in het document kan aanbrengen. Misschien wilt u ervoor zorgen dat de lezers van het document weten dat dit de definitieve versie is. U kunt dat alles en meer doen als u weet welke hulpmiddelen u in Word moet gebruiken en hoe u ze kunt gebruiken.

De nieuwste Office 365-versie van Microsoft Word biedt verschillende opties voor het beveiligen van uw document. U kunt instellen dat een document wordt geopend in de modus Alleen-lezen om onbedoelde bewerkingen te voorkomen. U kunt uw document coderen, zodat niemand er toegang toe heeft zonder het juiste wachtwoord. U kunt de inhoud beperken die in een document kan worden bewerkt en de manier waarop het kan worden bewerkt. U kunt een digitale handtekening toevoegen om ervoor te zorgen dat niemand aan het document kan sleutelen. En u kunt een document als definitief markeren, zodat mensen weten dat het niet is gewijzigd sinds u het voor het laatst hebt opgeslagen.

Voor deze trucs gebruik ik de nieuwste Office 365-versie van Word. De opties die ik hier behandel, werken in principe hetzelfde in Word 2016, 2013 en 2010. De mogelijkheid om een ​​document als definitief te markeren en het alleen-lezen te maken, zijn twee afzonderlijke opties in Word 365 en één gecombineerde optie in de andere versies van Word.

Document beveiligen

Open eerst een document in Microsoft Word dat u wilt beschermen. Klik op het menu Bestand en klik vervolgens op de knop om het document te beschermen. Selecteer in het menu Document beveiligen de eerste optie om Altijd alleen-lezen te openen .



Alleen lezen

Sla het document op en open het opnieuw. Word geeft een bericht weer dat de auteur wil dat u dit als alleen-lezen opent, tenzij u wijzigingen moet aanbrengen. Klik op Ja om het document in de alleen-lezen modus te openen. Natuurlijk kan iedereen nee zeggen en het document openen in de bewerkingsmodus. Het doel is om het voor mensen gemakkelijker te maken om het document als alleen-lezen te openen om de kansen op onbedoelde wijzigingen te verkleinen.



Versleutel met wachtwoord

Als u de alleen-lezen optie wilt uitschakelen, opent u het document in de bewerkingsmodus. Klik op het menu Bestand en selecteer Document beveiligen. Selecteer in het menu Document beveiligen de optie Altijd alleen-lezen openen . Blijf op hetzelfde scherm en klik opnieuw op de knop Document beveiligen. Selecteer deze keer de optie Coderen met wachtwoord .



Creëer een wachtwoord

Maak een wachtwoord in het venster Document coderen en klik op OK. Zorg ervoor dat u een complex maar gemakkelijk te onthouden wachtwoord gebruikt. Als u het wachtwoord vergeet, biedt Microsoft geen manier om het wachtwoord op te halen of opnieuw in te stellen, wat betekent dat u geen toegang hebt tot het document. Typ het wachtwoord opnieuw om het te bevestigen. Klik OK.

Sla het document opnieuw op en sluit het. Open het opnieuw. Typ het wachtwoord om toegang tot het document te krijgen. Klik OK.



Verwijder het wachtwoord

Om het wachtwoord te verwijderen, klikt u op het menu Bestand en selecteert u Document beveiligen. Klik op de optie om te coderen met wachtwoord . Verwijder in het venster Document coderen de punten die uw wachtwoord verbergen. Klik OK. Sla het document opnieuw op en sluit het. De volgende keer dat u het opent, wordt u niet om een ​​wachtwoord gevraagd.



Bewerking beperken

Klik op het menu Bestand en keer terug naar de knop Document beveiligen. Selecteer de optie Bewerken beperken .

Uw document toont vervolgens een deelvenster Bewerken beperken aan de rechterkant voor beperkingen voor opmaak en bewerken. Hier kunt u mensen toestemming geven om uw document te lezen en te selecteren wat ze kunnen bewerken en hoe.



Beperkingen opmaak

Schakel het selectievakje in Opmaak beperken tot een selectie van stijlen om te voorkomen dat mensen de opmaak van uw document wijzigen via de functie voor stijlen van Word. Klik op de link voor instellingen. In het pop-upvenster Opmaakbeperkingen zijn alle stijlen standaard toegestaan. U kunt dat behouden zoals het is, het wijzigen naar het aanbevolen minimum of het wijzigen naar Geen. Als u niet zeker weet welke instelling u moet kiezen, kiest u de instelling voor Aanbevolen minimum.

U kunt ook een van de drie opties onder Opmaak aanvinken om AutoOpmaak de beperkingen te laten opheffen, de mogelijkheid om van thema te wisselen of de mogelijkheid om van QuickStyle-set te wisselen te blokkeren. Als u niet zeker bent, laat u deze drie instellingen uit. Klik op OK om het venster Opmaakbeperkingen te sluiten.



Beperkingen bewerken

Schakel onder Bewerkingsbeperkingen het selectievakje in om Alleen dit type bewerking in het document toe te staan. Klik op het vervolgkeuzemenu eronder. U kunt nu kiezen uit vier opties: Bijgehouden wijzigingen schakelt Wijzigingen bijhouden in voor elke lezer van uw document en beperkt alle andere soorten bewerkingen; Met opmerkingen kunnen lezers opmerkingen in uw document invoegen, maar geen andere wijzigingen aanbrengen; Door formulieren in te vullen, kunnen lezers formulieren invullen die u hebt gemaakt, maar die formulieren niet wijzigen; en Geen wijzigingen (alleen-lezen) plaatst uw document in de modus Alleen-lezen, zodat er geen wijzigingen kunnen worden aangebracht. Selecteer de gewenste optie.



Uitzonderingen

Als u de optie voor Opmerkingen of Geen wijzigingen (alleen lezen) aanvinkt, kunt u uitzonderingen maken voor iedereen om bepaalde delen van uw document te kunnen bewerken. Vink in de sectie Uitzonderingen het vakje voor Iedereen aan en selecteer delen van het document waarvan u wilt dat iemand ze kan bewerken.



Bescherming afdwingen

Klik ten slotte op de optie Ja, Start afdwingbeveiliging . Typ en typ vervolgens een wachtwoord en klik op OK. Sla het document opnieuw op en sluit het. Open het opnieuw. De bewerkingsknoppen op het lint zijn nu grijs weergegeven. Klik in een gedeelte van het document dat u hebt bewerkt en de bedieningselementen worden toegankelijk.



Schakel bescherming uit

Om de beveiliging uit te schakelen, klikt u op het tabblad Controleren en klikt u op het pictogram voor Bewerken beperken. Klik op de knop Stop bescherming onderaan het deelvenster Bewerken beperken. Typ het wachtwoord en klik op OK. Schakel vervolgens de opties voor opmaak- en bewerkingsbeperkingen uit die rechtsboven verschijnen.



Voeg een digitale handtekening toe

Klik op het menu Bestand en keer terug naar de knop Document beveiligen. Selecteer de optie om een digitale handtekening toe te voegen . Dit vertelt mensen die uw document hebben gelezen dat u en niemand anders het heeft ondertekend, wat aangeeft dat u de laatste persoon was die het document heeft herzien en opgeslagen.



Ondertekeningscertificaat

Om een ​​digitale handtekening te maken, hebt u een handtekeningcertificaat nodig. De eerste keer dat u dit doet, flitst Word het bericht: "Als u een Microsoft Office-document wilt ondertekenen, hebt u een digitale handtekening nodig, wilt u er nu een bij een Microsoft-partner krijgen?" Klik op Ja. Er verschijnt een Microsoft-ondersteuningspagina om u te helpen een digitale ID te vinden. Probeer de links voor de verschillende providers om een ​​digitale ID te krijgen. Klik vervolgens op de link op de webpagina om een ​​digitale handtekening in Office-bestanden toe te voegen of te verwijderen. Blader naar beneden op de pagina om te leren hoe u een digitale handtekening toevoegt.

Nadat u de digitale ID hebt, gaat u terug naar de knop Document beveiligen en klikt u opnieuw op de optie om een digitale handtekening toe te voegen . Vul in het venster Ondertekenen de benodigde velden in en klik op de knop Ondertekenen. U wordt mogelijk gevraagd om de digitale handtekening te bevestigen. Klik OK.

Uw document is nu digitaal ondertekend en alleen-lezen gemaakt. Word legt uit dat het document is ondertekend en gemarkeerd als definitief en dat als iemand ermee knoeit, de handtekeningen ongeldig worden. Iedereen die het document opent, ziet de kennisgeving van uw digitale handtekening.



Markeren als definitief

Als u ten slotte een digitale handtekening niet kunt of wilt gebruiken, kunt u het document nog steeds als definitief markeren. Klik op het menu Bestand en keer terug naar de knop Document beveiligen. Selecteer de optie om te markeren als definitief .

Een pop-upbericht zegt: "Dit document wordt gemarkeerd als definitief en vervolgens opgeslagen." Klik OK. Er verschijnt nog een bericht met de melding: "Dit document is gemarkeerd als definitief om aan te geven dat de bewerking is voltooid en dat dit de definitieve versie van het document is. Wanneer een document als definitief is gemarkeerd, is de eigenschap status ingesteld op 'Final' en typen, bewerkingscommando's en proefmarkeringen zijn uitgeschakeld. U kunt herkennen dat een document als definitief wordt gemarkeerd wanneer het pictogram Markeren als definitief wordt weergegeven in de statusbalk. " Klik OK.



Hoe dan ook bewerken

Wanneer iemand het document opent, verschijnt bovenaan een bericht: "GEMEENSCHAPPELIJK ALS EINDE. Een auteur heeft dit document als definitief gemarkeerd om het bewerken te ontmoedigen." Een knop Toch bewerken verschijnt ook. Als iemand op die knop klikt, kan hij of zij het document nog steeds bewerken en opnieuw opslaan. Maar dan zou het document je laten zien als de auteur en de andere persoon als degene die het voor het laatst heeft gewijzigd. Het uiteindelijke doel is dus niet om te voorkomen dat iemand het document bewerkt, maar om de lezers te vertellen dat het document definitief is en dat u moet verschijnen als zowel de auteur als de persoon die het voor het laatst heeft gewijzigd.