Hoe e-commerce kan voldoen aan de nieuwe online omzetbelastingwetgeving

Als uw IT-weergave een e-commerce-operatie omvat, moet u zich voorbereiden op enkele complicaties. Online bedrijven moeten nu voldoen aan de regels van de staatsbelasting voor de 45 Amerikaanse staten en territoria die ze verzamelen, vanwege de beslissing van het Amerikaanse Hooggerechtshof in South Dakota v. Wayfair Inc. op 21 juni 2018. Er is veel geschreven over de situatie van deze online bedrijven, waarbij de meeste verhalen bespreken hoe ze nu meer papierwerk moeten doen, extra administratieve rompslomp moeten afhandelen en de belastinginning moeten beheren voor alle transacties met betrekking tot die staten. Maar dat is helemaal niet waar.

Helaas is de exacte waarheid veel erger. Ten eerste berekent elk van deze 45 Amerikaanse staten en gebieden verschillende btw-tarieven, niet alleen van elkaar, maar ook afhankelijk van welk product wordt verkocht. Ten tweede, sommige Amerikaanse staten heffen ook omzetbelasting op diensten, dus het zijn niet alleen e-tailers die worden getroffen. Bovendien heeft elke Amerikaanse staat belastingvrijstellingen op basis van het type product, het type koper of waar in de verkoopcyclus de transactie plaatsvindt.

En dat is niet eens het ergste. Volgens een schatting die ik heb gelezen, zijn er feitelijk meer dan 10.000 unieke belastingjurisdicties in de VS, die elk invloed kunnen hebben op zowel omzetbelastingtarieven als inningsactiviteiten van e-commerce-activiteiten. Tenzij het Amerikaanse congres besluit wetgeving op te stellen die dit alles op de een of andere manier zou vereenvoudigen, zal uw bedrijf een manier moeten vinden om met naleving om te gaan, inclusief het in rekening brengen van de juiste omzetbelasting, het handhaven van vrijstellingen waar nodig, het indienen van de juiste aangiftes van de bedrijfsbelasting, en van natuurlijk, het juiste bedrag aan belasting betalen aan elke staat en plaats.

Dat dit een ontmoedigende taak is, zou een understatement zijn. Voor grote organisaties die enterprise-grade boekhoudsoftware gebruiken die wordt beheerd door omvangrijke en ervaren boekhoudafdelingen, belastingadvocaten en analisten, is het mogelijk. Daarom zijn outfits ter grootte van Amazon.com en Walmart in staat om omzetbelasting te betalen in elk rechtsgebied waar dit nodig is en doen dat al jaren.

Maar dat laat de overgrote meerderheid van de hedendaagse internetbedrijven weg, waarvan de meeste netjes passen in het MKB-kader voor kleine tot middelgrote bedrijven. Dit zijn duizenden bedrijven die gewoon dingen of diensten op internet verkopen als onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden. Voor hen is het bijna onmogelijk om de btw-naleving na te leven na de uitspraak van het Amerikaanse Hooggerechtshof.

Hulp bij compliance vinden

Gelukkig is er hulp te krijgen. Als u via Amazon verkoopt, zal de retailreus u vertellen hoeveel omzetbelasting u moet betalen voor elke transactie. Maar tenzij u zich in de staat Pennsylvania of Washington bevindt, moet u nog steeds de belastingaangifte indienen en de betalingen zelf doen. Alleen in die staten mag Amazon de belastingen op transacties afhandelen.

Maar als u Amazon niet verkoopt, is er nog steeds hulp in de vorm van bedrijven die gespecialiseerd zijn in het helpen van verkopers met hun nalevingsbehoeften. Twee van hen, Avalara en Sovos, voorzien in een breed scala aan nalevingsbehoeften, inclusief berekening van de omzetbelasting per transactie. Beide zijn cloud-gebaseerde applicatieproviders waarmee u aan uw omzetbelastingvereisten kunt voldoen zonder dat karwei tot de centrale taak van uw bedrijf te maken.

"We hebben een catalogus met connectoren voor honderden boekhoudsystemen", zegt Mark Janzen, Vice President Engineering bij Avalara. Hij zei dat die connectoren werken als plug-ins voor boekhoud-, e-commerce- en enterprise resource planning-systemen (ERP) en kunnen worden geconfigureerd om alle fasen van het btw-proces automatisch af te handelen.

"Elke keer dat u een factuur aanraakt, gaat deze naar Avalara en worden de belastingen toegevoegd, " legde Janzen uit. "Aan het einde van de maand ga je kijken wat er is gebeurd en vraag je Avalara de belastingen voor je in te dienen."

Omzetbelasting berekenen

Janzen zei dat het opstellingsproces relatief eenvoudig is. Sommige e-commercepakketten, en met name speciale facturerings- en factureringsoplossingen, bevatten al connectoren om aan te sluiten op Avalara's applicatie-programmeerinterfaces (API's), en sommige hebben ze volledig geïntegreerd. Janzen zei dat zelfs het zelf doen niet zo ingewikkeld is, en dat resellers helpen met de installatie, hoewel het eenvoudig genoeg is dat de meeste IT-afdelingen het zelf moeten kunnen regelen.

Zodra een bedrijf AvaTax verwerft (wat Avalara's product is), moet het input leveren over de soorten producten of diensten die het verkoopt en de plaatsen waar het zaken doet. De informatie die aan Avalara wordt verstrekt, moet details bevatten over vrijgestelde verkopen (dit betekent artikelen die zijn vrijgesteld van omzetbelasting, zoals artikelen die worden verkocht voor wederverkoop). Zodra dat is gebeurd, heeft Avalara de informatie die het nodig heeft om omzetbelasting te berekenen.

"Het is niet zo eenvoudig als een tarief op de factuur zetten, " zei Janzen. Janzen zei zelfs dat, vanwege de eigenaardigheden van de nationale en lokale btw-wetgeving, elk regelitem op een factuur een ander belastingtarief kan hebben. Hij zei dat het uitzoeken van de precieze belastingbevoegdheid van een koper ingewikkeld kan zijn, omdat locaties die afhankelijk zijn van de postcode, de jurisdictiegrenzen overschrijden.

"We richten ons op de nauwkeurigheid op het dak, " zei Janzen en voegde eraan toe dat Alavara de exacte lengte- en breedtegraad van elk adres bepaalt om te controleren welke belasting moet worden toegepast. "Er zijn meer dan 12.000 rechtsgebieden, " zei Janzen.

Uw nalevingskosten verlagen

Janzen zei dat belasting- en boekhoudsoftware voor het MKB de ingebouwde Alavara-software kan bevatten. Hij wees op pakketten zoals BigCommerce en Shopify die u zullen helpen met omzetbelasting. BigCommerce bevat echter software voor omzetbelasting van Avalara. Met Shopify moet u uw belastingaangifte indienen en zelf betalen.

Hoe je het ook bekijkt, de beslissing van het Amerikaanse Hooggerechtshof gaat je geld kosten. Hoewel u de kosten van de belasting kunt doorberekenen aan uw klanten (die al gewend zijn om omzetbelasting te betalen), gaat de administratieve belasting gewoon naar uw bottom line. Als u een soort btw-software toevoegt, worden uw nalevingskosten op zijn minst verlaagd.