Hoe een videoconferentieservice te kopen

Uw bedrijf heeft besloten een deel van zijn communicatie naar video te verplaatsen. Je hebt gehoord van grote spelers zoals ClickMeeting, RingCentral, Skype en Vonage, maar je kent het verschil niet echt. Je hebt ook gehoord van consumentgerichte tools zoals FaceTime en Google Hangouts, maar je weet niet zeker of deze geschikt zijn voor zakelijk gebruik.

In onze samenvatting van de beste oplossingen voor videoconferenties, verdelen we de verschillen tussen de beste tools op de markt met een functie voor functie vergelijking. Hoewel dat overzicht nuttig kan zijn voor kopers die begrijpen wat deze functies doen en hoe zij hun bedrijf hiervan kunnen profiteren, is het misschien te geavanceerd voor teams die net zijn begonnen met het aankoopproces voor videoconferenties.

Om te helpen, spraken we met Brian Gilman, Vice President Product Marketing bij Vonage, over welke factoren nieuwelingen moeten overwegen bij het kiezen van een oplossing voor videoconferenties. We hebben alles besproken, van het delen van inhoud en gesprekskwaliteit tot back-endanalyses. Gewapend met de verstrekte kennis, zou u terug moeten kunnen gaan naar onze beste video-conferencing oplossing met een beter idee van wat u nodig hebt en welke leverancier het u kan geven.

1 UC of videoconferentie

Videoconferenties op zichzelf bieden gebruikers veel verschillende functies en opties. In de kern is videovergaderen echter gewoon een manier voor de ene gebruiker om via een live videostream heen en weer te communiceren met een andere gebruiker. Meer geavanceerde oplossingen maken dingen mogelijk zoals een-op-veel video-uitzendingen, schermuitwisseling en zelfs webcasting-functionaliteit die leden van het publiek kan pollen en gegevens van kijkers kan verzamelen (maar we lopen onszelf voor).

Unified communications (UC) neemt videoconferenties en voegt het toe aan een groter pakket communicatiehulpmiddelen. U kunt chat- en sms-berichten verzenden naar collega's. U kunt projectbeheerworkflows maken. U kunt documenten maken en tegelijkertijd bewerkingen uitvoeren op een manier zoals een platform zoals Google Drive.

Misschien wel het belangrijkste aspect van een UC-platform is de mogelijkheid om te integreren met oplossingen van derden om u te helpen gegevens van tool naar tool beter binnen te halen en te exporteren. Als u bijvoorbeeld een klant moet bellen en toegang wilt hebben tot zijn of haar administratie om uw communicatie te verbeteren, maakt integratie tussen uw Salesforce-account en uw UC-tool dit ongelooflijk eenvoudig. Vanuit uw Salesforce-dashboard kunt u het gesprek starten, de interactiegeschiedenis van de klant bekijken en opmerkingen toevoegen over wat er tijdens het gesprek wordt gezegd.

"Het hebben van een uniform platform is duidelijk iets dat interessant zou kunnen zijn, " zei Gilman. "Een uniek platform voor mobiliteit, samenwerking en stem is iets waar de meeste bedrijven vandaag naar op zoek zijn."

Gilman waarschuwt dat het bouwen van een communicatieplatform via individuele leveranciers onbetaalbaar zou zijn. Bovendien worden de gegevens mogelijk niet zo gemakkelijk van systeem naar systeem overgedragen als binnen een platform met één leverancier. En als er iets kapot gaat, moet je de reden bepalen door met meerdere ondersteuningsmedewerkers van meerdere bedrijven te praten, wat klinkt als een nachtmerrie.



2 Gebruiksgemak

Alle vormen van bedrijfssoftware worden geleverd met een spectrum van bruikbaarheid. Sommige e-mailmarketingtools zijn zo goed ontworpen dat het lijkt alsof iemand wakker kan worden en een e-mailmarketeer kan worden zonder enige formele training. Andere tools zijn zo ingewikkeld en technisch dat zelfs de meest geavanceerde marketeers de ondersteuningsknop bereiken.

Videoconferenties zijn niet anders. Sommige tools bieden schone en intuïtieve gebruikersinterfaces (UI's) waarmee u op de naam van een persoon kunt klikken en direct een gesprek kunt starten. Bij sommige kun je vooraf vergaderingen plannen door op de agenda van een collega te klikken en je naam in te voeren. Er zijn tools waarmee u een virtuele vergaderruimte kunt maken, een link kunt verzenden en honderden of duizenden mensen naar die ruimte kunt uitnodigen zonder vereisten voor een van uw gasten. Dit zijn de soorten oplossingen die u wilt overwegen wanneer u uw aankoop doet.

"Veel tijd, videoconferenties hebben veel nuances omdat er tegenwoordig veel verschillende protocollen worden gebruikt, " zei Gilman. “Je komt uitdagingen tegen die oude platformen binnenhalen, externe partijen inschakelen die off-site zijn… dat is al jaren de uitdaging. De mogelijkheid om een ​​link naar een platform van derden te sturen en zo gemakkelijk als een telefoongesprek te beginnen, is van cruciaal belang voor succes. "

Kortom, als u uw videoconferentiesoftware opent en het gevoel hebt dat u een ingenieursdiploma had moeten behalen, werkt u waarschijnlijk met de verkeerde tool.



3 Samenwerking en delen

Zelfs als u ervoor kiest om geen UC-platform te kopen, wilt u misschien nog een videoconferentietool waarmee u basisdocumenten en schermen kunt delen. Met deze functies kunnen uw gebruikers bestanden naar iedereen in de vergaderruimte verzenden of een document van een website op hun scherm laten verschijnen voor demonstratie.

"De behoefte aan samenwerking en het delen van inhoud is belangrijk, " zei Gilman. “Voor een effectieve vergadering is het delen van inhoud bijna net zo belangrijk als persoonlijk contact. Het kan zo eenvoudig zijn als het delen van documenten, zodat gebruikers in realtime kunnen delen waar ze aan werken. Dat is een essentieel onderdeel van elke samenwerkingsomgeving. ”

Met deze functies kunt u uw videoconferentietool ook gebruiken op manieren die u zich eerder niet had voorgesteld. Iedereen denkt aan videoconferenties voor teambijeenkomsten, maar hoe zit het met klantbijeenkomsten, potentiële kopersgesprekken of partnergesprekken? "Als je begint na te denken over hoe video kan transformeren hoe bedrijven zaken kunnen doen, wordt de acceptatie veel breder", zegt Gilman.



4 Consumenten versus zakelijke hulpmiddelen

Als u ervan overtuigd bent dat u alleen videoconferentietools ooit zult gebruiken voor één-op-één-communicatie, dan heeft u misschien ook uzelf laten denken dat een consumentgerichte app voldoende zal zijn om de klus te klaren. In sommige gevallen kunt u gelijk hebben. Houd er echter rekening mee dat niet alle oproepen worden uitgevoerd vanuit een kantoor dat high-speed Ethernet levert. In feite zullen de meeste van uw oproepen waarschijnlijk worden uitgevoerd op laptops en tablets via Wi-Fi-verbindingen (waarvan sommige in bewegende voertuigen).

Dit is waar uw standaard consumenten-app niet de waarde van een enterprise-grade videoconferentietool levert. "Die consumenten-apps zijn geweldig, maar je komt kwaliteitsproblemen tegen", zegt Gilman. “Ze zijn niet stabiel genoeg om betrouwbaarheid en veerkracht aan te kunnen als u met een klant spreekt. Je kijkt naar bepaalde consumentenplatforms als je op een mobiele client in je auto zit; uw videoconferentie-oplossing moet voorbereid zijn op een minst gemene deler die waarschijnlijk een mobiel apparaat zal zijn. De mogelijkheid om pakketverlies te verwerken zonder video- en spraakverslechtering is belangrijk. ”

“De technologie waarmee platforms worden uitgevoerd, is zoveel beter geworden. En als u dat koppelt aan de netwerkkwaliteit die we kunnen bieden, hebben we het netwerk opgelost ', aldus Gilman. “De mogelijkheid om een ​​CAT-scan via video te delen zou drie of vier jaar geleden lachwekkend zijn geweest. Nu zie je de meest gedetailleerde CAT-scan. ”



5 Back-endbeheer

Omdat u degene bent die het systeem kiest, waarom kiest u er dan niet een die u controle over alles geeft? Enterprise-videotools geven u toegang tot functies zoals oproepopname met één klik, statistieken die u vertellen wie de meeste gesprekken voert, hoelang mensen in gesprek zijn, wanneer mensen zijn gestopt en nog veel meer. U kunt ook bepalen wie beheerdersrechten heeft om hun eigen gesprek op te nemen, wie kan bellen of doorverbinden naar andere gebruikers, en wie de gesprekskwaliteit kan onderzoeken om te zorgen dat het systeem duidelijke beelden levert.

"Geavanceerde beheerders willen weten hoe het pakketverlies eruitzag", zei Gilman. “Was het aan het einde? Als het lokaal was, moet je naar het netwerk kijken. "