Video: Windows 10 - bureaublad organiseren (November 2024)
Geordend en georganiseerd blijven is als afvallen. Kortetermijnoplossingen werken niet. U moet levensstijlveranderingen aanbrengen die u en uw werknemers of zakenpartners op de lange termijn kunnen volhouden.
In deze serie geef ik tips over hoe u uw bedrijf en uw eigen persoonlijke gegevens kunt ordenen. In het vorige artikel werd uitgelegd hoe belangrijk het is om te begrijpen hoe uw bedrijf over informatie denkt. Nu zal ik je laten zien hoe je dat basiswerk in de praktijk kunt brengen met conventies en structuren voor computermappen. De meeste bedrijven implementeren deze mapstructuren op hun servers of in een projectbeheersuite, maar ze zijn ook van toepassing op uw eigen desktop of in een e-mailclient.
Wat zijn mappen eigenlijk?
Mappen vormen het skelet van uw bedrijf. Net als de structuur van een gebouw, ondersteunen ze al het andere dat om hen heen omhoog gaat, van creatief ontwerp tot eenvoudige functionaliteit.
Ik heb in zeven verschillende kantoren gewerkt in de loop van mijn carrière. De teams met schone en logische mappenstructuren waren altijd de best gepositioneerde voor blijvend succes en groei.
Vooral kleine bedrijven moeten dat feit opmerken: een georganiseerd bedrijf is een bedrijf dat gepositioneerd is voor groei. U denkt misschien dat, omdat er nu slechts twee mensen in het bedrijf zijn, u veel informatie in uw hoofd kunt houden en niet kunt toewijzen aan een mappenstructuur. Helaas, als het tijd is om nieuwe medewerkers aan te nemen en uw bedrijf te laten groeien, verspilt u veel tijd aan het leren van uw ingewikkelde systeem. Je verspilt nog meer tijd en geld om fouten, tijd en geld te corrigeren die je aan groei zou moeten besteden.
Uw mappenstructuur is een weerspiegeling van uw bedrijfsstructuur. Mappen worden genest in andere mappen in een hiërarchisch systeem dat moet overeenkomen met de hiërarchische volgorde van uw werk.
Bij het bespreken van hoe jij en andere mensen in je bedrijf over informatie denken (je hebt dat deel toch gedaan?), Begon je waarschijnlijk een soort hiërarchie te zien. Ik raad aan die structuur te schetsen. Het maakt niet uit of je het op papier, in opsommingstekens of in een notitietoepassing zoals Evernote voor Windows (gratis tot $ 45 per jaar, 4, 5 sterren) schetst, of mindmapping-software gebruikt. Door het op schrift te stellen, kunt u zien of er inconsistenties of overlappingen zijn.
Een voorbeeldstructuur
De structuur van uw ontwerp zal uniek zijn, maar omdat het enorm helpt om een voorbeeld te zien, zal ik u de basis laten zien die ik op mijn bureaublad gebruik.
Als schrijver werk ik voornamelijk aan productrecensies. Als ik aan recensies denk, zie ik in mijn hoofd drie categorieën: 1) ideeën voor te beoordelen producten, 2) lopende artikelen en 3) voltooide beoordelingen. Binnen de categorie "Afgerond", heb ik de neiging om recensies te onthouden aan de hand van hun publicatiedatum, die ik vereenvoudig tot maand en jaar omdat er nooit teveel binnen een maand zijn die ik uit het oog zou verliezen. Binnen de categorie 'ideeën' zijn dingen nogal vloeibaar. Sommige ideeën omvatten meer dan één product, terwijl andere betrekking hebben op één ding. Maar alleen omdat ze vloeibaar zijn, wil nog niet zeggen dat ik geen systeem kan hebben om ze georganiseerd te houden. In de categorie 'in uitvoering' denk ik aan de naam van het product dat ik aan het beoordelen ben. Hoe vertaalt dit zich nu naar mappen?
Dit systeem werkt omdat het belangrijk voor mij is om een momentopname te zien van ideeën en lopende zaken. Ze staan precies in de naam van de mappen, dus ik zie ze meteen wanneer ik mijn "REVIEW" -map open. Ik hoef niet alle namen te zien van producten die ik heb beoordeeld, dus stop ik ze in mappen op basis van hun publicatiedatum. Alle namen van de mappen zijn consistent. Wanneer de status van een project verandert van in uitvoering naar voltooid, sleep ik het naar de overeenkomstige map en de naamgevingsconventie is hetzelfde als alle andere mappen die erbij horen. Ik kan bijvoorbeeld een map met Romeinse cijfers, zoals ii, naar het niveau van c en d slepen zonder deze te hernoemen en het past precies in het systeem.
Tips en trucs
Numbers. Merk op hoe de maandmappen beginnen met vier cijfers. De eerste twee cijfers zijn voor het jaar en de tweede hebben betrekking op de maand. Ik zie ook graag de namen van de maanden, dus ik plaats ze aan het einde na een onderstrepingsteken. Ik ben een groot voorstander van het gebruik van cijfers van vier of zes cijfers voor datums om een paar redenen. Ten eerste heb ik persoonlijk de neiging me te herinneren wanneer dingen zijn gebeurd, dus het is gemakkelijk voor mij om dingen te vinden als ik ze op datum kan zoeken. Ten tweede verschijnen mappen altijd op volgorde van datum wanneer ik ze op naam sorteer, omdat alfabetisch 1101 vóór 1102 vóór 1103 komt, enz.
Het gebruik van datums wordt uiterst nuttig wanneer u moet archiveren, waarover ik in een volgend artikel over e-mailbeheer zal praten.
Tags. In mijn voorbeeld gebruik ik alle hoofdletters voor de mappen die beginnen met "IDEAS_" omdat ik wil dat "ideeën" bij elkaar blijven als ik op naam sorteer. Ik beschouw deze als tags. Voor lopende beoordelingen doe ik geen moeite met een tag. Ik noem de map gewoon bij de productnaam. Als ik meer dan ongeveer 20 productrecensies tegelijk aan de gang had, zou ik waarschijnlijk mijn naamgevingsconventie voor mappen wijzigen en een tag toevoegen om alle lopende dingen samen te laten hangen. "IN-PROGRESS_" zou waarschijnlijk te lang zijn, maar misschien zou zoiets eenvoudigs als "IN_" werken.
Het blijkt dat met name "IN_" niet zou werken, en hier is waarom: Toen ik mijn hele mapstructuur schetste, gebruikte ik het woord "in" elders om iets heel specifieks te betekenen. Zie je hoe belangrijk het is om het hele ding eerst te schetsen?
Uniek. Een van de redenen om tags en cijfers te gebruiken, is dat het helpt bestandsnamen uniek te houden. U wilt nooit twee bestanden of mappen met dezelfde naam, omdat als u ze per ongeluk naar dezelfde locatie sleept en neerzet, de ene de andere zou kunnen overschrijven. En het is natuurlijk verwarrend.
Speciale tekens. Underscores zijn mijn beste vriend in conventies voor mapnamen. Ze zijn schoon en houden de tekst gemakkelijk leesbaar. Sommige mensen gebruiken spaties en koppeltekens in hun mapnamen - het is aan jou. Wat je ook kiest, blijf altijd bewust van hoe de tekens alfabetische naamsortering beïnvloeden. Soms gebruik ik een onderstrepingsteken aan het begin van een mapnaam wanneer ik die map altijd bovenaan wil laten verschijnen, zoals '_DONE'. Vervolgens kan ik alles wat is voltooid naar de bovenste map slepen en neerzetten. Als alternatief, als ik het onderaan wilde, zou ik het "z_DONE" kunnen noemen.
Kleur. Mac OS is fantastisch in het snel laten mappen van kleurencodes door met de rechtermuisknop te klikken. Je kunt het op een pc doen, maar het is onhandig. Ik vertrouwde op kleurcodering toen ik werkte aan zeer samenwerkende ontwerpprojecten - mijn collega en ik bestempelden mappen op een gedeelde server als geel toen de inhoud nieuw en nog niet gepolijst was, oranje nadat de bestanden hun eerste ontwerpfase hadden doorlopen, en dus door tot paars, wat aangaf dat het werk klaar was.
Welk systeem u ook implementeert, houd u eraan! Consistentie is de sleutel om georganiseerd te blijven. Vergeet niet dat georganiseerd zijn, zoals in vorm blijven, levensstijlveranderingen op de lange termijn vereist, geen snelle oplossingen. Probeer zoveel mogelijk en zoveel mogelijk zinvol dezelfde basisprincipes te gebruiken voor alle projecten, teams en afdelingen in het hele bedrijf.
Take Aways
De stappen om te onthouden uit dit artikel zijn:
1. Schets uw mappenstructuur voordat u deze implementeert.
2. Organiseer informatie hiërarchisch en denk na over wat u moet zien en weten in een snapshotweergave wanneer u in een map kijkt.
3. Gebruik letters, cijfers en speciale tekens in uw mapnamen om ze in een intelligente volgorde weer te geven.
4. Wees consistent met naamgevingsconventies wanneer u nieuwe mappen maakt.
