Video: Medische Publieksacademie UMCG - Covid-19: impact van een nieuwe onbekende (November 2024)
Geordend en georganiseerd blijven is als afvallen. Kortetermijnoplossingen werken niet. U moet levensstijlveranderingen aanbrengen die u en uw werknemers of zakenpartners op de lange termijn kunnen volhouden.
In deze serie geef ik tips over hoe u zowel uw bedrijf als uw eigen persoonlijke gegevens kunt ordenen door het volgende aan te pakken:
1. Hoe uw bedrijf over informatie denkt.
2. Naamgevingsconventies voor mappen en hoe u erover kunt denken.
3. Naamgevingsconventies voor bestanden.
4. Informatie-uitwisseling.
5. Hoe e-mail beheren.
Een dieet om georganiseerd te worden
Als het gaat om afvallen, vinden sommige mensen dat een dieet van vijf of zes kleine maaltijden gedurende de dag voor hen werkt, terwijl anderen drie geregimenteerde maaltijden nodig hebben en absoluut geen tussendoortje tussendoor. Sommige mensen kopen een lidmaatschap van de sportschool (de stimulans om daadwerkelijk te gaan kan komen van het geld dat ze hebben uitgegeven), terwijl anderen beter zijn om kleine periodes van oefening in hun dagelijkse routine in te passen, zoals de trap nemen in plaats van de lift of fietsen naar het werk.
Het punt is dat dezelfde oplossingen niet voor iedereen werken. Het is hetzelfde met georganiseerd zijn.
Manieren van denken over informatie
Organiseren en blijven moet een levensstijlverplichting zijn voor uw bedrijf. Elke medewerker en stakeholder in de dagelijkse bedrijfsvoering moet zich aan het programma kunnen houden. Uw systeem om te worden georganiseerd moet bestaan uit werkwijzen die in ieders routines passen, of het nu gaat om het consequent nemen van kleine stappen, zoals het verwijderen van onnodige bestanden terwijl u bezig bent, of het nemen van grotere stappen volgens een gereglementeerd schema, zoals elke vrijdagmiddag reserveren voor opschonen inboxen.
Dus voordat u uzelf en uw collega's op een nieuw dieet zet om georganiseerd te worden, moet u even nadenken over hoe uw bedrijf de informatieorganisatie ziet. Enkele mogelijkheden zijn:
• op datum of maand, bijvoorbeeld wanneer iets voor het eerst plaatsvond of volgens planning zal worden voltooid
• op projectnaam
• op naam van de verantwoordelijke persoon
• per fiscaal kwartaal
Praktijken op elkaar afstemmen
Het is belangrijk om niet te proberen een van deze organisatiesystemen in uw bedrijf te passen als het niet weerspiegelt hoe uw team feitelijk werkt. Vraag je collega's, als ze een bepaald document, misschien een factuur of een contract, moesten vinden, waar zouden ze eerst kijken? Wat nog belangrijker is, hoe zouden ze eruit zien? Zoeken ze op hun computer of het bedrijfsnetwerk op leveranciersnaam, datum, productbeschrijving? Openen ze een map en schuiven ze bestandsnamen af, of sorteren ze op datum of sorteren ze op bestandstype? Hoe lang duurt het voordat ze de informatie hebben gevonden? Verspillen ze tijd omdat ze zoeken op een manier die hen niet helpt hun resultaten snel te beperken?
U hebt hiervoor geen formele vergadering nodig. Kom gewoon langs en vraag het. Het kost je twee minuten.
Er kan meer dan één antwoord zijn. Soms herinner je je misschien de maand en het jaar waarin een project van start ging, terwijl je collega misschien de naam van het project vastlegde. En in beide gevallen is de informatie niet noodzakelijk statisch. Misschien had het project een codenaam tijdens de ontwikkeling, en misschien werd het laat gelanceerd. In het volgende artikel over conventies voor mapnamen, leg ik uit hoe u een systeem implementeert dat dit soort incongruenties aankan.
Slaap er een nachtje over
Door deze oefening uit te voeren, moet u beter begrijpen hoe uw bedrijf de informatie moet structureren - maar slaap er een dag of twee op en probeer het opnieuw voordat u beslissingen neemt of wijzigingen aanbrengt in uw bestaande structuur. Soms vergeten we waarom bepaalde praktijken bestaan en het abrupt wijzigen ervan kan per ongeluk een andere zakelijke reden vernietigen.
Vroeger werkte ik bijvoorbeeld in een kantoor waar freelancercontracten werden gesorteerd in twee werkelijke hangende bestandsmappen, één voor facturen en één voor belastingformulieren. Het leek me veel logischer om ze samen te voegen. Waarom hebben twee archiefkasten en twee mappen beide het label "Doe, Jane?" Wanneer ik toegang tot facturen nodig had, moest ik meestal ook de belastinginformatie van de freelancer opzoeken. Waarom niet gewoon het systeem vereenvoudigen? Een reden die me nu duidelijk is, maar toen nog niet was, is dat veel mensen in de organisatie toegang nodig hadden tot de facturen, maar weinig mensen toegang zouden moeten hebben tot de persoonlijke gegevens, zoals burgerservicenummers. Het is een goede zaak dat mijn manager deze reden begreep en het me kon uitleggen voordat ik het hele systeem reorganiseerde.
Take Aways
De eerste stappen om dit artikel weg te nemen zijn:
1. Vraag je collega's en jezelf: "Hoe denk ik over onze informatie?"
2. Laat de antwoorden een dag of twee in je hoofd rondslingeren voordat je tot conclusies komt.
3. Er zou een structuur moeten komen. Maak je geen zorgen als je het kunt zien.
Onthoud dat georganiseerd zijn is als fit blijven. Niets gaat van de ene dag op de andere veranderen en het is belangrijker om de juiste levensstijlveranderingen voor u en uw organisatie aan te brengen - veranderingen die blijven hangen.
