Video: Vind verloren bestanden terug in Windows (Consumentenbond) (November 2024)
Hoe u en uw collega's uw bestanden een naam geven, is net zo belangrijk als hoe u uw mappen een naam geeft. Door het vanaf de start intelligent, systematisch en logisch te doen, positioneert uw bedrijf zich voor succes, groei op lange termijn en stabiliteit.
Veel bedrijven die een nieuwe organisatorische push overwegen, hebben waarschijnlijk een enorme achterstand van oude bestanden die ze niet willen hernoemen (althans niet meteen). Dat is goed. Je moet ergens beginnen.
In veel gevallen is het zinvol om een nieuw systeem te implementeren bij het starten van een nieuw project, team, fiscaal kwartaal of jaar - welke belangrijke oriëntatiepunten uw bedrijf ook heeft. Het is logisch om op een belangrijk tijdstip te beginnen, mede vanwege de manier waarop u omgaat met de ongeorganiseerde archieven. In een jaar kun je moeiteloos alles vinden en beheren wat je nodig hebt, maar je zult niet in staat zijn om oudere dingen te vinden die net zo gemakkelijk dateren van vóór je nieuwe systeem. Ik zal je een paar trucs geven voor het omgaan met die archieven zonder maanden (of de jeugd van een stagiair) ze allemaal te hernoemen.
Bestandsnamen
Net als bij mappen moeten bestandsnamen zijn:
• uniek
• indicatief voor wat het bestand bevat
• in overeenstemming met hoe uw bedrijf over informatie denkt
• scanbaar (met het menselijk oog) op basis van hoe u en uw medewerkers informatie vinden
• natuurlijk alfabetisch geordend
• consequent!
Uniek. Het is absoluut cruciaal dat bestandsnamen uniek zijn, vooral als u in een samenwerkingsomgeving werkt, en vooral als u vaak bestanden naar een server kopieert. Als u geen systeem hebt voor hoe u bestandsnamen uniek houdt, loopt u het risico ze te overschrijven en al uw gegevens te verliezen. In samenwerkingsomgevingen is het gebruikelijk om opzettelijk bestanden te overschrijven. Als je net als ik bent gewend geraakt aan de pop-upwaarschuwing ("Weet je zeker dat je het bestaande bestand wilt vervangen door het nieuwere?"), Zal niets je tegenhouden om het verkeerde bestand te overschrijven als het dezelfde naam.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat ik een nieuwe factuur van Gray's Electronics heb met de naam Grays-factuur.pdf, gisteren gedateerd. Ik plak het misschien op de server in de map Facturen en ik krijg mogelijk een waarschuwing dat er al een bestand met die naam bestaat. Ik zou ook kunnen aannemen dat sinds de factuur gisteren binnenkwam, iemand anders hem daar plaatste - maar ik had net de boekhoudafdeling deze factuur laten ondertekenen, dus de mijne moet de meest recente zijn, dus ik zal de oude overschrijven. Het geheel valt in duigen wanneer iemand me later die dag vraagt om de voorafgaande factuur van Gray op te halen, weet je, die van twee maanden geleden… die met dezelfde bestandsnaam, die nu weg is.
Indicatief. Het lijkt dom om te zeggen dat bestandsnamen moeten aangeven wat ze bevatten, maar ik heb het vaak gezien fout gaan. Veel mensen nemen aan dat wanneer ze een in een map nestelen, de map zorgt voor de grotere categorienaam. Ze gaan er ook ten onrechte van uit dat de meest relevante inhoud van een bestand voor hen ook duidelijk zal zijn voor iedereen die toegang tot het bestand nodig heeft. Laten we het factureringsvoorbeeld nog een keer nemen. Stel dat de boekhoudafdeling facturen op drie manieren vindt: factuurnummer, btw-nummer en de fiscale maand waarin deze is betaald. Het kan de boekhouding niets schelen dat het "Gray's factuur" is.
Ik gebruik persoonlijk twee belangrijke ID's voor al mijn bestanden: numerieke datums en codes. Thuis blog ik meerdere keren per maand. Alle tekstbestanden en foto's die ik op mijn blog gebruik, zijn geclassificeerd met een datum van vier cijfers (YR MO) en de classificator "bg" voor "blog". Een foto van een markt in Montreal, genomen tijdens een reis in september 2010, wordt 1009bg_montreal_market.jpg genoemd. De viercijferige cijfers werken voor mijn blogbestanden omdat ik gemiddeld maar vier of vijf berichten per maand schrijf.
Soms heb ik echter tientallen foto's van een bepaalde maand. In dat geval codeer ik ze met een zescijferig nummer, waarbij ik de dag tot het einde toevoeg, of ik kort een andere betekenis af om tekens op te slaan, zodat ik meer beschrijvende tekst aan de bestandsnamen kan toevoegen. Bijvoorbeeld:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Ik weet voordat ik zelfs de bestanden open dat dit beide foto's zijn van pepers die ik heb gepost op mijn blog (bg), genomen in september 2010 (1009), in Montreal (mnrl), op de markt (mrkt).
Een andere truc, als je veel reist, gebruik dan de luchthavencode om de locatie aan te duiden: YUL voor Montreal, LAX voor Los Angeles, LHR of LGW voor Londen, enzovoort.
In lijn met het zakelijke denkproces. Zoals je misschien uit het bovenstaande voorbeeld hebt geraden, weet ik dat ik op mijn geheugen kan rekenen om informatie op datum te halen. Om te beslissen hoe uw naamgevingsconventies zullen werken, moet u weten hoe uw bedrijf informatie onthoudt. Maar dadels doden ook twee vliegen in één klap. Ze coderen het bestand voor wanneer het zich heeft voorgedaan of belangrijk was en zorgen ervoor dat u halverwege unieke namen krijgt. Ik zal nooit per ongeluk foto's van mijn Montreal-reis uit 2006 openen wanneer ik die van 2010 echt wil, zelfs als ik beide keren foto's op markten heb gemaakt.
Ik raad absoluut aan om een datum in uw bestandsnamen op te nemen. De enige echte vraag is, welke datum is het nuttigst voor uw bedrijf? De datum waarop een factuur is verzonden of verwerkt, of de datum waarop het werk is voltooid of wanneer het contract is ondertekend? Bedrijfseigenaren, teamleiders en afdelingsmanagers moeten het laatste telefoontje plegen, maar praat eerst met de mensen die het meeste dagelijkse werk doen. Zij zijn degenen die zullen weten wat echt logisch is.
Scanbare. Wanneer u een map opent, wilt u de inhoud onmiddellijk weten, zonder bestanden te openen of naar miniaturen te kijken. Het bedenken van de juiste bestandsnaamconventie omvat het uitzoeken wat de belangrijkste informatie in elk document is. Ik krimp ineen als ik iemands computer zie met het bestand resume.doc. Welke CV is het? Wanneer is het bijgewerkt? Is het een lange of een korte versie? Waar wordt het naartoe gestuurd? 1102_CV_marketing_digital.doc is mogelijk het cv dat uw digitale marketingervaring belicht, terwijl 1102_CV_short.doc mogelijk het generieke professionele CV is dat u wilt bijwerken wanneer u zich aanmeldt voor een rechtenstudie.
Denk maar aan hoeveel productiever u en uw collega's zouden kunnen zijn, want u wist met grote zekerheid wat elk bestand bevatte voordat u het opende.
Natuurlijk besteld. Een andere reden waarom ik datums graag als identificatie gebruik, is omdat alles in chronologische volgorde zal vallen wanneer de map bestanden op naam sorteert, wat meestal de standaard is. Sorteren op werkelijke bestandsdatum geeft alleen aan wanneer de bestanden voor het laatst zijn bijgewerkt en dat is waarschijnlijk niet het belangrijkste dat u wilt of moet weten. Als u de YR MO DA altijd aan het begin van de bestandsnaam plaatst, heeft u altijd een bestelling.
Consistentie. Eerder maakte ik de analogie dat georganiseerd zijn is alsof je in vorm blijft. Verandering gebeurt niet van de ene op de andere dag. Beloningen komen op de lange termijn, niet op de korte termijn. U moet wijzigingen aanbrengen die geschikt zijn voor u en die zullen duren, in plaats van op een rage-dieet te springen. Wanneer je het gevoel krijgt dat je een oplossing hebt gevonden waarmee je kunt leven, blijf er dan bij!
Intelligent omgaan met archieven of oudere bestanden
Niemand verwacht dat u uw hele gegevensarchief reorganiseert en hernoemt. Het is geen waardevolle manier om je tijd door te brengen, en het is belachelijk om te denken dat je het zelfs zou kunnen doen. Dus wat moet je doen met al die ongeorganiseerde bestanden en mappen uit het verleden?
In één keer nadenken over al uw bestanden is onhandelbaar. Daarom zijn ze ongeorganiseerd! De eenvoudigste manier om uw archieven aan te pakken, is door aan twee groepen te denken: oud en heel oud. Hoe je oud en echt oud definieert, is aan jou.
Voor mij betekent "echt oud" dat ik meer dan 99 procent zeker weet dat ik het bestand nooit meer zal openen - maar het kan gebeuren. "Echt oud" spul moet voor mij ook minstens drie jaar oud zijn. Bestanden die aan deze twee criteria voldoen, kunnen worden gearchiveerd op schijf.
Normaal "oud" verwijst in het algemeen naar bestanden waaraan ik binnen een en drie jaar geleden heb gewerkt. Deze blijven op mijn harde schijf of server staan, waar ik ze indien nodig kan openen, maar word gedumpt in jaarmappen. Ik heb mappen met het label "2010", "2009" en "2008."
Als u per jaar oudere inhoud in mappen plaatst, kunt u de lente opschonen. Heb je ooit geprobeerd je kast grondig schoon te maken zonder deze te legen? Het werkt niet. Om georganiseerd te worden, moet je een nieuwe start maken. Door al uw bestanden per jaar in mappen te vegen, krijgt u die schone start zonder iets te verwijderen dat u misschien nodig hebt. U moet een schoon en opgeruimd venster zien voordat u zich kunt organiseren!
Wat doet u met een bestand dat meerdere jaren beslaat? Plaats het in de meest recente jaarmap. Heb je er vorig jaar aan gewerkt? Dan zou het in de mappen van vorig jaar moeten staan. Als je je zorgen maakt, kun je het niet vinden, waarom? Je bestanden zijn al een puinhoop! Waarschijnlijk moet je toch naar het bestand zoeken, dus wat maakt het uit als het in nog een map is genest?
Take Aways
De belangrijke take-away punten van dit artikel zijn:
1. De bestandsnaamconventie die uw bedrijf gebruikt, moet door iedereen in de organisatie worden begrepen.
2. Conventies voor bestandsnamen moeten mensen helpen informatie snel te vinden door namen te scannen of door te zoeken naar datums of andere betekenaars in de naam.
3. Bestanden die "van nature geordend" zijn, zijn gemakkelijker te scannen en te sorteren.
4. Wees consistent met naamgevingsconventies.
5. Vermijd een groot revisieproject door eenvoudig oudere gegevens per jaar te archiveren.
