Maak je klaar: stemassistenten komen naar je vergaderruimte

Eenmaal opgesloten in smartphones, vinden stemassistenten nu nieuwe huizen in verschillende vormfactoren. Spraakassistenten zijn digitale assistenten die spraakherkenning, spraaksynthese en natuurlijke taalverwerking (NLP) gebruiken om slimme luidsprekers van stroom te voorzien en slimme huishoudelijke apparaten te bedienen. Ze kunnen gebruikers ook helpen bij het dicteren van berichten, het beheren van taken en het instellen van afspraken. Spraakassistenten zijn de handsfree computerinterface voor de toekomst, maar zijn we klaar om hen te laten luisteren tijdens onze telefoongesprekken en vergaderingen? Als dat "griezelig" aanvoelt, moet je eroverheen komen omdat de stemassistent een idee is wiens tijd is gekomen.

Gartner Research voorspelt dat tegen 2021 25 procent van de digitale werknemers dagelijks virtuele assistenten zal gebruiken; dit is slechts 2 procent hoger in 2019. Voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) en startups betekent dit een mogelijkheid om een ​​virtuele assistententechnologie te gebruiken voor meer repetitieve en ondersteunende bedrijfsprocessen, die volgens leveranciers hoe dan ook geef die klanten meer tijd om de dagelijkse gang van zaken bij te wonen.

Afbeeldingstegoed (Statista )

AI voor vergaderingen, conference calls

Als het gaat om vergaderingen en telefonische vergaderingen, is afleiding een veel voorkomend probleem omdat het afnemende betrokkenheid en retentie bij de deelnemers veroorzaakt. Je zou dat kunnen verwachten in je maandelijkse vergadering van omzetbeoordelingen, maar het is niet iets wat je wilt als je met klanten praat of belangrijke nieuwe initiatieven plant.

Dit is waar aanbieders van technologie voor spraaksamenwerking zoals Voicea denken dat ze het verschil kunnen maken. Voicea's Enterprise Voice Assistant (EVA) is bijvoorbeeld ontworpen om de productiviteit in vergaderingen en conferentiegesprekken te verhogen. EVA luistert naar een vergadering of een gesprek, maakt notities en stelt herinneringen in zodat deelnemers minder energie kunnen spenderen aan het maken van notities en zich meer kunnen concentreren op de discussie.

Een oplossing zoals EVA kan iets ongrijpbaars, zoals een telefonische vergadering, verwerken en kwantificeren in notities, resultaten en zelfs toegewezen taken en actie-items. "EVA kan zoveel sprekers volgen en labelen als er in een vergadering zijn", zegt Cory Treffiletti, Chief Marketing Officer bij Voicea.

De spraakassistent werkt ook met populaire online videoconferenties en vergaderoplossingen, waaronder Bluejeans, Cisco WebEx, GoToMeeting, Microsoft Skype for Business en Zoom.

"EVA neemt deel aan vergaderingen, luistert en transcribeert de gesprekken", legt Mohamed El-Geish, Chief Architect bij Voicea, uit. "Kunstmatige intelligentie wordt op verschillende manieren toegepast: een automatisch spraakherkenningssysteem voor transcriptie, een KeyWord Spotting-systeem om te reageren wanneer gebruikers zeggen: 'Oké EVA'; een systeem voor het detecteren van intenties voor het begrijpen van spraakopdrachten, zoeken in audio en voorspellend modellen om belangrijke momenten in de vergadering aan te bevelen."

Niet de spraakassistent van uw smartphone

Spraakassistenten voor de werkplek hebben een ander karakter en ontwerp dan die op uw smartphones, slimme luidsprekers en slimme huishoudelijke apparaten. Consumentengerichte stemassistenten bouwen rond hun vriendelijke persoonlijkheden en hun vermogen om te informeren en te entertainen. Ze luisteren altijd naar hun trigger-woorden, en ze kunnen aanmatigend en dom zijn.

Op productiviteit gerichte stemassistenten hebben meer gedempte persoonlijkheden. Ze proberen gebruikers te helpen om afleiding te voorkomen, niet om ze toe te voegen. EVA bevestigt hoorbaar dat het aan een vraag heeft voldaan zonder een gesprek te beginnen. Dit komt omdat het doel is om een ​​dienst te verlenen en het gesprek niet te onderbreken, volgens Treffiletti.

"Siri en Alexa moeten op een manier werken die EVA niet doet, " zei hij, "omdat EVA een dienst aanbiedt die gericht is op de conversie van een vergadering om een ​​waardevol stuk inhoud voor u en uw team te worden."

Vergaderingen verbeteren met Voice Analytics

Binnen een uur na de vergadering of telefonische vergadering, e-mailt EVA deelnemers een verslag van de vergadering, inclusief enkele hoogtepunten, en zelfs een word cloud samengesteld uit de meest gesproken sleutelwoorden tijdens de vergadering. EVA ontleedt de getranscribeerde vergaderingsinhoud in verschillende items.

"Spraakassistententechnologie is een eenvoudige manier om de vergaderervaring te verbeteren, inhoud te beheren en bij te houden en de betrokkenheid bij in-room technologie te vergroten", legt Daniel Newman, Principal Analyst bij Futurum Research, uit. "Of u nu een presentatie start, de notities e-mailt of gewoon de lichten dimt, uw stem gebruiken is de meest natuurlijke en eenvoudige manier om deze taken uit te voeren."

Een ander belangrijk kenmerk van EVA is de mogelijkheid om met projectbeheer-apps te werken. Met spraakopdrachten kunnen gebruikers EVA een taak laten maken in apps zoals Asana, Jira Service Desk en Trello om hen te helpen belangrijke actie-items en follow-ups van een vergadering te onthouden.

Spraakassistenten zien als productiviteitshubs

In de toekomst kunnen zakelijke stemassistenten als hubs voor verschillende services fungeren, net zoals de stemassistenten van consumenten tegenwoordig als hubs voor het dimmen van de lichten, het afspelen van muziek en het instellen van alarmen. We kunnen verwachten dat op productiviteit gerichte zakelijke stemassistenten processen integreren en automatiseren.

Als we kijken naar spraakgestuurde zakelijke oplossingen, zijn er verschillende bedrijven die al over de technologie beschikken die stemassistenten in de directiekamer alomtegenwoordiger maakt. "Ik ben optimistisch over Cisco en Microsoft, " zei Newman. "Voor Cisco hebben ze hun Webex Teams-platform gebouwd, samen met hun Teams Board-oplossing, om echt samenwerking in de ruimte te brengen met een focus op het gebruik van spraak en video om verder te gaan dan de kamer. Ik zie ook Microsoft, met Cortana een meer belangrijke speler. Met meer dan een miljard Microsoft Office 365-gebruikers bezitten ze nog steeds productiviteitstools. Ik zie dit als een natuurlijke uitbreiding voor hen. "

Barrières voor adoptie verwijderen

Hoewel het lijkt dat de spraakassistententechnologie rijp is voor acceptatie door bedrijven, zijn er nog steeds veel obstakels - zowel feitelijk als waargenomen - om het op veel werkplekken te brengen. Ten eerste kunnen mensen die slechte gebruikerservaringen hebben gehad met slimme luidsprekers of stemassistenten in hun smartphones, het gebruik van vergelijkbare technologie op de werkplek misschien een moeilijke verkoop zijn. Er zijn gevallen geweest waarin stemassistenten van consumenten, zoals Alexa van Amazon in hun Echo-speakers, een privégesprek opnamen en dit zonder toestemming naar een contact stuurden. Dan is er de griezeligheidsfactor: duizenden werknemers luisteren naar opdrachten en gesprekken via de slimme luidsprekers van gebruikers, om de nauwkeurigheid van spraakherkenning schijnbaar te verbeteren.

In het geval van een stemassistent zoals EVA, is alles wat wordt opgenomen en getranscribeerd alleen beschikbaar voor deelnemers aan de vergadering en meestal onder de controle van de organisator van de vergadering. Dezelfde beperkingen die van invloed zijn op de meeste consumentgerichte spraakgebaseerde technologie zijn van toepassing op bedrijfsgerichte stemassistenten. De bronaudio moet bijvoorbeeld luid en duidelijk genoeg zijn om correct te worden ontcijferd door de AI. Er zijn verschillende nuances, zoals buitenlandse accenten en regionale slangwoorden, die stemassistenten zouden kunnen laten struikelen, vooral in een drukke vergaderruimte. Dit kan leiden tot transcripties die niet in de context staan ​​of onleesbaar zijn. Hier kan machine learning (ML) het verschil maken.

"De assistent van Voicea wordt voortdurend getraind op accenten, uitspraak en wat we 'woorden uit woordenschat' noemen. Hoe meer u EVA in uw vergaderingen hebt, hoe meer EVA kan leren, " zei Treffiletti. "We werken met een vijf-laags automatisch spraakherkenningsplatform waar elke laag wordt getraind op verschillende aspecten van audiotranscriptie. Binnen elk van deze werken we met talen, accenten en vocabulaire naast audiokwaliteit en andere elementen die de resultaten verder verbeteren van het platform."

Problemen met veiligheid en privacy aanpakken

Afgezien van technische hindernissen, hoe denken werknemers over het delen van vergaderingen en conferentiegesprekken met een alomtegenwoordige robot voor spraakopname? Met een groter belang dat wordt gehecht aan privacy en beveiliging, kunnen werknemers worden geregistreerd als een inbreuk op de privacy. In het geval van Voicea is de opgenomen en getranscribeerde inhoud gecodeerd en alleen toegankelijk voor de mensen in de vergadering. Er is ook een opdracht "Off the Record" die alle opname- en transcriptieactiviteiten pauzeert.

"De grootste hindernis die we zien, is gewoon een gewoonte creëren", legt Trefiletti uit. "De meeste van onze gebruikers zijn tevreden met het idee om een ​​AI tijdens het gesprek te hebben, vooral omdat Voicea volledige transparantie toont van het hebben van de assistent tijdens het gesprek met e-mailmeldingen vóór de vergadering en waarschuwingen tijdens de vergadering." Hij voegde eraan toe dat deelnemers aan de vergadering die EVA gebruiken zich geen zorgen maken over privacykwesties, omdat ze begrijpen dat het voordeel van een vergadering een stuk inhoud wordt voor later gebruik.

Taken aanvullen, niet vervangen

• De Business Guide to Machine Learning De Business Guide to Machine Learning
• Business Choice Awards 2019: Voice Over IP (VoIP) -systemen Business Choice Awards 2019: Voice Over IP (VoIP) -systemen
• VoiceBase en Tableau leveren nieuwe inzichten via spraakanalyse VoiceBase en Tableau leveren nieuwe inzichten via spraakanalyse

Wat betreft het idee dat AI en virtuele assistenten banen van mensen wegnemen, EVA en soortgelijke oplossingen zijn taakgericht en ontworpen om mensen aan te vullen in plaats van te vervangen. "AI en robots zullen banen aannemen die weinig tot geen speciale vaardigheden vereisen, " merkte Newman op.

"We zien geen mensen die zich zorgen maken over baanvervanging, omdat de meeste vergaderingen geen persoon hebben die uitsluitend is gewijd aan het maken van notities en opvolging; dit is een taak die door een aantal mensen in de vergadering wordt gedeeld, " zei Treffiletti.