Wees georganiseerd: wanneer kan ik verwijderen?

Het opslaan van digitale gegevens is een grappig iets. Het heeft vaak geen zin om het te behouden (een betwistbare verklaring, en daar kom ik op), maar omdat het geen fysieke ruimte inneemt en virtuele ruimte goedkoop is, houden we eraan vast.

Maar er zijn consequenties aan het opslaan van alles. Als u worstelt met het bewaren of verwijderen van gegevens, van werkbestanden tot foto's tot e-mail, helpt deze kolom u bij het nadenken over uw huidige dilemma en nieuwe strategieën te ontwikkelen voor het beheren van de steeds groter wordende belasting.

De psychologie van spaarders

Kiezen om iets weg te gooien of te verwijderen is vaak een psychologische of emotionele hachelijke situatie meer dan een rationele beslissing. Heel vaak, als onze vinger over de delete-toets zweeft, wordt de potentiële waarde, niet de werkelijke waarde, voorkomen. We denken: "Er kan informatie in die e-mailthread staan ​​over het project dat twee jaar is afgerond en dat ik in de toekomst nodig heb." Of: "Wat als ik op een dag leer om fotobewerkingssoftware te gebruiken en die afbeeldingen op te ruimen die niet zo goed zijn als ze zijn?"

Wanneer we e-mails, foto's, muziek, notities en andere bestanden opslaan, beoordelen velen van ons de werkelijke waarde van de gegevens zoals ze nu zijn. We denken aan toekomstige omstandigheden die zich al dan niet kunnen voordoen. We houden vast aan dingen, want wat is daar de schade aan? Digitale opslagruimte is goedkoper dan ooit. Je kunt veel cloud-gebaseerde opslag gratis krijgen. Externe harde schijven zijn niet zo duur. En de hoeveelheid ruimte die op een typische thuiscomputer, tablet en smartphone komt - zelfs als u de kleinste hoeveelheid koopt - is vele malen meer dan ooit een decennium geleden.

Een gedachte is dat we met al deze beschikbare ruimte nooit iets mogen verwijderen. Archiveren is prima, maar wissen heeft geen zin. Wees voorzichtig, en bewaar alles. Mensen in dit kamp - laten we ze spaarders noemen - gedijen vaak in het concept van potentiële waarde. "Wat als ons bedrijf uitzoekt hoe we waardevolle informatie uit al die oude e-mails kunnen halen?" En ze hanteren waarschijnlijk ook een conservationistische benadering: "We kennen de waarde van de geschiedenis van deze gegevens nog niet, dus we moeten deze bewaren voor de tijd dat we dat doen."

Wanneer spaarders echter proberen toegang te krijgen tot hun bewaarde gegevens, stuiten ze meestal op een paar onverwachte problemen in de echte wereld. Ten eerste, zoals een collega van mij op de IT-afdeling zei: "Opslag is goedkoop, maar onderhoud is duur." Er zijn kosten (in geld, tijd of beide) verbonden aan het indexeren en ophalen van archieven, afhankelijk van waar en hoe het wordt gearchiveerd. Als je denkt dat je alle informatie hebt die je ooit nodig hebt omdat je je Outlook-bestanden ijverig archiveert, daag ik je uit om iets specifieks op te halen. Bestanden verzenden naar archief is eenvoudig. Ze extraheren en vinden wat je wilt is een pijn in de nek, en maar weinig mensen doen het echt. Spaarders slaan alles niet op omdat ze hun gegevens nodig hebben, maar omdat ze het idee leuk vinden om hun gegevens te krijgen als ze dat nodig hebben. Vraag jezelf af of die.PST-bestanden die je de afgelopen 10 jaar hebt geweigerd niets meer zijn dan een beveiligingsdeken.

Met andere woorden, wanneer u iets archiveert, afhankelijk van waar en hoe het wordt gearchiveerd, kan het ontoegankelijk en meer problemen worden dan het waard is om op te halen.

Een evenwichtige aanpak van opslaan en archiveren

Een betere benadering is naar mijn mening een duidelijk mentaal onderscheid tussen "werkbestanden" of "actieve gegevens" en andere soorten gegevens. Ik gebruik de term "werkbestanden" om gegevens te beschrijven die ik nodig heb voor huidig ​​werk in uitvoering of werk dat recent genoeg is voltooid zodat ik het redelijkerwijs nodig kan hebben om het in de nabije toekomst te openen. 'Actieve gegevens' betekent in wezen hetzelfde, maar kan beter computerbestanden beschrijven die niet aan het werk zijn gebonden, zoals familiefoto's en entertainment (muziek en video's). Er is een verschil tussen muziek die je actief speelt en muziek die je hebt verzameld om te verzamelen, maar waarschijnlijk nooit zal spelen… ooit.

De leeftijd van een bestand vertelt u niet altijd of het actief is. U kunt bijvoorbeeld enkele oude foto's als actief beschouwen als u van plan bent ze te delen of op te nemen in een project, zoals een familiegeschiedenis of wandkalender. Als u echter 18 versies van dezelfde fotocompositie hebt en 16 daarvan wazig zijn, is de kans dat u die 16 opnamen ooit zult gebruiken of er enige waarde uit haalt, extreem laag. Wanneer de waarde van een bestand zo laag is, is het prullenbak. Laat de ingebeelde potentiële waarde los en verwijder deze gewoon.

Ik denk ook dat het helpt om te denken aan archiveren vergelijkbaar met verwijderen, wat betekent dat als iets eenmaal is gearchiveerd, het in wezen ontoegankelijk is, zelfs als het niet voorgoed is verdwenen.

Hier is een heel duidelijk voorbeeld: de Amerikaanse regering dicteert dat Amerikanen zeven jaar belastinggegevens moeten bijhouden, dus al die gegevens zijn "actief" en moeten zo worden opgeslagen dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Uw belastinggegevens van meer dan zeven jaar geleden kunnen waarschijnlijk worden gearchiveerd omdat het zeer onwaarschijnlijk is dat u er ooit toegang toe zult moeten hebben, maar er is een kleine kans dat u of uw familie, zakenpartners of juridisch adviseur ze nodig heeft of wil hebben in de toekomst.

Weten wanneer te verwijderen (of archiveren)

Hoe weet u wanneer het goed is om uw computergegevens en -bestanden te verwijderen? De regels die u voor uzelf instelt, variëren waarschijnlijk per bestandstype, dus hier zijn enkele tips voor typische kantoorbestanden (tekstverwerking, spreadsheets, presentaties, enz.), E-mail, foto's en muziek en video's.

Bepaal de waarde. Praktisch gesproken, wanneer het tijd is om de rommel op te ruimen, bepaal je wat je nodig hebt of wilt weten over het werk, gegevens of bestand, en waar je het zou vinden. Zoek vervolgens naar plaatsen waar het is gedupliceerd. Dit is vaak dezelfde plaats waar u de delete-toets kunt gebruiken.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u het volgende opslaat: PDF's van verzonden facturen, kopieën van cheques voor betaalde facturen en een spreadsheet met alle factureringsactiviteiten. Op een bepaald moment nadat de betaling is ontvangen, wilt u misschien de factuur-PDF's verwijderen (of archiveren). De deal is afgelopen, de controle is gewist en je hebt een goed overzicht van de voortgang.

Verwijder foto's terwijl u fotografeert. Houd er bij foto's rekening mee dat alleen al omdat u tienduizenden afbeeldingen kunt opslaan, niet betekent dat u dat zou moeten doen. Maak er een gewoonte van om onscherpe foto's en andere slechte foto's te verwijderen terwijl u ze maakt (het is tenslotte een van de mooie dingen van digitale fotografie).

Trash routine e-mails. Verwijder voor e-mail routineberichten en snelle communicatie die geen informatie bevat die u later misschien nodig heeft. De meeste mensen kunnen sorteren op ontvanger en weten waar het grootste deel van deze bestanden zich zullen bevinden.

Bewaar slechts één exemplaar van e-mailbijlagen. Verwijder e-mails met bijlagen, maar sla de bijlage indien nodig lokaal op. Of andersom: bewaar de e-mail, gooi het bestand weg. Hoe dan ook, e-mailbijlagen zijn een goede plek om duplicaten te identificeren en u hebt maar één exemplaar nodig. Zie 'E-mailoverbelasting voorkomen' voor meer tips over e-mail.

Media dumpen (of archiveren) die u niet afspeelt. Voor alle hamsters van muziek en video, wees realistisch over welke bestanden u daadwerkelijk gaat afspelen. Als je een echte zware mediagebruiker bent, profiteer dan van cloudservices die een licentie verlenen aan de media die je bezit (a la iTunes Match) zodat je geen lokale kopieën hoeft op te slaan van dingen die je denkt te willen, maar nooit echt spelen.

Misschien is het gewoon mijn persoonlijkheid, maar ik voel een gevoel van vrijheid wanneer ik niet verzand ben met bestanden die ik gewoon niet nodig heb. De oefening om zelfs een klein beetje nutteloze gegevens, of bestanden die geen echte waarde hebben, te verwijderen, geeft me het gevoel dat ik me meer concentreer op de gegevens die er toe doen.