Organiseer: gebruik de VIP-inbox op iOS

Laten we zeggen, omwille van het argument, dat u last heeft van e-mailoverbelasting. Je zit in het onkruid in je inbox. Belangrijke berichten raken vaak verloren tussen de wirwar van listserv-overzichten, samenvattingupdates van sociale netwerken en discussies van vrienden over de sociale plannen van volgende week. Een van de snelste en eenvoudigste oplossingen voor iOS-gebruikers is het gebruik van de VIP-functie in de Mail-app.

Nu zeg ik niet dat dit de beste oplossing is, of een oplossing die voor iedereen werkt - integendeel. De VIP-inbox verlicht alleen uw e-mailconundrums als u aan bepaalde criteria voldoet (wat later wordt beschreven).

Over het algemeen denk ik dat de manier om e-mailoverbelasting echt op te lossen, is om gewoonten te ontwikkelen die je helpen om je berichten dag in dag uit bij te houden. (Ik heb minstens 11 van dergelijke tips voor het beheren van e-mail door consistent gedrag.) Maar een app of functie kan soms helpen om uw hoofd weer boven water te krijgen, wat u moet doen voordat u kunt beginnen met het ontwikkelen van betere dagelijkse gewoonten.

Wat is de VIP-inbox?

De VIP-inbox is een functie in de Mail-app op iPhone, iPad, iPad mini en iPod touch. Het sorteert in een speciaal gebied alle postvak IN-berichten van mensen die u markeert als "zeer belangrijk". Het verplaatst geen van uw e-mails. In plaats daarvan worden alleen belangrijke e-mails in een afzonderlijke inbox gemarkeerd, zodat ze gemakkelijker te zien zijn en niet verloren gaan tussen minder belangrijke dingen.

De VIP-inbox bevat ook meldingsinstellingen, zodat u een aangepast geluid kunt horen en visuele meldingen kunt ontvangen wanneer nieuwe berichten van zeer importerende mensen uw inbox raken.

Hoe werkt de VIP-inbox?

De VIP-inbox markeert in feite alleen berichten van belangrijke mensen door ze in een afzonderlijke weergave te plaatsen. Het verplaatst geen berichten. Er worden geen dubbele berichten gemaakt. Zie het als het automatisch toevoegen van een "VIP" -tag aan elke e-mail van een zeer belangrijke persoon in uw inbox en vervolgens alleen die getagde berichten weergeven in de VIP-inbox.

Hoe een VIP-inbox in te stellen

Op iPhones en iPads wordt de Mail-app al geleverd met een VIP-inbox, en het enige wat u hoeft te doen om het in te schakelen, is mensen beginnen te markeren als "zeer belangrijke personen".

1. Druk in de Mail-app op het pictogram van de blauwe cirkel met de witte pijl naar rechts.

2. Tik op "VIP toevoegen" en u wordt naar uw lijst met contactpersonen gebracht. U kunt elk contact selecteren waarvan de naam in zwarte tekst wordt weergegeven. Grijze tekst geeft aan dat u geen e-mailadres voor die persoon hebt (of de persoon is al gemarkeerd als VIP).

3. Wanneer u klaar bent met het toevoegen van VIP's, kunt u de instellingen aanpassen met de knop "VIP-waarschuwingen". Deze knop is een snelkoppeling naar uw instellingen voor VIP-meldingen. Je kunt er ook op deze manier komen:

Instellingen> Meldingen> E-mail> VIP.

Hier kunt u audio- en visuele meldingen inschakelen die u laten weten wanneer er nieuwe VIP-mail binnenkomt.

Hoe het beste gebruik te maken van de VIP-inbox

Ik denk dat er twee manieren zijn om de VIP-inbox het beste te gebruiken.

Markeer eerst niet meer dan ongeveer zes mensen als VIP's. Als je te veel VIP's hebt, verslaat dat het doel volledig.

Ten tweede, gebruik het om de tarwe van het kaf te scheiden op je huidige rommelige inbox. Wanneer u de VIP-inbox inschakelt, kijkt deze door bestaande berichten in uw inbox en door nieuwe inkomende e-mail. Als je honderden berichten in je verschillende inboxen hebt, maar alleen e-mail van je moeder, je baas en je significante andere wilt zien, hoef je alleen die drie mensen als VIP's te markeren en je iPhone of iPad zal verschijnen alleen hun berichten in seconden.

Het is belangrijk op te merken dat de VIP-inbox alleen door uw Postvak IN-berichten kijkt, maar dit doet het voor alle e-mailaccounts die zijn ingesteld in de Mail-app. Er wordt echter niet gekeken naar e-mail die is opgeslagen in archieven of andere mappen. Dat is cruciaal om te weten. Het is geen rechte zoekfunctie.

Is de VIP-inbox voor jou?

Het gebruik van de VIP-inbox kan nuttig zijn als u aan de volgende criteria voldoet:

• het aantal berichten in je inbox - maar niet noodzakelijkerwijs in je e-mailaccounts in het algemeen - is overweldigend
• u mist vaak belangrijke e-mails van een handvol geselecteerde mensen
• op dit moment moet je controleren of je belangrijke e-mails van een handvol geselecteerde mensen hebt gemist
• u slaat geen berichten op in andere mappen (inclusief "sluimeren" of berichten opslaan met de Mailbox-app)
• je hebt een snelle manier nodig om je Postvak IN-ervaring te verbeteren, omdat het momenteel zo'n ramp is dat het onmogelijk is om andere stappen te zetten om een ​​georganiseerd systeem voor het beheren van je e-mail te maken.

De kern van de VIP-inbox is compartimentering. Mijn organisatiegewoonten draaien grotendeels om verschillende manieren om informatie te compartimenteren, zodat ik me alleen kan concentreren op wat ik moet zien. Dat is een enorme reden waarom ik denk dat de VIP-functie waardevol kan zijn voor de juiste soort gebruiker.

Aanvullende bronnen

Als de bovenstaande opsommingstekens u niet echt beschrijven of wat u nodig hebt, is SaneBox een alternatieve oplossing die u kan helpen een rommelige inbox snel terug te vorderen via een ander soort sortering en compartimentering (vanaf $ 6 per maand met een gratis proefperiode van 14 dagen). SaneBox ruimt in principe je inbox op, zodat deze alleen berichten bevat van mensen met wie je eerder hebt gecorrespondeerd. Alle andere berichten worden in een nieuwe map gepusht, die u echt regelmatig moet controleren om de service te laten werken.

Zie voor meer e-mailbeheertips:

• 11 Tips voor het beheren van e-mail
• Hoe e-mailoverbelasting te voorkomen
• E-mailsjablonen instellen
• Hoe nieuwsbrieven en dagelijkse e-mails over deals beheren
• Hoe u ongewenste e-mail kunt verminderen