Organiseer: tips en hulpmiddelen voor het beheren van een project

Eigenaren van kleine bedrijven, werkende professionals en zelfs sommige studenten spelen vaak de rol van projectmanager, zelfs als ze volledig ongeschoold zijn om dit te doen. Projectmanagement is een groot en serieus bedrijf, met geavanceerde diploma's en certificeringen die specifiek zijn voor dit onderwerp. Als u geen gecertificeerde PM bent, is het gemakkelijk voor een project - en het bijbehorende team - onder uw toezicht om uit de hand te lopen, uit de koers te raken en in een volkomen ongeorganiseerde puinhoop te veranderen. Hoe houdt u uw project op koers als u niets weet over projectmanagement?

Dit gebeurde mij een paar jaar geleden bij een kleine organisatie. Ik werd gevraagd verschillende websiteherontwerpen en herlanceringen te beheren (ik werd aangenomen als redacteur). De teamleden omvatten een paar interne personeelsleden, evenals een flink aantal externe contractanten, en enkele onbetaalde vrijwilligers. En ik wist niets over projectmanagement.

Ik ben een zeer goed georganiseerd persoon, en daarom kreeg ik waarschijnlijk de leiding over het beheer van de projecten. Maar persoonlijke organisatie is niet hetzelfde als projectmanagement, en mijn eerste project kende een vreselijke start. Ik voelde me er vreselijk over en mijn gebrek aan vertrouwen maakte de zaken alleen maar erger. Natuurlijk wist ik hoe ik informatie moest verzamelen, een schema moest opstellen en dit onder alle betrokken partijen moest verspreiden, maar ik had geen idee wat ik nog meer moest doen.

Uiteindelijk heb ik het project rechtgezet en op koers gezet, maar het was niet eenvoudig. Er zijn zoveel dingen die ik wou dat ik toen had geweten over hoe een project te organiseren en te beheren.

Voor al jullie nietsvermoedende zielen die onbewust projecten moeten beheren, heb ik wat wijsheid verzameld van professionele projectmanagers en een paar van de tips gedeeld die ik ook heb geleerd. Al deze tips zijn geschreven in duidelijke taal, zonder PM-jargon, en wijzen op best practices die algemeen, tactisch en praktisch zijn.

Zorg ervoor dat de vergaderfrequentie voor alle partijen werkt. Afhankelijk van de grootte van het project en hoe goed het gaat, zal de frequentie van de vergadering (of oproep voor geografisch gescheiden teams) variëren. Wekelijkse vergaderingen of oproepen zijn vaak de norm, vooral bij het opstarten, maar de frequentie hangt af van de grootte en tijdlijn van het project en het moet voor alle partijen aangenaam en waardevol zijn. - Tom Thrash, projectmanager bij Aptara

Maak vergaderingen belangrijk. Heb een agenda, blijf bij de agenda en eindig vroeg. De tijd van een projectteam verspillen is een van de snelste manieren om het vertrouwen van een team te verliezen. Als het een statusvergadering is, zorg er dan voor dat het een statusvergadering blijft en geen klachtensessie of brainstorm wordt. En het teruggeven van een paar minuten die al waren toegewezen, is een snelle manier om te communiceren dat je het team en hun tijd respecteert. - Bill Sanders, directeur van Roebling Strauss, Inc. (een digitaal project- en managementadviesbureau)

Kies de juiste vergaderhulpmiddelen. Toen wekelijkse telefonische vergaderingen met een externe contractant niet productief bleken, heb ik een Google Drive-spreadsheet aan de mix toegevoegd. Het toonde een lijst met bugs die ik in een project had geïdentificeerd en een beoordeling voor hoe belangrijk ik dacht dat ze moesten oplossen. De aannemer en ik hebben dat document samen bewerkt terwijl we aan de telefoon waren. Soms loste hij op dat moment zelfs kleine problemen op. Het hosten van "werkvergaderingen", waar het werk tijdens de vergadering zelf wordt gedaan, is sindsdien een waardevolle aanvulling op mijn lijst met suggesties voor manieren om een ​​project in beweging te houden geworden. Met behulp van realtime samenwerkingshulpmiddelen, videoconferentiesystemen en ouderwetse face-to-face, ontmoetingen tussen laptop en laptop zijn allemaal opties. -Jill Duffy

Als "alles in orde is", blijf graven. Check-ins zijn van onschatbare waarde. Heel vaak vind ik dat een incheckvergadering resulteert in een antwoord van "alles is in orde". Dat is wanneer ik follow-upreacties vind zoals: "Dat is geweldig om te horen, maar zijn er echt helemaal geen problemen?" kunt u opvallen en waar u feedback krijgt die u kunt gebruiken. Die vervolgvraag leidt vaak tot antwoorden van: "Wel, ja, X is goed op weg gegaan, maar er was deze kleine Y die me de verkeerde kant op wreef." Er zijn veel mensen die gewoon niet van klagen houden, dus het is aan de projectmanager om dieper te graven. - Tom Thrash

Schiet nooit op de boodschapper. Als er dingen misgaan, en dat zullen ze doen, wil niemand het slechte nieuws brengen. Als u erom bekend staat dat u op slecht nieuws reageert met iets anders dan positief, "Hartelijk dank voor het onder mijn aandacht brengen van dit probleem. Hoe lossen we dit op?" je garandeert bijna dat je nooit vroegtijdig slecht nieuws zult ontvangen. En als u vroegtijdig slecht nieuws krijgt, krijgt u veel meer tijd om de kwestie (s) op te lossen en hun negatieve impact op het project te verminderen. - Bill Sanders

Laat anderen denken dat ze de controle hebben. Er is wat kruiden voor nodig, denk ik, maar een ding dat ik waardevol heb gevonden, is leren in controle te zijn en anderen te laten denken dat ze rijden. Velen willen het gevoel hebben dat ze de baas zijn, en dat is prima, maar de premier moet begrijpen dat ze uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor hoe het project afloopt. - Tom Thrash

Laat de gebruiker de kwaliteitscriteria definiëren. Elk product heeft een gebruiker, of het nu een ander teamlid is of een uiteindelijke eindgebruiker. Voordat de eigenaren van dat product nauwkeurig de tijd en middelen kunnen schatten die nodig zijn om het te voltooien, moeten ze weten hoe het product zal worden gemeten op kwaliteit en volledigheid. Of dit nu de vorm aanneemt van een volledige technische specificatie of een werkblad met kwaliteitscriteria voor één pagina, de gebruiker moet dit van tevoren definiëren. Het is een van de eenvoudigste beschikbare technieken voor risicobeheer. - Bill Sanders

Tools voor projectmanagers

Afgezien van de meest elementaire multifunctionele bedrijfstools, zoals Excel en Outlook, kunnen ad-lib PM's misschien vinden dat gespecialiseerde projectbeheersoftware hen door geïntegreerde functies in de richting van best practices aanzet. Het toewijzen van verantwoordelijkheid, het schatten van de uitvoeringstijden van taken en het onderhouden van communicatie kunnen allemaal gemakkelijker te onthouden zijn als er een hulpmiddel is dat u door de bewegingen leidt. Hier zijn een paar die u kunt gebruiken voor grote en kleine projecten:

Asana is echt een taakbeheerder, maar het ondersteunt meerdere gebruikers, is uiterst flexibel en kan gemakkelijk worden gebruikt als een lichtgewicht projectmanagement-app.

Basecamp, onze Editors 'Choice, is projectbeheersoftware die in veel grote organisaties wordt gebruikt. Een gratis versie is een handige en flexibele optie voor teams met veel kleinere middelen - zolang ze geen verbonden opslag nodig hebben.

Huddle is een 'cloud content samenwerkingstool', volgens het bedrijf, wat betekent dat het u een plek biedt om documenten online te zetten en eromheen samen te werken. Hoewel Huddle voorheen meer een PM-app was, is het nu ontworpen om te worden gebruikt in combinatie met andere projectbeheersoftware. Het wordt meestal door marketingprofessionals gebruikt dan wie dan ook.

LiquidPlanner ($ 29 per lid per maand) heeft één grote kracht: het brengt planning naar de aarde. In plaats van gebruikers te vragen zachte datums in te voeren wanneer ze denken dat het werk zal worden gedaan, laat LiquidPlanner PM's plannen op basis van prioriteit. Het is een andere manier van denken en werken, maar het kan voor u werken.

Er zijn veel meer tools om te gebruiken of te coöpteren bij het beheren van een project, en soms krijgen de eenvoudigste de klus efficiënter gedaan dan de robuuste, volledig functionele. Als je een goede tip hebt om te delen over het beheren van projecten of een aan te bevelen programma, laat dan hieronder een reactie achter.