Organiseer u: productiviteit op de iPad

Inhoud

• Get Organized: productiviteit op de iPad
• Genoemde producten

Als je hebt besloten om een ​​iPad voor je werk te gebruiken, moet je hem een ​​beetje anders behandelen dan als je hem alleen om persoonlijke redenen zou gebruiken. Kies een georganiseerde aanpak voor het instellen en beheren van uw iPad, zodat u er het meeste zakelijk gebruik van kunt maken.

Hoe een iPad nuttig kan zijn in een zakelijke omgeving, varieert sterk per beroep, en het is niet logisch voor alle soorten professionals. Ik heb bijvoorbeeld gehoord van makelaars die iPads gebruiken om potentiële kopers niet alleen extra informatie over een woning te tonen, maar ook om hun locatie te communiceren met andere collega's terwijl ze huizen tonen. Ik heb zelfs bureaus voor sociale dienstverlening gekend die hun werknemers voorzien van iPads voor het maken van aantekeningen bij het bezoeken van klanten, omdat iPads lichter zijn in het dragen en over het algemeen goedkoper dan laptops, maar toch krijgen ze de klus geklaard.

Maar een iPad gebruiken voor werk is niet altijd logisch. Als u het grootste deel van uw werkuren op één vaste locatie doorbrengt, is een iPad waarschijnlijk niet wat u nodig hebt. Als u gedurende een lange periode veel moet typen of grote bestanden moet beheren, kunt u beter investeren in een lichtgewicht laptop of ultrabook wanneer u een draagbaar apparaat nodig hebt. Maar onderschat ook de mogelijkheden van de iPad niet. Het kan behoorlijk intens werk aan.

Als je eenmaal hebt besloten om een ​​iPad voor je werk te gebruiken, zijn hier enkele tips voor het uitrusten.

De artikeltekst beveelt enkele apps en accessoires aan, terwijl de video enkele eenvoudige instellingen vermeldt die u mogelijk wilt inschakelen.

bezig met laden…

Wat te installeren op een iPad voor zakelijk gebruik

De apps die u nodig hebt voor uw zakelijke iPad, hangt grotendeels af van uw vakgebied, maar een paar zijn van toepassing op de meeste professionals over de hele linie.

Office-bestanden

Een uitstekende app om te installeren is er een waarmee je toegang hebt tot alle bestanden en gegevens die op je primaire computer staan, op kantoor of thuis. Citrix GoToMyPC (gratis voor app, vereist $ 19, 95 software geïnstalleerd op uw pc of Mac) maakt volledige afstandsbediening van uw andere computer vanaf uw iPad mogelijk. Installeer eerst de GoToMyPC-software op uw computer.

Als u geen volledige externe toegang tot uw bureaublad nodig hebt, is een eenvoudigere oplossing het gebruik van een app voor het synchroniseren van bestanden, zoals Dropbox of SugarSync. Met deze apps kunt u uw bestanden openen, zodat u ze met anderen kunt delen, maar niet noodzakelijkerwijs kunt bewerken, afhankelijk van de bestandstypen die u hebt opgeslagen.

Om bestanden te openen en te bewerken, hebt u de juiste kantoor-apps nodig, en vanaf dit schrijven heeft de 800-pond gorilla van kantoorsoftware, Microsoft, geen iPad-suite (hoewel het woord op straat is dat we er een konden zien tegen november 2012). In plaats van Microsoft Office kunt u Apple's eigen Pages, Numbers en Keynote gebruiken ($ 9, 99 per stuk, afzonderlijk verkocht), die samen bekend staan ​​als iWork. Apple maakt zijn kantoorapps nog aantrekkelijker door synchronisatiediensten voor je aan te bieden via iCloud, wat betekent dat je Dropbox of SugarSync niet nodig hebt voor iWork-bestanden (tenzij je een extra back-up van alle bestanden wilde maken, wat ik ten zeerste adviseren).

iWork is de Editors 'Choice van PCMag onder iPad-kantoorpakketten, maar twee andere opties die het ontdekken waard zijn, zijn Quickoffice Pro HD ($ 19, 99) - die goed integreert met Google Docs / Drive, Dropbox en Evernote - en het goedkope Smart Office ($ 9, 99), dat werkt met Google Documenten / Drive.

Alleen opmerkingen

Niet iedereen heeft een volledig kantoorpakket nodig als ze mobiel zijn en een iPad gebruiken om het werk te volbrengen. Ach, sommige mensen hebben zelfs geen kantoor-apps nodig als ze op kantoor zijn! Maar de meesten van ons moeten notities maken, ideeën noteren of een foto of afbeelding van aantekeningen voorzien. (Een van mijn minst favoriete dingen over iPads en iPhones is het onvermogen om het bestand van een afbeelding te taggen, een bijschrift te schrijven of de naam ervan te wijzigen.)

Mijn persoonlijke favoriete app voor het maken van notities is Evernote (gratis tot $ 45 per jaar voor Premium) omdat het een geweldige zoekfunctionaliteit, geweldige synchronisatie en tal van andere apps heeft, zodat u meer aantekeningen kunt blijven maken op uw andere apparaten. Naar mijn mening werkt Evernote het beste voor getypte aantekeningen in platte tekst, foto's en audiomemo's. Een betere keuze voor geschetste notities, zoals krabbels en vrije diagrammen, is Voorlaatste (99 cent), die toevallig ook eigendom is van Evernote.

Voor meer verbeterde getypte notities en de mogelijkheid om PDF's op te maken, is Note Taker HD ($ 4, 99) de app om te downloaden. Hiermee kunt u kleuren, lettertypen, puntgroottes wijzigen en ondersteunt het ook het invoeren van vingers.

Bestands- en databasebeheer

Het kan een uitdaging zijn om uw zakelijke en persoonlijke leven op orde te houden (en gescheiden) op een iPad. Bento 4 van FileMaker ($ 9, 99) is bedoeld om het probleem op te lossen. Deze organisatorische iPad-app maakt het eenvoudig om in slechts enkele minuten aantrekkelijke databases te maken, dankzij 40 sjablonen, een flexibel bewerkingssysteem en een schone, intuïtieve interface. U kunt Bento als een zelfstandige app gebruiken, of in combinatie met de Mac-app Bento 4 ($ 49) zodat al uw bestandsbeheerwerk wordt gesynchroniseerd tussen uw iPad en Mac.

Voor een diepere duik met databases, kunt u veel meer geld uitgeven voor FileMaker Go (gratis vanaf versie 12), dat synchroniseert met FileMaker Pro en dus een must-have app is als u op deze laatste vertrouwt om uw werk gedaan te krijgen.

Wilt u vanaf uw iPad toegang krijgen tot een FTP-server? Probeer Captain FTP ($ 9, 99). Captain FTP is zowel een FTP-client als een bestandsbeheerder die van uw iPad een opslagapparaat maakt.

Speciale zakelijke apps

Alle tot nu toe genoemde apps werken in een breed scala van context. Deze volgende apps zijn meer gespecialiseerd, maar als u past in het profiel van het soort zakelijke professional die ze nodig heeft, wilt u niet zonder.

Power.ME HD ($ 29, 99) is een zakelijke taak- en projectbeheerapplicatie die is ontworpen om "alle aspecten van het leven" aan te kunnen, zegt de maker. Dat is zeker een verheven uitspraak, maar deze iPad-app (ook beschikbaar op de iPhone en iPod Touch voor $ 19, 99) voldoet behoorlijk aan die claim door u te helpen de workflow te beheren en documenten te delen vanaf de mobiele apparaten van Apple en een pc Web browsers.

Als "factureerbare uren" de naam van je game is, zal OfficeTime ($ 7, 99) wonderen voor je doen door je tools te geven die bijhouden hoe je je tijd op de iPad doorbrengt. Het registreert tot op de minuut factureerbare uren en uitgaven voor de cent en bevat tools voor het gemakkelijk beheren van projecten en klanten. In combinatie met de desktopversie van OfficeTime ($ 47), beschikbaar voor Windows en Mac, die een volledig factureringssysteem toevoegt, is OfficeTime voor iPad een van de waardevolste apps die een drukke professional kan bezitten.

Reizigers die hun uitgaven voor terugbetaling moeten volgen, kunnen het Concur -systeem op ondernemingsniveau gebruiken, dat een eigen iPad-app heeft, zodat u bonnen kunt invoeren terwijl u ze ophaalt. Concur maakt nu ook rechtstreeks verbinding met TripIt, waardoor u nog meer manieren hebt om uw zakenreizen en de bijbehorende kosten te beheren.

Sommige eigenaren van kleine bedrijven geven hun werknemers liever van tevoren geld in plaats van hen te vergoeden. Een heel nette manier om te beheren hoe medewerkers het geld van het bedrijf uitgeven, is met CSI globalVCard (gratis voor apps; vereist CSI Corporate Card, in dit geval uitgegeven door Regions Bank). CSI globalVCard is een virtuele creditcardservice waarmee u een individuele virtuele creditcard van het bedrijfsaccount kunt uitgeven aan specifieke werknemers. Elke kaart heeft een gespecificeerd bedrag en kan beperkingen bevatten, zoals soorten aankopen toegestaan ​​en aantal toegestane gebruiken.

Zakelijke accessoires voor iPad

Behuizing, toetsenbord en standaard

Als het gaat om het accessoriseren van een iPad voor zakelijk gebruik, kunt u het beste twee vliegen in één klap slaan door een ClamCase ($ 149) te krijgen (alleen geschikt voor de nieuwe iPad en iPad 2). Hoewel duur, doet de ClamCase een dubbele taak door als een beschermhoes te fungeren en je een volledig QWERTY-toetsenbord en een slim 360-graden scharnier te geven waarmee je het kunt laten staan ​​alsof het een laptopscherm is.

schrijfstift

Nog een laatste accessoire: een stylus. We houden van de Pogo Sketch Pro- stylus ($ 24, 95), wat een geweldige aanvulling is op de voorlaatste notitie-app.

Zie "voor meer suggesties" Beste zakelijke iPad-apps ."