Organiseer u: een gezinskalender beheren

Misschien houdt u in de keuken een wandkalender bij met het komen en gaan van alle familieleden: afspraken, werkschema's, reisdatums, enzovoort. U kunt ook enkele potloden en gummen in de buurt houden om wijzigingen aan te brengen, omdat er altijd wijzigingen zijn. De schema's van uw gezin laten synchroniseren kan zijn eigen taak zijn. Het gebruik van digitale kalenders maakt echter veel van de uitdagingen eenvoudiger.

Hier zijn enkele functies om naar te zoeken en te gebruiken in een digitale gedeelde gezinskalender.

Functies delen. Onnodig te zeggen dat een gezinskalender bedoeld is om te delen, hoewel niet alle delen gelijkelijk worden gemaakt. Soms betekent het 'delen' van een agenda dat deze zichtbaar is voor een andere persoon. Op andere momenten betekent dit dat het samenwerkt - andere leden kunnen de kalender ook bewerken.

Mijn droomfamiliekalender zou fijn ingestelde machtigingsinstellingen hebben, zodat sommige familieleden de mogelijkheid hebben om specifieke afspraken te lezen en te schrijven terwijl anderen ze alleen kunnen zien. Sommige mensen zouden afspraken mogen maken en anderen konden alleen bestaande bewerken. En natuurlijk zou ik volledige beheerderscontroles hebben. Helaas, buiten dure en robuuste projectbeheertoepassingen, zul je deze diepe instellingen niet vinden in typische kalenders.

Openbare agenda's importeren. De meeste online agenda's hebben importopties, zodat u uw eigen agenda automatisch kunt vullen met een lijst met nationale feestdagen of een andere openbare agenda. Velen synchroniseren nu ook met Facebook en contactbeheer-apps, zodat u ook de verjaardagen van uw vrienden kunt importeren.

Synchronisatie. De beste gedeelde agenda's worden op meerdere platforms gesynchroniseerd, waardoor waarschuwingen, herinneringen en actuele informatie binnen handbereik zijn, waar u ook bent. Het is zinvol om een ​​kalender te gebruiken die u via een web-app kunt gebruiken, zowel op een smartphone als online. Op die manier hoeft u niet te vertrouwen dat u achter uw computer thuis of op kantoor zit om wijzigingen aan te brengen. Zorg ervoor dat het systeem dat u gebruikt ook werkt met de apparaten die uw gezinsleden hebben. Je zou niet willen dat je Android-dragende zoon uit de lus komt, terwijl je dochter met iPhone weet wat er aan de hand is.

Kleur codering. De meeste online kalenders hebben een kleurcodering, die soms wordt toegewezen aan mensen, en soms aan soorten afspraken, zoals persoonlijk versus werk versus familie. Voor mij moet een gedeelde agenda absoluut een soort kleurcodering hebben, omdat deze je in een oogwenk kan vertellen wie wat wanneer doet.

Wat voor soort kalender te gebruiken?

Google Agenda, iCal en Outlook. Waarschijnlijk zijn de drie meest populaire kalenders Google Agenda, Apple's iCal en Microsoft Outlook. Het voordeel van het gebruik van een van deze populaire agenda's is dat ze met veel andere apps en services kunnen worden geïntegreerd. Ze zijn ook redelijk flexibel, wat je enerzijds meer vrijheid geeft om ze te beheren zoals je wilt, en anderzijds meer werk kan creëren.

Gespecialiseerde familiekalenders. Ik heb een paar services getest die zijn ontworpen om gezinnen te centraliseren en te beheren, en de meeste komen met een agendaservice die heel specifiek is ontworpen met het oog op een modern gezin.

Famjama (gratis, 4 sterren) is veruit mijn favoriet van het stel en onze Keuze van de redactie bij familieorganisatoren. De beste functie hier is de mogelijkheid om afspraken in te stellen en deze alleen zichtbaar te maken voor geselecteerde familieleden. Famjama beschouwt ook niet alleen uw directe familieleden, maar ook verzorgers, en het heeft een pictogram dat laat zien wanneer er geen ouder is toegewezen aan een activiteit waarbij kinderen betrokken zijn. Famjama ondersteunt ook groepsagenda's buiten het gezin, zoals schema's van sportteams.

Iets bekender is de familieorganisator genaamd Cozi (gratis tot $ 49, 99 per jaar voor Gold-lidmaatschap, 2 sterren), en hoewel ik niet helemaal weg ben van de service in het algemeen, is de gezinskalender absoluut de sweet spot. U kunt een link naar iedereen sturen om uw Cozi-afspraken in hun externe agenda (Google Agenda, Apple iCal en Microsoft Outlook voor Windows, alleen-lezen) in te voeren. En een andere leuke functie is dat Cozi je in staat stelt elk gezinslid in te schakelen voor een wekelijkse e-mail met een lijst van de komende agenda van de week.

Een laatste populaire gezinsorganisator, AboutOne (gratis, 3 sterren), heeft momenteel geen gezinskalender, wat een grote reden is om de service niet te gebruiken. Er lijkt echter iemand aan het werk te zijn.

Online gaan voor een betere planning

Je gezinskalender verplaatsen van de keukenmuur naar een online service is logisch. Het geeft iedereen een beter inzicht in elkaars planningen, en is veel gemakkelijker te onderhouden en te bewerken (geen gummetjes vereist). Smartphone-waarschuwingen en herinneringen die aan uw agenda zijn gekoppeld, werken ook beter dan een grote gele ster op een wandkalender. Zorg er wel voor dat je op zoek bent naar de functies die je nodig hebt wanneer je een nieuwe gezinskalender kiest.