Organiseer: hoe verzend vooruitzichten ongedaan maken | Jill Duffy

Soms is de beste manier om productief te zijn in e-mail helemaal geen bericht te sturen, vooral als de inhoud ervan onjuist of ondoordacht is. Na jarenlang de knop Verzenden ongedaan maken te hebben getest bij een opt-in groep Gmail-gebruikers, heeft Google deze geliefde functie voor iedereen beschikbaar gemaakt. Verzenden ongedaan maken is een failsafe die u tot 30 seconden geeft om het verzenden van een e-mail te annuleren. Het is net voldoende tijd om naar adem te happen, je voet uit je mond te trekken en ervoor te zorgen dat die boodschap nooit het daglicht ziet. Niet iedereen realiseert zich dat Microsoft Outlook ook een aantal instellingen en opties heeft om een ​​bericht op te halen, een bericht uit te stellen, enzovoort, misschien omdat ze niet gemakkelijk te vinden of te begrijpen zijn. Er is een optie die lijkt op de knop Verzenden ongedaan maken in Gmail, maar deze is niet intuïtief te vinden of te gebruiken. Hier is hoe het werkt en hoe het in te stellen.

Hoe verzending ongedaan maken werkt

Om te begrijpen hoe verzending ongedaan maken werkt in Outlook, helpt het om eerst te begrijpen hoe het werkt in Gmail. Om de knop Verzenden ongedaan maken in Gmail te krijgen, moet je de functie inschakelen en een hoeveelheid tijd selecteren die je jezelf wilt geven om te voorkomen dat een bericht wordt verzonden. De maximale hoeveelheid tijd is 30 seconden, en het is de optie die ik aanbeveel.

Wanneer u de instelling inschakelt, maakt u eigenlijk een automatische blokkering of vertraging voor elk verzonden bericht, wat op zijn beurt een mogelijkheid biedt om het te annuleren. Dus je maakt echt niets ongedaan. Je stopt gewoon een actie voordat deze begint. 'Verzenden ongedaan maken' is natuurlijk beknopter en eenvoudiger te begrijpen dan 'verzenden uitstellen met een beperkte tijd om te annuleren'.

Microsoft, in zijn typische gebrek aan punchiness, biedt hetzelfde in Outlook, behalve dat het een proces in twee stappen is en meer werk vereist om op te zetten.

Hoe instellen Ongedaan maken Verzenden in Outlook

Zoals ik al zei, is het instellen van het equivalent van Gmail's knop Ongedaan maken verzenden in Outlook een proces in twee stappen. Eerst moet u een regel maken die vertraagt ​​dat alle berichten worden verzonden. Ik zal de instructies hier samenvatten:

1. Ga naar Bestand> Regels en waarschuwingen beheren> Nieuwe regel.
2. Kijk hier onder Start van een lege regel. Kies 'Regel toepassen op berichten die ik verzend'. Voeg geen andere regels toe (dwz laat de selectievakjes leeg).
3. Kies in de lijst met acties 'levering met een aantal minuten uitstellen'. U kunt de levering tot 120 minuten uitstellen, maar dat is te lang. Ik raad 1 minuut aan, dus voer "1" in (of hoeveel minuten u maar wilt) waar "een aantal" staat.
4. Volg de aanwijzingen om de regel op te slaan en een naam te geven en schakel het selectievakje "Schakel deze regel in" in voordat u afsluit.

De volgende stap is degene die u neemt wanneer u per ongeluk op een bericht drukt en het wilt stoppen voordat het daadwerkelijk gaat.

Uw bericht zal in uw outbox zijn. Dat is waar het rondhangt tijdens de vertraging van één minuut.

De snelste manier om ervoor te zorgen dat het nergens naartoe gaat, is door op de knop Offline werken te drukken (op het tabblad Verzenden / ontvangen). Nu kunt u het bericht naar uw map met concepten slepen om het nog meer te bewerken, of met de rechtermuisknop op het bericht klikken en het verwijderen.

Wie kan Verzenden ongedaan maken gebruiken?

Helaas is de functie Ongedaan maken van Outlook niet voor iedereen beschikbaar. De Outlook Mac-app heeft het gewoon niet. Het is echter beschikbaar in Outlook voor Windows 2016, 2013 en 2010.

Ik heb eerder gezegd dat Outlook andere opties heeft voor het "terughalen" van berichten. Waarom zou je dat niet gewoon gebruiken in plaats van de methode voor vertragen en verwijderen? Er zijn een paar zeer goede antwoorden.

Ten eerste hebben niet alle Outlook-gebruikers terugroepfuncties beschikbaar. Bij Microsoft Exchange-accounts moet de beheerder de opties beschikbaar maken. Veel organisaties kiezen ervoor om het weg te laten, en in hun verdediging is het een behoorlijk verwarrende functie. Ten tweede kunt u alleen berichten oproepen die naar andere mensen in uw organisatie zijn verzonden, dus het werkt hoe dan ook niet over de hele linie. Ten derde, als de ontvangers het bericht al hebben geopend, hebt u pech. Ten vierde kunnen ontvangers hun eigen functie inschakelen die het terugroepen in wezen onmogelijk maakt.

Hopelijk is dat verwarrende bedrijf van teruggeroepen berichten voldoende om u te overtuigen om in plaats daarvan de functie voor vertraagde berichten in te schakelen en deze in uw voordeel te gebruiken. Het is de betere optie en het kan je veel verdriet besparen!

Voor meer tips over e-mail kun je ook 5 manieren lezen om e-mail beter te e-mailen, e-mail te doden met de juiste projectmanagement-app en te stoppen met e-mail bestrijden met meer e-mail.