Video: TIPS OM TE PLANNEN | overzicht krijgen in je dag/leven (November 2024)
? wmode = transparent "Wat wilt u weten over georganiseerd worden?"
Dat is een vraag die ik mijn collega's en vrienden om de zoveel tijd vraag om ideeën op te doen voor deze column. De laatste keer dat ik het vroeg, antwoordde meer dan één persoon: "Hoe begin ik eraan?"
Als ik een handleiding voor beginners zou schrijven om zich te organiseren, zou dat beginnen met een absoluut essentieel advies: je projecten opdelen in kleinere stukken.
Een doel opsplitsen in kleinere doelen en dagelijkse taken is cruciaal voor succes. Alle georganiseerde mensen doen het, maar niet alle adviesartikelen maken het expliciet. Ik denk dat dit expliciet moet zijn. Het is zo belangrijk dat je er niet omheen moet.
Het echte geheim van georganiseerd zijn is erachter te komen hoe je de acties kunt uitvoeren die nodig zijn om de organisatie te laten plaatsvinden en door te blijven gaan. Je moet in staat zijn om de acties te definiëren - en dat is waar het bij het afbreken van een doel om draait.
Waar te beginnen met organiseren
Voordat je je kunt organiseren, moet je een doel hebben.
"Ik wil meer georganiseerd zijn" is geen doel. Probeer je voor te stellen wat je eigenlijk wilt. Probeer het onder woorden te brengen. En probeer die woorden positief en bruikbaar te maken in plaats van negatief.
Stel dat je het gevoel hebt dat je e-mail niet meer onder controle is. U wilt e-mail organiseren.
Negatief gedefinieerd doel: "Mijn e-mail is een puinhoop en ik wil het niet meer zo."
Positief gedefinieerd doel: "Ik wil altijd snel een e-mail kunnen vinden wanneer ik het nodig heb."
Het positieve en bruikbare doel is gericht op wat u wilt kunnen doen ("snel e-mails vinden"). Het doel dat door een negatieve inslag wordt gezien, bevestigt gewoon het probleem dat uw e-mail rommelig is en u er niet tevreden mee bent.
Hier is nog een voorbeeld:
Negatief gedefinieerd doel : "Ik heb te veel papieren. Ze proppen mijn bureau vol en veroorzaken afleiding, en ik haat het." (Merk op hoe er geen duidelijk beeld is van wat je wilt gebeuren of hoe je de situatie wilt veranderen.)
Positief gedefinieerd doel: "Ik wil een minimalistische werkruimte die me helpt te focussen. Ik wil mijn computer en de kracht van OCR benutten en zoeken om efficiënter te zijn bij het vinden van belangrijke documenten." (Let op de nadruk op positieve woorden, zoals "focus" en "efficiënt.")
Je moet je letterlijk letterlijk voorstellen wat je wilt en het in positieve woorden omzetten, concrete, bruikbare woorden. (Zie meer tips over het stellen en bereiken van doelen.)
Hoe een doel te deconstrueren
Als je eenmaal een doel hebt en het onder woorden hebt gebracht, moet je het deconstrueren.
Een gemakkelijke manier om een doel te deconstrueren is na te denken over wat u op een dagelijkse takenlijst zou schrijven om het doel te bereiken.
Je zou nooit een takenlijst plaatsen "Creëer een minimalistische werkruimte die bevorderlijk is voor focussen." Liever zou je kunnen schrijven:
- duidelijke mokken en kopjes van het bureau
- scan papieren in inbox
- gescande papieren
- rechtzetten van computerdraden
(Als je in de eerste plaats een beetje verdwaald bent over wat voor soort dingen op een takenlijst horen, heb ik een opfriscursus over het maken van betere takenlijsten.)
Voorbeeld: make-over fotoorganisatie
Ik wil je een langer voorbeeld geven van hoe je een groot organisatieproject in kleinere delen kunt opdelen om volledig te pesten hoe het gebeurt.
Ik heb gewerkt met een collega, Stephanie, aan een totale make-over voor digitale fotoorganisaties (waarover ik in een toekomstige column uitgebreid zal schrijven). Ze heeft duizenden foto's verspreid over meerdere computers en online opslagservices, en ze wil gewoon dat ze georganiseerd zijn.
1. Definieer het doel. De eerste keer dat we samen gingen zitten om het project te bespreken, vroeg ik haar: "Wat wil je? Wat is je doel?" Ik stopte haar voordat ze zelfs kon antwoorden. "Laat me dat anders formuleren. Wat wilt u kunnen doen met uw foto's die u nu niet kunt doen?"
Stephanie zei in wezen dat ze gemakkelijk foto's wil kunnen vinden, ongeacht welk apparaat ze gebruikte.
2. Begrijp het probleem. Mijn vervolgvraag was deze: "Hoe ziet u er nu uit als u op zoek bent naar een foto? Herinnert u zich de datum of de personen in de afbeelding of een gebeurtenis toen de foto werd gemaakt?"
Wat deze vraag eigenlijk stelde, was: "Wat voor soort oplossing moeten we zo ontwerpen dat deze aan uw behoeften voldoet?"
Ze zei dat ze haar foto's meestal ongeveer op datum herinnert, zoals 'op de universiteit', maar soms ook door de mensen op de foto.
We hebben een paar mogelijke oplossingen overwogen, maar hebben nog niets bepaald. Vaak helpt het om vooruit te gaan met een paar onderdelen van een organisatieproject, dus kijk of uw definitie van het doel verandert naarmate u meer te weten komt over het probleem.
3. Wijs jezelf kleine taken toe. Op basis van onze ontmoeting kwam Stephanie met een korte lijst met taken. Het zag er ongeveer zo uit:
Deze vier taken vormden de omvang van Stephanie's 'volgende stappen'. Merk op dat haar lijst maar een paar items lang is. Ze zou al deze taken gemakkelijk op een dag kunnen doen als ze zich vastbond, of minder dan een week als ze er één per dag deed.
4. Stel deadlines in. De manier om eenvoudige, korte taken uit te voeren, is door deadlines in te stellen. Ik gebruik graag een app voor taakbeheer, zoals Awesome Note of Any.do om mijn taken bij te houden en deadlines aan hen toe te wijzen. Met het project van Stephanie weet ik niet of ze zichzelf deadlines geeft, maar ze heeft zachte deadlines op basis van wanneer we besluiten dat we elkaar zullen ontmoeten om het project voort te zetten. Mijn veronderstelling is dat onze volgende vergadering in haar agenda opdoemt en haar verantwoordelijk maakt voor het doen van wat ze zei dat ze zal doen.
Het is het doen dat moeilijk is
Niet iedereen voelt zich verantwoording verschuldigd aan zichzelf. Ik denk echter dat we allemaal strategieën hebben om ons verantwoordelijk te voelen, zoals iemand anders over onze plannen vertellen of geld inzetten dat we wel of niet iets zullen doen. Een taak onthouden is niet moeilijk. Stuur gewoon een herinnering op uw smartphone. Het is het doen dat moeilijk is. Als je kleine taken hebt die heel specifiek zijn, vergroot je op zijn minst je kansen die je zult doorlopen.
Het adagium "elke reis begint met een enkele stap" is helemaal waar. Of, als je dat liever hebt, "opdagen is het halve werk" spreekt hetzelfde. Je moet jezelf duidelijke en bruikbare dingen geven om te doen en een redelijke hoeveelheid tijd om ze te doen. Anders zul je nooit zo veel aan de slag gaan.
