Inhoudsopgave:
Video: Stijlen en titelnummering in Word (November 2024)
Inhoud
- Organiseer uzelf: e-mailsjablonen instellen
- E-mailsjablonen gebruiken in Gmail
Zowel op de werkplek als in ons persoonlijke leven sturen velen van ons keer op keer dezelfde e-mail. Het zou iets kunnen zeggen als: "Hier zijn de wekelijkse verkoopnummers…" of "Schatje, vergeet niet om de huur op of eerder te mailen…"
Als je een redelijk georganiseerde en efficiënte persoon bent, kun je de vorige e-mail kopiëren en in een nieuw bericht plakken wanneer het tijd is om die regelmatig verzonden e-mail te verzenden. Het is geen slechte methode, maar laat je wel open voor fouten. U vergeet misschien de onderwerpregel, datum, een financieel cijfer, een gegevenspunt, enzovoort bij te werken.
Langs dezelfde lijnen, wanneer u een oude e-mail opnieuw gebruikt, moet u veel onnodige toetsaanslagen invoeren, zoals het verwijderen en vervolgens bijwerken van de onderwerpregel, het wijzigen van belangrijke stukjes informatie, enzovoort.
Een beter systeem is om e-mails in te stellen die u steeds opnieuw kunt gebruiken, een "e-mailsjabloon" (term van Microsoft Outlook) of "standaardantwoord" (term van Google)
bezig met laden…
Een e-mailsjabloon is precies wat je zou verwachten, een overzicht van een e-mail met lege ruimte waar bijgewerkte informatie zal verschijnen. Wanneer u zichzelf een lege ruimte geeft in plaats van een aantal of een stuk gegevens om bij te werken, maakt u minder toetsaanslagen en vermindert u dus het aantal fouten dat u kunt aanbrengen. U zult nooit per ongeluk de rapportnummers van vorige week verzonden; het ergste dat kan gebeuren, is dat u iets leeg laat, in welk geval de ontvangers het onmiddellijk zullen opmerken en u om de ontbrekende gegevens vragen. Als u echter de verkeerde informatie verzendt, weten de ontvangers deze misschien nooit.
U kunt als volgt e-mailsjablonen instellen in twee van de meest gebruikte e-mailprogramma's: Outlook en Gmail.
Een e-mailsjabloon instellen in Outlook
Outlook verwijst naar dit soort regelmatig verzonden berichten als 'e-mailsjablonen'. De functie is beschikbaar in het bureaubladprogramma van Outlook, maar is niet beschikbaar in Outlook.com.
In Outlook 2007 . Start een nieuw e-mailbericht. Typ in de hoofdtekst van de e-mail en onderwerpregel zoveel informatie als je nodig hebt om opnieuw te gebruiken, zorg ervoor dat je een duidelijke en zichtbare lege ruimte achterlaat waar je nieuwe informatie invoert telkens wanneer je het bericht verzendt. Hier is een voorbeeld:
| Onderwerpregel: | Wekelijks paginaoverzicht voor het einde van de week | ||
| Lichaam: | Hier is het wekelijkse paginaweergaveverslag voor de website.
Datum: Pageviews: Bedankt iedereen! Laat het me weten als u nog vragen heeft. |
Ga in de linkerbovenhoek van het berichtenvak naar Bestand> Opslaan als.
In het dialoogvenster dat verschijnt, moet u het bestandstype wijzigen in Outlook-sjabloon (*.oft). U kunt vervolgens uw sjabloon een naam geven die u maar wilt.
Wanneer u klaar bent om een nieuw bericht op te stellen met behulp van de sjabloon, is het proces om bij de sjabloon te komen helaas een beetje inefficiënt.
Ga naar Nieuw> Kies formulier
en kies Gebruikerssjablonen in bestandssysteem in de bovenste vervolgkeuzelijst. Alle sjablonen die u hebt opgeslagen, moeten aanwezig zijn. Kies het gewenste bericht en het wordt geopend als een nieuw e-mailbericht dat u zo nodig kunt bijwerken.
In Microsoft Outlook 2010 . Start een nieuw e-mailbericht. Typ in de hoofdtekst van de e-mail en onderwerpregel zoveel informatie als je nodig hebt om opnieuw te gebruiken, zorg ervoor dat je een duidelijke en zichtbare lege ruimte achterlaat waar je nieuwe informatie invoert telkens wanneer je het bericht verzendt. (Zie het voorbeeld hierboven.)
Wanneer u klaar bent met het ontwerpen van uw sjabloon, gaat u naar het tabblad Bestand en kiest u Opslaan als.
In het dialoogvenster dat verschijnt, moet u het bestandstype wijzigen in Outlook-sjabloon (*.oft). U kunt vervolgens uw sjabloon een naam geven die u maar wilt. Druk op Opslaan.
Wanneer u klaar bent om de sjabloon te gebruiken, gaat u naar Nieuwe items> Meer items> Formulier kiezen
en kies Gebruikerssjablonen in bestandssysteem in de bovenste vervolgkeuzelijst. Alle sjablonen die u hebt opgeslagen, moeten aanwezig zijn. Kies het gewenste bericht en het wordt geopend als een nieuw e-mailbericht dat u zo nodig kunt bijwerken.
Distributielijst . U wilt waarschijnlijk een e-mailsjabloon koppelen aan een distributielijst, zodat u het bericht in één keer naar een groep mensen kunt sturen.
Ga naar het gedeelte Contacten van Outlook. Kies Nieuw> Distributielijst.
Als u zakelijke of zakelijke e-mail gebruikt, kunt u beter Leden selecteren in plaats van de functie Nieuw toevoegen te gebruiken. Selecteer leden zal waarschijnlijk de lijst met beschikbare gebruikers op het e-mailsysteem van uw bedrijf weergeven. Aan de andere kant kunt u met Nieuw toevoegen handmatig een e-mailadres typen.
