Organiseer u: hoe u uw takenlijst in Google Agenda | Jill Duffy

Tijd is tijd. We kunnen er niet meer van maken. Technisch gezien kunnen we het niet eens aan. Het enige dat we kunnen doen, is slimme keuzes maken over wat te doen en hoeveel tijd we eraan besteden. Dat gezegd hebbende, lijkt het niet belachelijk om je agenda-afspraken te scheiden van je takenlijst? Ze zijn beide een integraal onderdeel van het uitzoeken hoe we de tijd die we elke dag hebben het beste kunnen gebruiken. Hier is hoe ze bij elkaar te houden.

De mobiele app van Google Agenda heeft een nieuwe functie genaamd Herinneringen waarmee taken (of meer specifiek taakherinneringen) in Agenda worden opgenomen. Hoe de functie is ontstaan, is eigenlijk heel interessant en belangrijk om te begrijpen waarom het zo nuttig is.

Het verhaal achter herinneringen

Medio 2015 verwierf Google een app en bedrijf met de naam Timeful. Timeful was een geïntegreerde agenda en takenlijst met verschillende handige functies om gebruikers te helpen hun gedrag te veranderen. Bijvoorbeeld, Timeful bedacht wanneer het de beste tijd was om bepaalde taken uit te voeren, zoals naar de sportschool gaan, op basis van het eerdere succespercentage van de gebruiker om af te tekenen toen hij of zij inderdaad naar de sportschool ging.

Het team dat Timeful creëerde, geleid door voormalig CEO Jacob Bank, omvatte gedragseconoom Dan Ariely, een auteur en onderzoeker die niet alleen gedrag bestudeert, maar ook menselijke irrationaliteit. Veel van Ariely's werk beantwoordt de vraag: "Waarom doen we niet de dingen waarvan we zeggen dat we ze willen doen?" Timeful was een zeer serieuze poging om gemiddelde mensen een hulpmiddel te geven om hen te helpen de dingen te doen waarvan ze zeggen dat ze ze willen doen. Het gebruikte complexe algoritmen om mensen te helpen beter hun beloftes na te komen. Bank is nu een productmanager bij Google en werkt aan de nieuwe functie Herinneringen.

De kern van Timeful, en nu de nieuwe functie in Google, is het uitgangspunt dat tijd tijd is, maar standaard agenda-items helpen ons niet altijd bij het plannen van hoe we onze tijd moeten gebruiken.

Hoe herinneringen te gebruiken in Google Agenda

Om herinneringen te ontvangen, hebt u de mobiele Google Agenda-app nodig, omdat deze momenteel niet beschikbaar is in de webversie van Agenda.

Rechtsonder in het scherm staat een rode cirkel met een plusteken. Tik erop en je ziet twee keuzes: Evenement en Herinnering. Met de optie Event kunt u een standaarditem voor Google Agenda maken. De optie Herinnering brengt echter meer keuzes met zich mee.

"Herinner me aan…" verschijnt met een lijst eronder voor veel voorkomende taken, zoals bellen, e-mailen, sms'en, lezen, inchecken, reserveringen maken, enzovoort. U kunt een van deze opties kiezen of u kunt uw eigen herinnering typen. Wanneer u in het tekstveld begint te typen, verschijnen er suggesties.

De suggestie komt uit herinneringen die andere mensen hebben ingevoerd, evenals uw lijst met contacten, items in uw agenda en andere slimme plaatsen. In de bovenstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld hoe "cha" alles suggereert, van "olie verversen" tot "Charles bellen" (wiens nummer is opgeslagen in mijn Google Contacten).

De stappen die daarna volgen zijn vrij duidelijk. U kiest een datum en tijd voor de herinnering en beslist of u er een terugkerende gebeurtenis van wilt maken. Tik op Opslaan en het item verschijnt nu in uw Google Agenda.

Interactie met herinneringen

Het mooie van Herinneringen is dat ze naast je andere afspraken als blokken verschijnen. Met die visuele informatie is het veel eenvoudiger om ervoor te zorgen dat u niet probeert een taak op zich te nemen terwijl u een belangrijk telefoongesprek, vergadering of lunch hebt.

Om een ​​herinnering als voltooid te markeren, veegt u deze eenvoudig van links naar rechts.

Wanneer u een herinnering als gereed markeert, blijft deze in uw agendafeed, zoals u in de bovenstaande afbeelding kunt zien voor 'annuleer scribd-account'.

Op dit moment gaat dat over de mate waarin u kunt communiceren met Herinneringen. Maar als de functie in de voetsporen van Timeful volgt, zien we misschien slepen en neerzetten voor het opnieuw plannen van de tijd en andere slimme functies om ons te helpen de beste tijd te kiezen om een ​​taak te voltooien.

Zie mijn tips voor het gebruik van de mobiele Google Agenda-app voor meer informatie.