Organiseer u: hoe u uw werk kunt beheren met spreadsheets

Een van de eenvoudigste organisatorische trucs die ik op het werk gebruik, is het bijhouden van privéspreadsheets van mijn eigen voortgang. Niemand vereist dat ik het doe. Niemand vraagt ​​om mijn spreadsheets te zien. Ik bewaar ze volledig voor mijn eigen bestwil, om me efficiënt te laten werken en om snel te kunnen zien wat ik heb bereikt.

In deze editie van Get Organized deel ik enkele van de spreadsheets die ik momenteel bewaar en leg ik uit wat ze voor mij doen. Hoewel de inhoud van de spreadsheets specifiek betrekking heeft op mijn werk, zijn veel van de principes universeel en kunnen ze worden aangepast aan andere soorten werk.

Ideeën opslaan en plannen

De kolom Get Organized is wekelijks, wat betekent dat ik 52 ideeën moet bedenken die ik over een jaar daadwerkelijk zal gebruiken… wat betekent dat ik waarschijnlijk 50 tot 100 extra ideeën nodig heb die ik uiteindelijk zal afwijzen (de meesten van ons moeten om een ​​groot aantal ideeën te genereren om echt goede ideeën te vinden).

Ik moet ook een aantal weken vooruitkijken en aandacht besteden aan de datums waarop artikelen worden gepubliceerd (elke maandag) om na te denken of een bepaald onderwerp synchroon loopt met iets anders in de wereld. Bijvoorbeeld, afgelopen mei, toen pas afgestudeerden op zoek waren naar banen, publiceerde ik een reeks artikelen over dat thema: hoe een online zoeken naar een baan te beheren, hoe een schoon en professioneel online profiel te maken, tips voor cv's en sollicitatiebrieven, enz..

Om dit te doen, houd ik een zeer rudimentaire spreadsheet met een doorlopende lijst met ideeën onderaan en een raster bovenaan met alle geplande publicatiedata. De spreadsheet helpt me breed na te denken over het plannen van onderwerpen gedurende vele weken en maanden. Ik kan de volgorde van toekomstige artikelen gemakkelijk wijzigen om meer tijd te steken tussen onderwerpen die te veel op elkaar lijken of die logisch samenhangen.

Deze specifieke spreadsheet leeft in Google Drive omdat die service praktisch overal voor me beschikbaar is en als ik een idee heb terwijl ik niet op kantoor ben, kan ik me aanmelden en zonder aarzeling toevoegen.

Omdat ik vaak terugkom naar deze spreadsheet om het werk te loggen zodra ik het heb voltooid, bekijk ik regelmatig de ideeën die ik heb gebrainstormd. Veel mensen schrijven aantekeningen van hun ideeën op, maar verwijzen er nooit naar terug. Met dit systeem sta ik minstens één keer per week voor mijn eigen lijst met ideeën.

Voortgang projectregistratie

Een groot deel van mijn werk bij PCMag is het testen van softwareproducten en fitnessgadgets en het schrijven van productrecensies daarvan, dus ik heb nog een spreadsheet gewijd aan dat werk.

(Mijn excuses voor de kleine hoeveelheid onscherpe inhoud in de bovenstaande afbeelding.)

Laat me even de kolommen uitleggen die je in de bovenstaande afbeelding ziet. Kolom één, ID genoemd, is de artikel-ID van een gepubliceerde productbeoordeling. Kolom B is de productnaam. Kolom C, Status, houdt de status van de beoordeling, zodat "pubbed 12-Apr-13" betekent dat een artikel is gepubliceerd op 12 april 2013. Kolommen D tot en met I zijn selectievakjes met betrekking tot werk dat moet worden voltooid voordat een productbeoordeling kan het bewerkings- en publicatieproces doorlopen.

De criteria (kolommen DI) omvatten het loggen van het product in een database ("QB"), het indienen van een formulier met de specificaties van het product ("Specs"), het uploaden van een afbeelding van het product ("Afbeelding") en het maken van een diavoorstelling van extra afbeeldingen ("Slideshow"). Elk product heeft ook een score van één tot vijf ("Rating") nodig, en ik heb nog een kolom toegevoegd voor "Notes" waar ik meestal alleen maar aangeeft of een product een PCMag Editors 'Choice verdient.

De spreadsheet is in wezen een reeks selectievakjes. Het laat me in één oogopslag zien of ik al het nodige precursorwerk heb gedaan. Maar het heeft ook andere voordelen.

Net zoals ik mijn brainstormideeën voor toekomstige Get Organized-kolommen log, log ik ook onderaan mijn spreadsheet-producten waar ik mogelijk in geïnteresseerd ben om te beoordelen. Daarom heb ik altijd een lijst met nieuwe ideeën.

Het dient ook als een zeer snelle referentie als ik de publicatiedatum of de unieke artikel-ID moet opzoeken voor producten die ik heb bekeken (wat ik vrij vaak doe). Natuurlijk hebben we andere systemen op kantoor om die informatie te vinden, maar het is meestal sneller voor mij om het uit deze spreadsheet te halen omdat ik het heb aangepast om specifiek te zijn voor mijn behoeften.

Het bijhouden van wat er is veranderd

De laatste spreadsheet die ik wil delen, is een spreadsheet die ik gebruik om een ​​specifiek artikel bij te houden dat ik schrijf: de 100 beste iPhone-apps. Het artikel vereist een complexe organisatie omdat ik de inhoud regelmatig bijwerk. Met andere woorden, om de paar weken zijn de verschillende van de 100 beste apps nieuw. Ik moet waakzaam zijn over welke apps ik vandaag de beste vond versus wat ik zei dat ze zes maanden geleden waren.

Mijn methode is vrij eenvoudig. Ik log elke app in Excel terwijl deze naar de 100 beste lijst gaat. Ik noteer de datum waarop het aan het artikel is toegevoegd, of de laatste keer dat ik de tekst heb bijgewerkt, als het een app is die nog steeds goed is, maar aanzienlijk is bijgewerkt sinds de laatste keer dat ik er een blurb over schreef. Ik houd ook een lopende lijst bij van de apps die eerder op de lijst stonden, maar sindsdien hun plaats hebben verloren.

Deze spreadsheet helpt me ook om te zien of ik 100 apps heb geraakt, omdat Excel ze automatisch voor me telt. Ik gebruik het ook om de apps op verschillende pagina's te groeperen door randen toe te voegen die pagina-einden aangeven. Met kleurcodering kan ik ook zien welke apps nieuw zijn in de lijst (geel), wat een vlag is tijdens het publicatieproces, wat betekent dat ik die secties beter moet controleren dan andere.

Ik moet ook toegeven dat ik niet alle kolommen gebruik die ik oorspronkelijk in deze spreadsheet heb ingesteld. Vroeger vond ik een deel van de informatie belangrijk, om later te beseffen dat ik het helemaal niet nodig had. Omdat deze spreadsheet alleen van mij is, kan ik zonder consequenties gebieden verlaten die geen uitbetaling hebben. Ik kan de spreadsheet opschonen en de secties verwijderen die ik niet gebruik, maar het is meer de moeite waard om ze te bewaren en niet te gebruiken dan om te investeren in een iets opgeruimdere spreadsheet. Wat is het punt? Niemand behalve ik ziet het ooit.

Voordelen van het gebruik van spreadsheets om uw werk bij te houden

Eenvoudige spreadsheets kunnen krachtige hulpmiddelen zijn voor het organiseren van uw werk, en u hoeft geen expert te zijn in Excel om ze te maken. De voordelen van het gebruik van spreadsheets om uw werk bij te houden, zijn onder meer:

• in staat zijn om te zien wat je al hebt gedaan, zodat je het niet herhaalt (of als je het moet herhalen, kun je snel zien wanneer en hoe je het de eerste keer deed, zodat je dat eerdere werk kunt benutten)
• een speciale plek hebben om ideeën op te nemen en er regelmatig doorheen te kijken
• bijhouden van je werk als je ooit bewijs nodig hebt van wat je hebt bereikt
• om uw eigen taken eenvoudiger te maken door een systeem voor het ophalen van informatie te creëren dat volledig is aangepast aan uw behoeften.