Organiseer u: hoe u slap, scanbaar en niet te druk houdt

Slack maakt communiceren binnen een team veel eenvoudiger dan het gebruik van e-mail, maar de app heeft de neiging om op een rommelige speelkamer voor kinderen te lijken. Als de leden van je team een ​​diepe passie voor geanimeerde gifs hebben of niet nadenken over hoe ze kanalen benoemen, lijdt je persoonlijke interface waarschijnlijk aan volledig ongeorganiseerd. Deze negen tips kunnen u helpen de controle te krijgen over deze zakelijke messaging-app.

1. Maak slappe berichten compacter

Twee instellingen zullen uw Slack-interface aanscherpen om deze meer gestroomlijnd te maken. Ga naar Voorkeuren> Berichten en media. Kies onder Thema voor Compact. Kies er dan direct onder om alleen Weergavenamen te zien.

Samen elimineren deze instellingen overtollige tekens en witruimte van Slack. Het is misschien niet je favoriete stijl, maar het is het proberen waard als je je Slack-ruimte netter en minder druk wilt maken. Als u veel informatie zonder veel scrollen wilt kunnen scannen, is het misschien de moeite waard om dit te proberen.

2. Haal je slappe zijbalk naar beneden

Er is geen reden om elk kanaal en elk bericht dat standaard in uw zijbalk wordt weergegeven, te zien. Sterrenkanalen en directe berichten die u het meest gebruikt. Daardoor zitten ze bovenaan onder de kop Starred, zodat u uw aandacht kunt richten op deze samengestelde lijst.

Als uw Slack-account ernstig rommelig is, kunt u overwegen uw instellingen ook te wijzigen om alleen berichten met een ster en ongelezen berichten weer te geven. Ga naar Voorkeuren> Zijbalk> Instellingen zijbalk> Uiterlijk en kies Ongelezen en stergesprekken.

3. Onderdruk beeldruis

Als je belangrijkste klacht over Slack is dat je collega's te veel geanimeerde gifs, emoji's en koppelingen met enorme voorbeeldafbeeldingen posten, kun je ze eenvoudig onderdrukken in je weergave. Kijk in Voorkeuren> Berichten en media. Onderaan staan ​​selectievakjes waarmee u verschillende soorten afbeeldingen kunt verbergen.

Als je de ultieme overzichtelijke Slack-ervaring wilt, stel ze dan zo in:

4. Pas meldingen aan

Als je te veel meldingen ontvangt, worden ze allemaal ruis. Pas de meldingen die je in Slack ontvangt in drie stappen aan.

Demp eerst alle kanalen waarvan de meeste nieuwe berichten niet belangrijk zijn. Ga naar het kanaal, klik op het tandwielpictogram naast de zoekbalk en selecteer de optie om dat kanaal te dempen.

Ten tweede, verander uw meldingsvoorkeuren in Alleen directe berichten, vermeldingen en trefwoorden of Niets. Als u Niets kiest, ziet u badges die nieuwe berichten aangeven, maar ontvangt u geen audiomeldingen of andere meldingen op het scherm.

Ten derde, let op de laatste twee opties die in dit gedeelte van uw voorkeuren verschijnen: Stel me op de hoogte van antwoorden op threads die ik volg en gebruik verschillende instellingen voor mobiele apparaten. Afhankelijk van hoe u en uw teamgenoten threaded gesprekken gebruiken, wilt u misschien de optie selecteren om threadmeldingen te ontvangen. Wat betreft de opties voor mobiele apparaten, kunt u ervoor kiezen om verschillende voorkeuren op uw telefoon te hebben. De volgende keer dat u zonder onderbreking moet werken, sluit u de Slack desktop-app af en logt u uit bij de web-app, maar houd uw telefoon in de buurt voor belangrijke Slack-meldingen.

5. Gebruik voorvoegsels om vergelijkbare slappe kanalen te clusteren

Hier is een tactiek die ik regelmatig door teams in Slack zie gebruiken: maak voorvoegsels voor kanalen die moeten worden gegroepeerd. Alle kanalen die bedoeld zijn om exclusief door het verkoopteam te worden gebruikt, moeten bijvoorbeeld het voorvoegsel 'sales-' hebben, zodat u # verkoopcontacten, # verkooptips, # verkoopwinsten, enzovoort kunt hebben. Kanalen die alleen voor de lol zijn, kunnen het voorvoegsel 'fun-' of 'watercooler-' hebben.

Als u voorvoegsels gebruikt, worden vergelijkbare kanalen automatisch samen gegroepeerd, zowel in uw zijbalk als in de volledige lijst met kanalen wanneer u ze wilt verkennen.

6. Gebruik Polling Tools (of deze hack)

Wanneer je je teamgenoten een enquêtevraag stelt, zoals 'Hoe laat kan iedereen elkaar ontmoeten vanmiddag?' gebruik een polling-app. Het is veel eenvoudiger en netter om antwoorden op een peiling te lezen dan door een spervuur ​​van reacties te bladeren.

Polly for Slack is een van de bekendste polling- en survey-apps. Installeer het als een slappe add-on en typ "/ polly" wanneer u een peiling wilt maken.

Je kunt ook polling-tools overslaan met deze eenvoudige hack: schrijf je vraag en geef mogelijke antwoorden met reacji. Je teamgenoten zullen ontdekken dat ze de juiste reacji aan de vraag moeten toevoegen om hun voorkeur te tonen. Gebruik polling-opties waarvoor geen duidelijke pictogrammen zijn, gebruik nummer reacji of gekleurde stippen. De resultaten zijn strak, netjes en gemakkelijk te lezen.

7. Maak een etiquette voor threads

Berichtenreeksen zijn fantastisch om Slack georganiseerd te houden, maar alleen wanneer je ze gebruikt op een manier die werkt voor je team. Een berichtenthread is een gesprek dat van het hoofdkanaal in een zijbalk ronddraait. Mensen kunnen kiezen voor het gesprek of erbuiten blijven. In de thread kunnen u en uw teamgenoten een uitgebreid gesprek voeren over één onderwerp zonder dat dit wordt onderbroken.

Wanneer er echter te veel threads zijn, is het moeilijk om het kanaal te scannen en in te halen wat er recent is gebeurd. Daarom moet u de juiste balans van draadgebruik en een etiquette ervoor vinden. Er is geen regel hoe het te doen.

Ik werkte altijd met een team dat aan het einde van elk bericht dat ze van het hoofdkanaal wilden afleiden, een spoel met thread-emoji zou toevoegen. In de loop van de tijd hebben we allemaal kennis genomen van de informele regels voor wanneer berichten moeten worden ingeleid, en iedereen leek blij ze te volgen.

Tip: Om een ​​aangepaste emoji toe te voegen, klikt u linksboven op uw werkruimte, kiest u Slack aanpassen en uploadt u een afbeelding naar keuze op het tabblad Emoji. Houd er rekening mee dat beheerders kunnen bepalen wie aangepaste emoji kan toevoegen.

Als je meer geavanceerd wilt knutselen, wil je misschien ook leren hoe je een slappe bot kunt bouwen.

8. Organiseer uw gedachten met opmaak

Gebruik opmaak om te organiseren wat u in Slack-berichten schrijft. Het maakt het gemakkelijker voor andere mensen om het kanaal te scannen en te leren wat belangrijk is.

Slack gebruikt Markdown-opmaak voor vetgedrukte, cursieve, onderstreepte en codeformaten. Wanneer u meer dan een paar tekens typt, verschijnt onderaan het scherm een ​​cheatsheet om u te helpen.

Voeg bovendien regeleinden toe aan uw bericht met behulp van shift + return. Met deze toetsaanslagcombinatie kunt u alinea's maken zonder het bericht te posten (als u zonder shift op Return drukt, wordt uw bericht geplaatst). Als je dat eenmaal hebt gedaan, kun je langere berichten schrijven die gemakkelijk te lezen en te bewerken zijn, in plaats van vijf of zes opeenvolgende berichten te posten. Deze praktijk kan uw Slack-zoekresultaten ten goede komen als u een gratis account gebruikt dat beperkt is tot het zoeken naar alleen de meest recente 10.000 berichten.

9. Maak geautomatiseerde waarschuwingen

Een geautomatiseerde melding in Slack is een melding die u automatisch ontvangt wanneer er een actie plaatsvindt. U kunt bijvoorbeeld een melding maken wanneer iemand het webformulier van uw bedrijf invult. Een paar andere ideeën: u kunt een waarschuwing krijgen telkens wanneer een verkoop in uw online winkel sluit, wanneer een nieuwe opmerking op uw website verschijnt, of zodra iemand in uw team een ​​probleem opent of sluit in Github.

Er zijn een paar manieren om geautomatiseerde meldingen in te stellen en te beheren. Het eenvoudigst is door Slack's integratie met andere tools in de App Directory. Verbind Slack bijvoorbeeld met Freshdesk en u kunt meldingen ontvangen over supporttickets die bij uw team zijn ingediend.

Een andere manier is om de Slack-app Inkomende webhooks te gebruiken, waarvoor een klein beetje technische knowhow nodig is om in te stellen, maar waarmee je meldingen krijgt over activiteiten die buiten het bereik van Slack-apps vallen. De laatste optie is om een ​​automatiseringstool van derden te gebruiken, zoals IFTTT, Workato of Zapier. Met deze services kunt u apps met elkaar verbinden en in het geval van Slack kunt u een app verbinden, zelfs als Slack deze niet native ondersteunt. Automatiseringstools kunnen u ook meer opties geven om de waarschuwing aan te passen.

Signaal versus ruis

Slack beloofde te helpen bij het oplossen van enkele van de signaal-ruisproblemen die inherent zijn aan e-mail. Het beloofde ook om mensen een manier te geven om te communiceren die leuker was. Het is een app geworden die meestal op beide gebieden slaagt, maar daardoor is uitgegroeid tot een ander soort beest, een die onhandig kan aanvoelen. Door uw Slack-interface op te schonen, kunt u de ruis aanzienlijk verminderen en een meer gerichte ruimte creëren om te communiceren.

Als al het andere faalt, kun je altijd van schip springen door deze 17 alternatieven voor Slack te bekijken. Als je vastbesloten bent om bij de app te blijven, moet je jezelf wat meer tips en trucs voor Slack leren.