Video: E-mailadressen blokkeren (November 2024)
Herinner je je de toezegging van Thierry Breton om tegen 2014 interne zakelijke e-mail voor 100 procent van zijn bedrijf, Atos, te verwijderen? Op het moment dat hij zijn ambitie aankondigde - het was 2011 - bespotten veel mensen uit zowel de technologie- als de bedrijfswereld. Ze noemden zijn plan belachelijk. Ze zeiden dat we e-mail nodig hadden. We vertrouwen erop. Het is noodzakelijk!
Snel vooruit naar vandaag, en het klimaat is al veranderd. Ik hoor steeds meer van kantoormedewerkers dat e-mail de vloek is van hun bestaan. Het is net zo zonde van hun tijd als het 'm'-woord: vergaderingen. Als ik vraag waarom het zo'n last is, zeggen mensen meestal iets als: "Ik krijg tonnen e-mails die niets met mij te maken hebben, " of "De helft van de threads die ik volg zijn helemaal niet relevant voor mijn werk." Ik hoorde zelfs hetzelfde gevoel van een paar mensen over persoonlijke e-mail: "Ik krijg negen follow-up e-mails van leden van mijn boekenclub die de datum van de volgende boekenclub bevestigen! Hallo mensen! Het stond in de eerste e-mail!"
Hier zijn enkele strategieën voor het daadwerkelijk bijsnijden of effectief afsnijden van e-mails die u gewoon niet nodig hebt. (Hoewel dit artikel geen betrekking heeft op graymail, heb ik nog tal van andere tips voor het beheren van e-mailnieuwsbrieven en dagelijkse deals.)
1. Vraag om verwijdering uit groepse-mails, persoonlijk
Hoe meer we afhankelijk zijn van e-mail, hoe beter we vergeten dat sommige problemen het beste met een kort gesprek kunnen worden opgelost. Dit advies klinkt misschien gek en zeer low-tech, maar het kan uiterst effectief zijn. Als u deel uitmaakt van een gewone groepse-mail (bijvoorbeeld een dagelijks rapport of wekelijks project check-in) en niet meer wilt zijn, praat dan met de persoon die die e-mail beheert of initieert, bij voorkeur face-to- gezicht, of telefonisch als dat moet. "Hallo", zult u zeggen, "weet u die dagelijkse e-mail over zo-en-zo? Moet ik er op staan? Ik krijg steeds berichten, maar ze hebben eigenlijk nooit direct betrekking op mij of mijn werk. Denk je dat kun je me verwijderen?"
Het ergste wat je in deze situatie kunt doen, is iedereen antwoorden met het bericht "afmelden". Het is onbeleefd. Het laat zien dat je geen sociale tact of netitquette hebt. En het bewijst dat u niet weet hoe u uw eigen e-mail kunt beheren.
Wanneer je een persoonlijk gesprek voert, word je echter weer mens. Je bent een prettig persoon met een redelijk en duidelijk verzoek. En als er een reden is waarom u de berichten wilt ontvangen, legt de persoon uit waarom u tot nu toe bent opgenomen.
2. Maak gebruik van sociale netwerken, hulpmiddelen voor projectbeheer en IM
Naar mijn mening verwerken sociale netwerken (inclusief bedrijfsnetwerken zoals Yammer en Podio) opt-in-berichten veel beter dan e-mail. Neem het geval van mijn vriend die klaagde over haar boekenclub. Als de organisator de volgende uitnodiging voor een boekenclubvergadering op Facebook in plaats van via e-mail had opgezet, zou het verkrijgen van de informatie minder verplicht voor de leden zijn geweest. Facebook-evenementen zijn optioneel. Je kunt ze bereiken en de informatie verwerken als je daar zin in hebt. Wanneer dezelfde uitnodiging voor een evenement via e-mail binnenkomt, voelt het lezen als verplicht.
In bedrijfsorganisaties kunnen alternatieve communicatiehulpmiddelen ook helpen om ongewenste e-mails enorm te verminderen. Hier bij PCMag hebben we de neiging om een instant messaging-programma te gebruiken wanneer we iets hebben om snel te communiceren en een even snelle reactie willen. We gebruiken Yammer om sommige taken te beheren die werken op basis van "wie het eerst kan antwoorden, alsjeblieft". We gebruiken het projectmanagementplatform Basecamp om discussies over lopende kunst- en ontwerpprojecten op één plek te organiseren.
Gebruik dus alle verschillende tools die u tot uw beschikking hebt en moedig anderen aan als u in een managementpositie bent. Pleiten voor een multitool-oplossing helpt het aantal benodigde e-mails te verminderen.
3. Gebruik geautomatiseerd sorteren of filters
De meest gebruikelijke oplossing voor het beheren van ongewenste e-mails is het instellen van geautomatiseerde sorteerregels, of filters zoals ze soms worden genoemd, die de ongewenste berichten op een aangewezen plaats (meestal een map, maar soms de prullenbak) plaatsen voordat ze zelfs uw inbox raken. Alle grote e-mailprogramma's hebben deze functie.
Zoek de e-mail die u niet meer wilt, identificeer iets concreets en opgelost (bijvoorbeeld altijd hetzelfde trefwoord in de onderwerpregel, afzender, enz.) En stel een regel in die al die berichten sorteert in een nieuw en correct gelabeld map voor u.
Een andere optie in Microsoft Outlook is dat u zich netjes en zonder kennisgeving van een thread kunt afmelden door eenvoudig een gesprek te "dempen" (zie mijn tips voor Outlook hoe u dit kunt doen), hoewel u hierdoor vastloopt als iemand hetzelfde onderwerp opnieuw gebruikt lijn op een later tijdstip, omdat dit het doelwit is voor de uitvoering van de operatie. (Met andere woorden, wanneer u een thread dempt, verplaatst Outlook automatisch alle berichten met dezelfde onderwerpregel van de betreffende e-mail naar de map 'verwijderde items'.)
Persoonlijk gebruik ik niet zo vaak geautomatiseerd sorteren omdat het afhankelijk is van een nieuw gedrag: het regelmatig controleren van de toegewezen mappen. In het verleden, toen ik begon met sorteren, vergat ik onmiddellijk dat ik dat deed en enkele dagen later zag ik een stapel e-mails met mogelijk iets belangrijks dat aan de kant was gezet. Ik verwijder liever gewoon ongewenste berichten als ik ze ontvang. Als u deze route kiest, wees dan gewoon ijverig in het verwerken van die gesorteerde e-mails op een regelmatige basis.
4. Zeg tegen mensen dat ze niet moeten bedanken
De eerste keer dat ik een collega op een eerdere baan hoorde, zei ik hardop tegen een andere collega: 'Zou je het niet erg vinden om' dank 'te antwoorden op een bericht als alles wat het doet is bevestigen dat je weet dat ik deed wat ik moest doen? Het zal me helpen mijn e- mailtijd te beperken , " het verbaasde me! Jij kan het zeggen? Natuurlijk kun je er een beetje chagrijnig uitzien, maar het voordeel is dat je niet een heleboel echt onnodige e-mailberichten krijgt.
Je zou het ook kunnen herformuleren als uiterst passief-agressief - "Ik zal echt niet beledigd zijn als ik me minder vaak dank via e-mail. Ik weet al dat je mijn werk waardeert" - maar ik raad het niet aan!
Aanvullende bronnen
Andere hulpmiddelen om u te helpen bij het bijhouden van e-mail zijn Sanebox (die automatisch automatisch sorteren inschakelt) of de Mailbox-app voor iOS (erg handig om e-mail op de hoogte te houden terwijl u niet op kantoor bent), maar die zijn meer voor algemene e-mail triage dan het verminderen van ongewenste berichten.
