Organiseer u: hoe uw postvak IN op te ruimen | Jill Duffy

E-mail veroorzaakt ernstige problemen voor onze productiviteit en onze psyche. Een overvolle inbox weegt zwaar op de geest. Als je er steeds weer op terugkeert, ontstaat er meer 'werk over werk', zoals het gezegde luidt, dat zeer inefficiënt is en zelden echt centraal staat in het echte werk dat we moeten doen. Als dit klinkt als je leven, is het tijd om die inbox op te ruimen.

Mijn methode voor het onderhouden van een gezonde relatie met e-mail is gebaseerd op zeer kleine en concrete acties die ik elke dag voer - bekijk mijn 11 tips voor het beheren van e-mail. Met andere woorden, het onderhouden van mijn inbox is geen eenmalige opruimtaak. Maar wat kunt u doen als uw inbox zo verschrikkelijk is dat u niet verder kunt kijken dan die enorme en onmiddellijke hindernis om er eerst mee om te gaan? In dat geval is het tijd om te gaan zitten en de inbox te reviseren.

Hier is hoe het te doen.

Stap 1. Sweep uw inbox

Vergeet het verwerken van elk bericht in uw inbox. Het gaat niet gebeuren en er zal geen grote uitbetaling zijn. Vegen is beter.

"Vegen" betekent een hele hoop rommel massaal naar een ander verplaatsen. Stel een paar nieuwe mappen in uw e-mailprogramma in en geef ze een naam op jaar, kwartaal of maand (exclusief het huidige jaar, kwartaal of maand; maak bijvoorbeeld nog geen map "2013"), afhankelijk van de status van uw inbox en hoe u vaak over tijd denkt. U kunt bijvoorbeeld deze mappen maken:

• 2010
• 2011
• 2012

Of misschien heb je:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

De reden dat u geen map voor het huidige jaar, kwartaal of maand maakt, is omdat uw Postvak IN voor nu de "huidige" map is.

Sorteer of voer vervolgens een zoekopdracht uit, afhankelijk van het e-mailprogramma dat u gebruikt, om alle berichten van een bepaalde periode te isoleren en ze massaal naar de bijbehorende map te verplaatsen.

Wat er nog in je inbox achterblijft - dat zijn de berichten waar je je zorgen over kunt maken, misschien vandaag, misschien morgen, maar meer waarschijnlijk, het zal beetje bij beetje de komende dagen zijn. Je wilt niet te veel tegelijk opnemen.

Al je oude berichten zijn nog steeds aanwezig - ze zijn gewoon uit de weg. Misschien zul je ooit met ze omgaan, maar ik wed dat je dat niet doet. Dat is een van de ergste problemen van e-mail. We denken dat we zoveel berichten gaan lezen, beantwoorden of anderszins reageren, maar dat doen we nooit. Met vegen kun je ze uit de weg ruimen zonder ze daadwerkelijk kwijt te raken. Je kunt dus blijven geloven dat je op een dag alle e-mails van 2012 kunt verwerken (hoewel je dat waarschijnlijk niet zult doen).

Bekijk de video voor het vegen in Gmail.

Stap 2. Compartimenteren

De "sweep" zorgt voor het bericht dat je al hebt, maar het doet niets voor de berichten die over een seconde worden uitgerold. Dus zodra u een inbox heeft die niet stikkend aanvoelt, moet u een aantal filters of andere manieren van automatisch compartimenteren maken.

Een manier om dit te doen is om verschillende e-mailaccounts te gebruiken voor verschillende doeleinden, in plaats van één voor alles. Ik heb eigenlijk vier verschillende e-mailaccounts die ik regelmatig gebruik: een voor zaken, een voor persoonlijke communicatie, een voor online winkelen (waar ik bonnen bewaar, pakketten volg, bank- en elektronische belastingaangifte-meldingen ontvang), en een voor wat ik bel " junk." Mijn junk-account is eigenlijk niet voor junk in de meest strikte zin. Het is een adres dat ik gebruik om me aan te melden voor nieuwsbrieven of nieuwe online diensten die ik wil proberen, maar die uiteindelijk niet belangrijk zijn. Een andere naam voor dit soort inhoud is graymail. Het is niet helemaal spam, omdat je erom hebt gevraagd en het een beetje wilt. Niets dat missiekritisch is, komt ooit in dit ongewenste account, dus als ik het een aantal dagen niet controleer, is het geen probleem. Ik open ook zelden het rommelaccount of het winkelaccount terwijl ik aan het werk ben, dus het is nooit eens in het zicht om me te verleiden.

Een tweede manier om hetzelfde effect te krijgen, is via mappen en automatisch sorteren. Dit is een bijzonder handige manier om nieuwsbrieven en dagelijkse deals te beheren. Outlook.com is in dit opzicht behoorlijk geavanceerd en ook Gmail is daar behoorlijk goed in.

Of u nu filters en mappen instelt of nieuwsbrieven en winkelbonnen naar een ander e-mailadres gaat pushen, deze stap duurt even. U hebt waarschijnlijk 30 minuten tot een uur nodig om een ​​eenvoudige compartimenteringsmethode op te zetten.

Stap 3. Verwijderen

Hopelijk is wat er in je inbox achterblijft slechts een fractie van wat er eerder was. Het volgende dat ik zou doen, is proberen alles te verwijderen dat gewoon niet belangrijk is. Deze stap kan een tijdje duren, maar ik zou er niet teveel tijd aan verspillen.

Scan de berichten in je inbox en als je op een bericht terechtkomt dat je wilt verwijderen, probeer je de inbox op afzender te sorteren en kijk je of er andere berichten van dezelfde persoon zijn die het waard zijn te verwijderen. Vaak krijg ik meerdere follow-up e-mails van één persoon die hetzelfde zeggen, en ze zouden allemaal op het hakblok moeten staan.

Verwijder zoveel als je kunt zonder verstrikt te raken in de inhoud van een bericht. Als je niet zeker bent van een bericht, laat het dan voorlopig met rust.

Verwijderen is belangrijk voor mij omdat het staat voor loslaten. Als een bericht niet belangrijk is en geen kritieke informatie bevat, is het verwijderen ervan een teken dat ik er nooit meer aan hoef te denken. Het bevrijdt me mentaal van de verplichting die de e-mail vertegenwoordigt.

Misschien wilt u ook een map maken met de naam "Later" waarin u berichten opslaat die niet echt belangrijk zijn, maar waaraan u nog steeds enige psychologische gehechtheid hebt. Dit zijn berichten die u 'later' wilt behandelen. Mijn ervaring is dat 'latere' berichten meestal afval zijn dat ik nog niet wilde laten gaan.

Een fantastische service genaamd SaneBox ($ 6 per maand) scant uw inbox en duwt onbelangrijke e-mails automatisch voor u in een nieuwe map met de naam "@SaneLater". Bij het testen van SaneBox ontdekte ik dat het ongelooflijk goed was in het identificeren van wat belangrijk versus niet belangrijk was.

Stap 4. Ontwikkel een systeem, verander het in gewoonten

Met een beheersbare inbox en basisstructuur voor het archiveren van e-mail, hebt u nu een systeem nodig voor de manier waarop u uw e-mail wilt archiveren - verder dan de basisregel van "e-mails met betrekking tot artikelen van juni 2013 gaan naar de map 1306_JUN", maar wanneer plaatst u zij daar? Hoe vaak kijk je er doorheen? Wat gaat u doen met de berichten voordat u ze opslaat?

Deze stap is de moeilijkste omdat je wordt gevraagd om regels te maken en gewoonten te ontwikkelen om ze op de lange termijn te volgen. De regels die u maakt, moeten expliciet zijn. Je zou ze moeten kunnen verwoorden. Maar ze hoeven niet perfect of absoluut te zijn. Het is prima als je af en toe van ze afdwaalt. U wilt een systeem dat hier en daar een slechte dag vergeeft, een systeem waarmee u gemakkelijk terug kunt stuiteren als u uitglijdt.

Om je een idee te geven hoe regels spelen, zijn hier enkele van mijn regels voor het verwerken van e-mail.

Verwijder snel. Als een e-mail geen actie vereist, inclusief herlezen of archiveren voor referentie, gooi ik deze meteen weg. Ik cultiveer het snel verwijderen van berichten tot een gewoonte door berichten elke ochtend in bulk te verwijderen. Wanneer ik aan mijn bureau aankom, verwijder ik zoveel berichten als ik nodig acht in één klap. Het is meestal ongeveer 60 procent van mijn nieuwe ongelezen berichten.

Reageer onmiddellijk op kritieke berichten of bewaar ze in de inbox. Als een e-mail kritisch is - wat betekent dat het onmiddellijke actie of diep opnieuw lezen en mogelijk een antwoord vereist - handel ik er onmiddellijk op of laat ik het in de inbox staan ​​tot ik er iets aan doe, meestal binnen een dag of twee. Het kan maximaal een maand in de inbox blijven. Na een maand moet ik ernaar handelen. Dat is de deadline.

Bestand aan het einde van de dag. Als een bericht informatie bevat die ik nodig heb, maar geen onmiddellijke actie vereist, moet het tegen het einde van de dag worden verplaatst naar een overeenkomstige map (of lokaal op mijn bureaublad worden opgeslagen), of aan het einde van de week als ik het echt druk heb.

Maak de inbox vrijdagmiddag schoon. Vrijdagmiddag geef ik mezelf 10 tot 20 minuten om alles wat zich in de inbox bevindt te sorteren en misschien te reageren op de items die geen lange reactie vereisen. Tegen de tijd dat ik het kantoor verlaat, zou ik onderaan een paar centimeter witte ruimte moeten kunnen zien (ruimte om opnieuw te vullen in het weekend).

Zie onderaan de inbox. Deze regel is van dag tot dag waar ik op het meest fundamentele niveau mee leef: zie altijd de onderkant van de inbox. In tegenstelling tot Inbox Zero, probeer ik niet meer Postvak IN-berichten te hebben dan ik op het scherm kan zien. Het is makkelijk. Het is vergevingsgezind. Het is flexibel. Het is een redelijk en haalbaar doel. En er is niet veel voor nodig om deze regel consequent te volgen. Het speelt als een gewoonte dat toen ik begon te streven naar de onderkant van mijn inbox, het een onderbewust doel werd.

Een langetermijnoplossing voor het beheren van e-mail

Alle organisaties komen echt neer op regels, en de spil die regels bij elkaar houdt, is gewoonten. Gewoonten zijn hoe je de regels doet. Als de regel de e-mailafval aan het einde van de dag leeg maakt, is de gewoonte om altijd met de rechtermuisknop te klikken om de prullenbak te dumpen voordat u het e-mailprogramma afsluit (of uw e-mailprogramma instelt om de prullenbak automatisch te verwijderen bij het afsluiten). Als de regel is om altijd een e-mail van je baas aan het eind van de dag te beantwoorden, is het de gewoonte om berichten van je baas automatisch in een speciale map te sorteren en die map elke dag om 16:00 uur te controleren

E-mail goed en efficiënt beheren gaat over het systeem dat u gebruikt, niet de software die u gebruikt. Apps, functies en plug-ins kunnen helpen bij het oplossen van specifieke problemen met e-mail, maar als ze niet bestaan ​​uit een uitgebreider systeem van regels of methode voor ingebakken gewoonten, komen ze niet op de lange termijn.