Organiseer u: hoe u uw bezittingen kunt catalogiseren

Inhoud

• Organiseer u: hoe u uw bezittingen kunt catalogiseren
• Producten voor het doen van persoonlijke inventaris

Geeks zoals ik gaan maar door over hoe je een back-up moet maken van je belangrijkste gegevens, anders verlies je onvervangbare informatie, zoals de enige kopie die je hebt van foto's van je kinderen, een hele carrière aan contacten, een hele muziekbibliotheek en spoedig.

Maar zelden vermeldt iemand het maken van gedigitaliseerde records van uw fysieke bezittingen. We praten minder vaak over inventarissen van fysieke kostbaarheden omdat deze slechts nauw verbonden zijn met de wereld van technologie.

Niet waar.

In het geval van een ramp, zoals een brand, overstroming, inbraak of een meteoriet die een gat van zes voet in uw dak scheurt, is het laatste wat u wilt doen, proberen alles wat u bezit, stuk voor stuk, en schat de waarde van beschadigde of ontbrekende items voor een verzekeringsclaim.

Andere redenen waarom u uw bezittingen en bijbehorende documenten wilt catalogiseren, is vanwege de gemakkelijke toegang en doorzoekbaarheid voor zaken als garanties, of een aankoopbewijs of schenking voor belastingafschrijvingen.

Don't Kid Yourself: It's a Very large Job

De dag dat ik mijn bezittingen begon te catalogiseren, sijpelde de zon door de ramen en wenkte me naar buiten in de zomerlucht. Ik wou dat het zaterdagochtend een koude winter was geweest, dus ik had kunnen beginnen met een mok sterke koffie in de hand, en al mijn documenten verspreid over de vloer om me heen, met nergens de hele dag te gaan. Het feit is dat ik misschien wel mijn gezellige winterochtend van catalogiseren heb, want dit is een taak die maanden in beslag zal nemen. Houd jezelf niet voor de gek door te geloven dat je het in een middag kunt overwinnen.

Wat u nu echter kunt doen en wat u eerst moet doen, is uw structuur voorbereiden.

Stel uw structuur in

"Structuur" betekent in deze zin map nesting, of classificatiesysteem, of een andere hiërarchische volgorde voor het organiseren van uw waardevolle spullen en papierwerk. De software die u kunt gebruiken, helpt u soms bij het ontwikkelen van uw classificatiestrategie, maar elke softwareoplossing doet het heel anders. Het verdient de voorkeur om eerst uit te zoeken wat je nodig hebt en vervolgens de juiste software te vinden, in plaats van eerst software te kiezen en later te beseffen dat het ongemakkelijk aanvoelt omdat het probeert je anders te laten denken over je spullen.

Aan de andere kant zul je veel leren en meer veelbelovende vorderingen maken met je structuur als je tenminste een beetje met vallen en opstaan ​​werkt met de softwareoplossing die op zijn minst goed klinkt. Ik heb een paar van de onderstaande opties samengevat. Lees ze door om een ​​idee te krijgen van welke opstelling het beste bij u past.

Ik raad aan om ongeveer anderhalf uur opzij te zetten om uw structuur op te zetten.

Toen ik verschillende oplossingen uitprobeerde, was NeatCloud degene die het beste werkte voor hoe ik denk en mijn bezit was vanwege zijn flexibiliteit. Hier is een voorbeeld van hoe ik mijn structuur ben begonnen:

• Home (gedeelde) elektronica (televisietoestel, wifi-router, Roku-box, dvd-speler)

• Huishoudelijke apparaten (koelkast, oven, airconditioningseenheden)

• Huismeubilair (groot meubilair)

• Documenten voor eigen woningbezit

• Co-op en management bedrijfsinformatie

• Home Improvement Projects

• Hypotheek- en huiseigenaarpapieren

• Persoonlijke elektronica

• Persoonlijke kostbaarheden: niet-elektronisch (sieraden, sportartikelen)

Deze structuur veranderde naarmate ik meer en meer items vond in belangrijk en in catalogus, dus het was belangrijk voor mij om een ​​oplossing te vinden met een goede flexibiliteit ingebouwd. Ik vind het ook leuk dat je met Neat mappen kunt benoemen en nesten zoals jij dat wilt. Enkele andere opties, zoals de compartimenten van de Mac-app, geven veel meer begeleiding door uw bezittingen te segmenteren in de ruimte waar u ze bewaart. Ik kan me gemakkelijk voorstellen hoe deze methode van catalogiseren van wat je bezit veel gemakkelijker zou zijn voor veel mensen.

Of dit de organisatie zal zijn waarmee ik het hele project blijf, is moeilijk te zeggen. Ik heb al verschillende ontbrekende gebieden geïdentificeerd (belastingen, en vooral belastingaftrek, zoals bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen), en ik denk erover na of de eenvoudige verdeling van elektronische en niet-elektronische kostbaarheden voor mij zal werken.

Scannen en foto's maken

Nadat je je structuur min of meer hebt bepaald (je kunt deze onderweg wijzigen, maar probeer eerst een ruwe schets te krijgen), wil je beginnen met het scannen van documenten, het maken van foto's en het uploaden van al deze bestanden naar het systeem jij kiest. Dit is het lastige en tijdrovende deel, hoewel sommige softwareproviders (vooral Neat) mail-away add-on-services hebben. U pakt een doos vol met oude belastingaangiften of kwitanties of garanties in en verzendt deze naar een centrum waar ze worden gescand en in het systeem worden ingevoerd. Neat gebruikt een dubbelblinde methode om uw beveiliging intact te houden tijdens deze handmatige scan.

Als u zelf thuis afbeeldingen scant en uploadt, laat uw structuur dan weten hoe u werkt. Probeer "sets" tegelijkertijd te voltooien. Een set kan alles zijn wat u nodig hebt om te catalogiseren dat zich in één ruimte bevindt, of één kast of één archiefkast; of het kan alles zijn dat is geclassificeerd als 'sieraden' of 'verzamelobjecten' of 'antiek'. Bedenk welke set u wilt voltooien voordat u zich op het tapijt nestelt in uw comfortabele winterpyjama en al uw documenten en de volledige inhoud van uw sieradendoos dumpt om de items te inventariseren.

Een van de problemen die ik tegenkwam bij het werken met "sets" waren bonnen. Ontvangsten zijn buitengewoon waardevol om de waarde van een artikel te bewijzen waarvan u misschien niet het 'merk en model' kent, zoals nieuwere meubels en sieraden; voor oudere sieraden en meubels van waarde, wil je een beoordeling. Ik bewaar geen bonnen bij de items die ik heb gekocht (ik kan me niet voorstellen dat iemand dat zou doen). Ik bewaar al mijn bonnen opgeborgen in enveloppen en mappen, geëtiketteerd per jaar van aankoop… behalve de bonnen die ik nodig had voor belastingaangiften, die zijn opgeslagen met de kopieën van mijn belastingaangifte. Dus hier werd alles een beetje rommelig en ingewikkeld. Om eerlijk te zijn, ben ik er nog steeds mee bezig, wachtend op die besneeuwde dag om het bewijs van waarde van het project aan te pakken.