Video: 1: Burn-out, depressie, overspannen of overwerkt? Help jezelf! (November 2024)
Het laatste stukje van de organisatiepuzzel - en datgene waar mensen het meest tegenop zien - is e-mailbeheer.
Net als bij mapbeheer en bestandsnaamconventies vereist e-mailbeheer een lifestyle-oplossing. Je moet regels en principes ontwikkelen waarmee je elke dag kunt leven. Vergeet niet dat georganiseerd blijven vergelijkbaar is met het volgen van een dieet en een trainingsschema. Dit niet doen en de organisatie behandelen alsof het een eendaags voorjaarsschoonmaakproject is, lijkt op een crashdieet. Alle resultaten die u ziet, zijn van zeer korte duur.
Neem even de tijd om te beseffen dat je niet perfect hoeft te zijn voordat je je e-mailreorganisatieproject induikt. Het doel is om regels voor het leven te bedenken waar je je redelijk aan kunt houden en die je werk of privéleven gemakkelijker, productiever en beter maken. Als het installeren van een handige nieuwe Microsoft Outlook-invoegtoepassing iets is dat je engine voor het reinigen van je inbox zal vonken, probeer dan Xobni (gratis, versie $ 29, 99 Plus, 4 sterren), die je bestanden indexeert, of Evernote voor Windows Premium ($ 45 per jaar, 4, 5 sterren), waarmee u e-mail naar uw Evernote kunt sturen, waar u profiteert van de uitstekende zoekmogelijkheden van die software.
Zie de onderkant van de doos
Het moment dat ik me realiseerde dat ik een systematische benadering van e-mail nodig had, was de eerste keer dat ik mijn inbox opende en meer dan drie pagina's met dingen had die daar gewoon zaten. De meeste bestanden waren gemarkeerd als 'gelezen', maar omdat ik er niet naar had gehandeld, liet ik ze in de inbox achter. Ik herinner me dat ik me overweldigd voelde en dacht dat als ik niet meteen al e-mails begon weg te gooien, het probleem binnen het uur erger zou zijn en de volgende ochtend zeker ondraaglijk zou zijn.
Als gevolg daarvan heb ik mezelf een eenvoudig doel gesteld: altijd beide onderkant van mijn inbox kunnen zien. Met andere woorden, ik wil in één scherm vermeldingen voor het meest recent ontvangen bericht en het oudste bericht kunnen zien.
Ik houd me niet elk moment van elke dag aan deze norm. Dat zou neurotisch en contraproductief zijn. Maar ik probeer wel de onderkant van mijn inbox te zien voordat ik elke dag werk verlaat, en als dat niet lukt, tenminste op vrijdag. Ik blijf ook gezond over e-mailoverbelasting als ik een dag ziek ben of vrijaf neem. Nadat ik ben teruggekeerd van een vakantie, geef ik mezelf minstens een week om de e-mail in te halen en probeer ik er de eerste dag of twee op kantoor niet over te piekeren.
Maand tot maand
De manier waarop ik mijn zakelijke e-mailaccount beheer, is precies dezelfde manier waarop ik mijn elektronische bestanden in mappen beheer. Alles gaat in een map.
Eerst maak ik een paar basismappen per project, zoals Project A, B en C. Binnen elke projectmap maak ik submappen voor elke maand, gelabeld met het tweecijferige jaar en maand, onderstrepingsteken maandletter. De map voor juni 2011 heeft bijvoorbeeld de naam 1106_JUN.
Wanneer er nieuwe e-mails binnenkomen, zitten ze vaak een paar uur, een dag, misschien zelfs een week of twee in mijn inbox. Maar ze overweldigen me nooit omdat ik een systeem heb dat alles op een beheersbaar niveau houdt. Hier zijn de regels voor mijn systeem. Deze zijn misschien niet geschikt voor u, maar ze kunnen een voorbeeld zijn van één oplossing. Pas uw eigen oplossing aan met regels die bij uw levensstijl passen.
Regel 1. Als de e-mail geen actie vereist (inclusief opnieuw lezen), gooi ik deze meteen weg.
Regel 2. Als een e-mail kritisch is - wat betekent dat het onmiddellijke actie of diep opnieuw lezen en mogelijk een antwoord vereist - blijft het in de inbox totdat ik erop reageer. Het kan maximaal een maand in de inbox blijven. Na een maand moet ik ernaar handelen. Dat is de deadline. Nadat ik actie heb ondernomen, wordt de e-mail opgeslagen in de bijbehorende map.
Regel 3. Als de e-mail informatie bevat die ik nodig heb, maar geen onmiddellijke actie vereist, moet deze tegen het einde van de dag, of aan het einde van de week worden verplaatst als ik bezig ben. Als ik bang ben dat ik er iets aan zal doen, omdat het niet direct zichtbaar is in de inbox, kan ik een agenda-item maken als herinnering. De e-mail moet in een map worden bewaard. Geen uitzonderingen.
Regel 4. Vrijdagmiddag geef ik mezelf 10 tot 20 minuten om alles in de inbox uit te zoeken en misschien te reageren op de items waarvoor geen lange reactie nodig is. Tegen de tijd dat ik het kantoor verlaat, zou ik onderaan een paar centimeter witte ruimte moeten kunnen zien (ruimte om opnieuw te vullen in het weekend).
Regel 5. Na een jaar archiveer je het of gooi je het weg. Ik heb de neiging om e-mailgegevens ongeveer een jaar te bewaren en al het andere te archiveren, wat uiterst gemakkelijk is om te doen wanneer uw informatie per maand en per jaar in mappen wordt gesorteerd.
Een andere organisatiemethode die populair was op de dag van fysiek papierwerk, is het maken van 31 mappen, numeriek gelabeld, waarbij elk nummer overeenkomt met een dag van de maand. In plaats van een dagelijkse takenlijst te maken, moet u papierwerk en herinneringen (en verjaardagskaarten en rekeningen om te betalen, enz.) Opslaan in de mappen die overeenkomen met de juiste actiedatum. Wanneer de datum arriveert, opent u de map en krijgt u nu de taak om te zorgen voor de inhoud.
Nog een andere methode is compartimentering. Als u een projectbeheertool zoals Basecamp (gratis, 4 sterren en een Keuze van de redactie) gebruikt, hoeft u nooit e-mails op te slaan die zijn gekoppeld aan projecten die in dat systeem worden beheerd. Basecamp doet dat voor u. Veel mensen gebruiken compartimentering in hun persoonlijke e-mailleven door een web-gebaseerd account te wijden aan listservs en mailinglijsten, terwijl ze de andere reserveren voor communicatie met vrienden en familie. Waarom zou u hetzelfde concept niet gebruiken in het bedrijfsleven?
Weg met e-mailbezorgdheid
Ik bepleit geenszins dat mijn systeem of het 31-daagse mappensysteem geschikt is voor iedereen. Mijn systeem werkt voor mij omdat ik de neiging heb dingen te onthouden op basis van het tijdstip waarop ze plaatsvonden. Bovendien kijk ik eigenlijk uit naar die paar minuten aan het einde van elke week wanneer ik mijn eenmalige melding doe in de inbox. Ten slotte geeft het basisdoel om altijd de onderkant van mijn inbox te kunnen zien mij troost. Informatie zien die voorbij een visueel scherm stroomt, raakt een soort kantelpunt in mij. Het voelt ondraaglijk, alsof ik niets kan vinden en ik nooit mijn weg zal vinden.
Andere mensen kunnen echter angstig zijn als ze meer dan een dozijn mappen moeten beheren, of zichzelf opgelegde deadlines moeten halen. Het is wellicht productiever voor u om uw e-mail in één enkel, schuifbaar venster te kunnen zien. Met het risico om te gevoelig te worden, is het geen slecht idee om het soort dingen op te schrijven waardoor je je overweldigd voelt, want als je kunt identificeren wat je niet wilt in je e-mail, kun je regels en richtlijnen maken om te voorkomen het.
Welk organisatiesysteem u ook voor uzelf of uw bedrijf maakt, richt u op levensstijlachtige gewoonten en algemene regels. Je hoeft niet elke dag perfect te zijn. Je hoeft alleen maar een systeem te bedenken dat je op het goede spoor houdt.
Take Aways
De belangrijke ideeën om van dit artikel weg te nemen zijn:
1. Het hebben van een beheersbare hoeveelheid e-mail zal uw werkleven gemakkelijker en beter maken.
2. Richt u bij het ontwikkelen van principes voor het omgaan met e-mail op levensstijlgewoonten in plaats van op harde regels.
3. Bepaal hoe u dagelijks, wekelijks en maandelijks met e-mail omgaat en hoe vaak u e-mailgegevens archiveert.
4. Zoek uit wat u niet wilt in uw e-mail en maak vervolgens gewoonten die voorkomen dat dit gebeurt.
