Organiseer: services voor bestandssynchronisatie te hulp

Inhoud

• Organiseer u: services voor bestandssynchronisatie aan de redding
• Tips voor het synchroniseren van bestanden

Rommelige en ongeorganiseerde mensen laten voor altijd belangrijke dingen achter. Die presentatie die je nodig had voor de conferentie? Het is op kantoor op uw desktopcomputer. Die foto's van Mickey's eerste verjaardagsfeestje die je oma wilde laten zien tijdens een bezoek? Ze zitten nog steeds op je laptop, die 300 kilometer thuis op de bank zit.

Technologen hebben dit probleem tamelijk briljant opgelost voor mensen met een slechte verstandhouding. Het antwoord is bestandssynchronisatie, en er zijn veel bedrijven die deze service gratis aanbieden.

Hoewel services voor het synchroniseren van bestanden uw persoonlijkheid niet zullen veranderen en u niet in een nette en opmerkzame persoon veranderen, kunnen ze fungeren als een vangnet en helpen u rampzalige gevolgen voor uw desorganisatie te voorkomen.

Wat is bestandssynchronisatie?

Het doel van een bestandssynchronisatieservice is u toegang te geven tot al uw belangrijkste, actuele bestanden vanaf elke computer of apparaat met internetverbinding, zoals uw smartphone of tablet, altijd en overal. 'Huidig' betekent in dit geval bestanden waartoe u in de nabije toekomst redelijkerwijs toegang moet hebben, in plaats van documenten die in een voltooide staat zijn die u echt zou moeten archiveren (ik zal in een toekomstig artikel meer schrijven over hoe te archiveren). En bestanden kunnen van alles zijn, van documenten tot foto's tot muziek.

Dit is hoe het werkt: u meldt u aan voor een account met een bestandssynchronisatieservice (gratis of met een abonnement; ik noem specifieke aanbiedingen een beetje later), installeer de bestandssynchronisatiesoftware op uw computer en beslis welke bestanden of mappen die u wilt synchroniseren. Nadat de bestanden zijn gemarkeerd om te worden gesynchroniseerd, maakt de service er een kopie van en slaat ze online op. Dit is het belangrijkste deel. Vanaf nu wordt de kopie bijgewerkt wanneer u het bestand lokaal wijzigt. Wanneer u zich nu bij de service aanmeldt, of u dit nu doet vanaf een smartphone of de computer van iemand anders via de website van de bestandssynchronisatieservice, hebt u toegang tot uw documenten.

Details over hoe de services werken, kunnen een beetje verschillen, maar het uitgangspunt is dat elke keer dat u een bestand wijzigt, de gewijzigde kopie online wordt opgeslagen en elke keer dat u bent aangemeld bij de service - hetzij via een website of gewoon door uzelf aangemeld te houden via de geïnstalleerde software op uw computer of mobiele apparaat - de service zorgt ervoor dat u het meest recente exemplaar ziet. De service "synchroniseert" de meest recente kopie van elk bestand met alle apparaten die u gebruikt om ze te openen. Sommige services slaan ook versies op die de geschiedenis van uw wijzigingen bewaren, tot een bepaald aantal. Op deze manier hoeft u zich geen zorgen te maken over het opslaan van "versie 1" en "versie 2" kopieën van documenten. De bestandssynchronisatieservice doet dat automatisch.

De reden waarom een ​​bestandssynchronisatieservice je helpt om je beter georganiseerd te voelen, is omdat het het achterlaten van een bestand erg moeilijk maakt. Je hoeft jezelf niet constant een e-mail te sturen naar dat document waaraan je werkt. Zolang u een internetverbinding hebt, kunt u uw werk ophalen. De meeste services hebben ook een bepaald niveau van delen, zodat u gemakkelijk bestanden naar anderen kunt sturen om te bekijken, en sommige hebben samenwerkingsfuncties zodat meerdere mensen bestanden naar een gedeelde plaats kunnen uploaden.

Gebruik cases voor bestandssynchronisatie

Soms is het moeilijk voor te stellen waarom je een bepaalde service nodig hebt totdat je hoort hoe andere mensen gebruiken. Hier zijn enkele voorbeelden:

Drukke zakelijke professional. Iedereen die zelfs een klein beetje van zijn professionele werk thuis doet - of misschien ooit nodig heeft - kan zich het nut van de service voor het synchroniseren van bestanden voorstellen. Stel je voor dat slecht weer voorkomt dat je aan het werk gaat, maar je moet een project voltooien om een ​​deadline te halen. En het nieuwste exemplaar van het project staat lokaal op uw computer op kantoor. Met een bestandssynchronisatieservice kunt u dat project in seconden vastpakken.

Traveler. Frequente reizigers die geen onhandige laptop bij zich willen hebben, kunnen ervoor zorgen dat al hun bestanden voor hen beschikbaar zijn, ongeacht waar ze inloggen. Reizigers kunnen ook foto's synchroniseren die ze maken en ze bijna onmiddellijk op hun thuiscomputer laten verschijnen.

Aanvrager, verzoeker, sollicitant, kandidaat. Ik heb onlangs een bestandssynchronisatieservice gebruikt tijdens een langdurig aanvraagproces waarbij meerdere partijen betrokken waren. Telkens wanneer ik een document ontving, heb ik het gescand en opgeslagen in een synchronisatieservice. Toen een van de partijen contact met me opnam om een ​​kopie van iets te vragen, hoefde ik bijna nooit iets te faxen of te kopiëren en te mailen. In plaats daarvan kon ik op een knop drukken en documenten verzenden naar iedereen die ze nodig had, ongeacht of ik thuis, op het werk of elders was.

Leerling. Studenten die werken aan een proefschrift, essays of echt elk soort project, kunnen hun middelen opslaan in de bestandssynchronisatie-cloud en op elk gewenst moment een idee krijgen. Degenen die één computer thuis houden, misschien delen met een huisgenoot en openbare computers gebruiken in een bibliotheek of computerlokaal, zouden zeker goed worden bediend om hun werk te synchroniseren.

De emailer. Als u de gewoonte heeft om bestanden naar uzelf te e-mailen zodat ze online worden opgeslagen voor eenvoudige toegang, laat me u verzekeren dat u een uitstekende kandidaat bent voor een bestandssynchronisatieservice. Ze zijn veel fool-proof dan de ad-hoc e-mailmethode. En e-mailbijlagen kunnen opslagbeperkte inboxen verstoppen.