Organiseer u: documenteer uw workflow

Nieuwe werknemers en nieuwe gezichten in het personeelsbestand, waaronder recent afgestudeerden, hebben doorgaans extra tijd over wanneer ze aan een nieuwe baan beginnen. Training kan weken of maanden duren, en collega's en managers willen u wat ademruimte geven terwijl u geacclimatiseerd raakt. Een van de meest waardevolle manieren om die stilstandtijd te gebruiken, is om de workflow en processen te documenteren.

Het documenteren van uw workflow en processen betekent niets anders dan stap voor stap precies opschrijven wat uw taak inhoudt. Het is precies alles wat je leert als je nieuw bent in een werkomgeving. Het brengt ook alle aanpassingen en veranderingen met zich mee die u in de loop van de tijd kunt aanbrengen aan die processen of wanneer u betere of efficiëntere manieren ontdekt om uw werk gedaan te krijgen.

Bedrijven en overheidsorganisaties die erg groot en goed ingeburgerd zijn, hebben misschien al bedieningshandleidingen en andere documentatie in overvloed - maar mijn ervaring is dat kleinere bedrijven en teams meestal niet of, als ze dat wel doen, ernstig verouderd zijn.

Wanneer u te maken krijgt met downtime bij een nieuwe taak, documenteer dan uw workflow en processen of update u de handleidingen die u hebt ontvangen. De voordelen zijn enorm en veel.

Voordelen van het documenteren van uw workflow

Om te beginnen zal het documenteren van uw workflow de on-the-job training die u tot nu toe hebt gehad, versterken. In feite leert u het werk sneller.

Ten tweede zijn deze documenten goud voor managers en de IT-afdeling, die misschien niet de stappen en mensen kennen die bij uw werk betrokken zijn - die ze moeten weten wanneer ze wijzigingen aanbrengen of nieuwe tools introduceren en moeten nadenken over alle mogelijke effecten. Laat me uit ervaring zeggen dat je niets dan lof zult horen als je een gedetailleerd en overzichtelijk document kunt leveren dat alles bevat wat ze nodig hebben. Het alternatief is om ze ad hoc door uw werk te praten, wanneer u misschien een stap vergeet of verkeerd spreekt, of het gewoon fout hebt.

Ten derde houden managers en collega-collega's vast aan uw documenten als u ooit een onverwacht verlof moet opnemen. Op dezelfde manier zullen de collega's die u achterlaat dankbaar zijn wanneer u wordt gepromoveerd naar een nieuwe functie of naar een ander bedrijf gaat, dankbaar zijn dat ze bijgewerkte handleidingen hebben doorgegeven aan de persoon die uw plaats inneemt.

Hoe uw workflow te documenteren

De documentatie die u schrijft, moet eenvoudig, gemakkelijk te begrijpen en toegankelijk zijn. In de meeste gevallen raad ik aan om een ​​tekstdocument (zoals een Word-document) te maken met een paar ingesloten afbeeldingen.

In plaats van één enorm document te maken dat alles schetst, maakt u documenten die slechts één procedure bevatten of die een reeks gerelateerde procedures beschrijven die op volgorde moeten worden uitgevoerd. Persoonlijk ben ik overweldigd door documentatie die langer is dan ongeveer 11 of 12 pagina's. Ik zie liever 4 of 5 pagina's met eenvoudige, gemakkelijk te lezen instructies. De "Do's en Don'ts" onderaan dit artikel helpen u om beknopte maar grondige handleidingen te maken.

Simpel gezegd, bewaar notities wanneer u on-the-job training hebt en zet deze notities over in een document. Wanneer je het werk zelf gaat doen, voeg je je notities toe of pas je ze aan om de taken die je doet nauwkeuriger weer te geven.

Als er een "grote afbeelding" in uw werk staat, wat overzichtsoverzicht, zet dat aan het begin van het document. De punten die deel uitmaken van het grote geheel, zijn wat u grondiger moet opnemen, hetzij in hetzelfde document, of in een paar kleinere documenten als u het wilt opsplitsen. In nieuwsbriefmarketing kan het overzicht er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

• Copywriter schrijft een kopie en dient deze in bij marketingmanager.
• Marketingmanager beoordeelt en bewerkt de kopie en krijgt goedkeuring van senior marketingmanager.
• Marketingmanager dient een verzoek in om een ​​lijstupdate uit te voeren.
• Marketingmanager levert laatste exemplaar aan assistent.
• Assistent produceert nieuwsbrief en verzendt kwaliteitsborgingstest.
• QA-team beoordeelt nieuwsbrieven en dient wijzigingen in. Assistent implementeert wijzigingen, verifieert en geeft release vrij.

Elk van die items zou een handleiding van drie pagina's kunnen hebben die de stappen beschrijft die nodig zijn om het werk uit te voeren. Waar en hoe wordt de kopie ingediend? Welk formaat moet de kopie hebben? Wie voert de lijstupdate uit en wat betekent dat? Of meerdere van die items kunnen worden gecombineerd in één handleiding, bijvoorbeeld de drie taken die beginnen met 'marketingmanager…'

Wat je nodig hebt

Om de stappen te schrijven, moet je er minstens één keer op getraind zijn. Wanneer u het werk opnieuw moet doen, gebruikt u uw eerste schets van uw eigen procedures om u door de stappen te leiden om te zien of deze nauwkeurig en gemakkelijk te begrijpen zijn.

Schermafbeeldingen. Maak screenshots van alles wat moeilijk in tekst uit te leggen lijkt of dat het best visueel kan worden geïllustreerd. Sla al uw schermafbeeldingen eerst in een map op en voeg ze alleen aan het document toe als ze nodig zijn. Als u te veel screenshots heeft, lijkt het aanmatigend voor iedereen die uw handleidingen leest.

(Er zijn verschillende methoden om een ​​schermopname te maken, maar de snelste zijn: gebruik in Windows de knop PrtScn en vervolgens de plakfunctie om uw afbeelding in een beeldbewerkingsprogramma te plaatsen waar u deze kunt bijsnijden en bewerken; gebruik op een Mac Apple + Shift + 4 en sleep het doel rond het gebied dat u wilt fotograferen.)

Schermopname software. De afbeeldingseditor die u gebruikt, kan tools bevatten voor het markeren van uw schermafbeeldingen als u een pijl wilt toevoegen die naar iets relevant verwijst of een bepaald deel van de afbeelding wilt markeren. Voor $ 50 doet het schermopnameprogramma Snagit en Snagit voor Mac zo ongeveer alles wat u nodig heeft.

Hulpmiddelen voor diagrammen. Sommige workflows en procedures kunnen het beste worden uitgedrukt in kleine diagrammen. Mindmapping-software kan u helpen snel stroomdiagrammen en dergelijke te tekenen, hoewel u ook veel van deze zelfde diagramhulpmiddelen kunt vinden in Microsoft PowerPoint en een beperktere selectie in Word onder het tabblad Invoegen.

Wat te doen en wat niet te doen

• Maak individuele documenten voor verschillende processen en procedures, in plaats van één enorm document waarin uw hele taak wordt uitgelegd.
• Wees grondig, maar ook beknopt.
• Neem wel screenshots op.
• Neem enkele weken de tijd om de documenten in te vullen. Geef jezelf de tijd om na te denken over de processen en terug te keren naar de documenten om te controleren of je ze nauwkeurig hebt vastgelegd.
• Plaats een datumstempel bovenaan de pagina om aan te geven wanneer het bestand voor het laatst is bijgewerkt.
• Gebruik functietitels in plaats van de namen van mensen bij het documenteren van de workflow.
• Bewaar de hoofdkopieën op een gedeelde locatie, zodat andere mensen ze gemakkelijk kunnen ophalen.
• Bewaar een lokale back-up van de bestanden op uw bureaublad of in een privé cloudgebaseerd systeem (of beide).
• Controleer en reviseer uw documenten eenmaal per jaar. Zie ze als levende documenten die nooit "af" zijn. Ze evolueren voortdurend.
• Vertel je baas en collega's dat je deze nieuwe records aanmaakt en onderhoudt, want zij kunnen ook waardevolle input hebben.
• Neem geen illustraties op om de pagina's te verfraaien. Iedereen haat het.
• Ga niet gek opmaken van de tekst. Hou het simpel. Gebruik vetgedrukte tekst voor ondertitels. Gebruik opsommingstekens en genummerde lijsten om mensen te helpen relevante informatie gemakkelijk te zien. Houd paragrafen erg kort.
• Gebruik geen namen van mensen. Verwijs naar mensen met hun functiebenamingen. Heb ik dit al gezegd? Ja dat deed ik, maar het is echt belangrijk, dus ik zeg het nog een keer.
• Wees niet te beschermend voor uw documenten. U hebt ze gemaakt om de organisatie te helpen, niet alleen voor u.
• Voer uw documenten niet uit naar PDF's. Laat ze in een formaat dat kan worden bewerkt (zie hierboven).