Organiseer u: digitale documenten digitaliseren

Inhoud

• Organiseer u: digitale documenten digitaliseren
• Wat niet te digitaliseren

Computers zijn erg goed in zoeken. Computers kunnen ook uitstekend worden opgehaald. Ongeacht hoe snel en efficiënt u denkt dat u informatie in uw huis kunt vinden en ophalen van stukjes papier, wees gerust, computers kunnen het sneller.

Dat is de reden waarom u veel van uw persoonlijke documenten moet digitaliseren.

Er zijn ook meer redenen, zoals het feit dat je niet eens bij de informatie over dat overstromingsverzekeringsdocument kunt komen als het op een stuk papier in je keuken staat terwijl een geannuleerde vlucht je opgesloten heeft op St. Kitts, vanwege een orkaan thuis. Zou dat geen handig moment zijn om een ​​digitaal document te hebben dat toegankelijk is vanaf uw laptop, smartphone of tablet?

Hier is er nog een: u bent in de afgelopen jaren verschillende keren van arts, verzekeringsprogramma en apotheek veranderd en de apotheker moet u nu kennen als u ooit een bepaald medicijn heeft ingenomen. Zou het niet nuttig zijn om in te loggen op een beveiligd systeem dat records bevat van alle voorschriften die uw artsen hebben geschreven omdat u met de camera van uw telefoon hebt geknapt voordat u ze vol kreeg?

Of misschien bent u gemotiveerd om meer van uw persoonlijke documenten te digitaliseren, gewoon om van rommel af te komen. De redenen om het te doen zijn eindeloos en de excuses om niet aan de slag te gaan zijn dat ook. Hier een paar tips en trucs die u geen excuus zullen geven om de taak langer uit te stellen.

Wat te digitaliseren

Voordat u de hoeveelheid papier in uw huis kunt verminderen, moet u beslissen welke documenten waarde hebben om digitaal te worden gemaakt. In veel gevallen wilt u de originele documenten behouden, waardoor de digitale in wezen een back-up is. Deze lijst kan u helpen ideeën te genereren:

• belastingen

• fiscaal aftrekbare inkomsten

• paystubs

• daden en huurcontracten

• garanties

• paspoorten (veel landen hebben zeer specifieke regels voor het maken van kopieën van paspoorten; vraag dit na bij uw overheid)

• familiearchieven, zoals geboorteakten, adoptiedocumenten, huwelijkscertificaten, overlijdensakten en immigratiedocumenten

• verzekeringsformulieren

• medische en tandheelkundige gegevens en voorschriften

Als uw werkgever geen elektronische paystubs verstrekt, moet u de originelen absoluut minstens zes maanden, zo niet een volledig jaar bewaren. Banken en verhuurders hebben deze documenten vaak nodig, naast belastingformulieren (W2s in de VS), bij het invullen van financiële of huisvestingspapieren.

Let bij paspoorten en sommige andere officiële juridische documenten op de regels voor het maken van kopieën. Het is meestal een goed idee om de afbeelding met minimaal 10 procent te verkleinen of te vergroten (dus het lijkt er niet op dat u deze probeert te vervalsen).

Zelfs als u niet denkt dat u ooit replica's van een van deze documenten moet verstrekken, zullen er zeker momenten zijn waarop u naar uw paspoortnummer (bijvoorbeeld voor een aanvraag) of een ander stuk gegevens daarvan moet verwijzen. Het is zoveel efficiënter om naar die informatie op uw computer te zoeken dan om door een kast vol papieren te zoeken.