Organiseer u: de samenwerkingstoolkit

Inhoud

• Organiseer u: de samenwerkingstoolkit
• Taakbeheer, Projectbeheer, Scherm delen

Twee van mijn vrienden vertelden me onlangs dat ik hun verstand had opgeblazen. Hoe? Gemakkelijk. Ik heb de e-mailthread die we hadden over het organiseren van een groot dineruitje (je weet hoe die threads imploderen en niemand kan bijhouden wie zei dat ze vrij waren op welke datum) en heb in plaats daarvan Doodle gebruikt. Doodle is een gratis website waarmee je een online enquête kunt maken voor dingen zoals welke dag en tijd mensen vrij zijn om samen te komen. Ik gebruik het al jaren voor samenwerking, meestal in het plannen van vergaderingen met mensen die over de hele wereld wonen en zich in verschillende tijdzones bevinden.

Er zijn zoveel geweldige apps beschikbaar om te helpen bij de samenwerking. Misschien blies ik de hoofden van mijn vrienden met mijn efficiëntie, maar het verbaasde me om te beseffen dat ze Doodle nog nooit eerder waren tegengekomen!

Om mensen te helpen met die zorgvuldige plicht om de samenwerkingsorganisator te zijn, wilde ik enkele van de beste tools delen die ik heb gevonden om geweldige geesten en ideeën samen te brengen.

Het roosteren

Doodle is mijn planningsapp geworden omdat het gratis is en de deelnemers zich niet moeten registreren om te gebruiken. Stel een enquête in, verstuur de link en laat mensen antwoorden door eenvoudigweg naar de website te gaan en de vakjes aan te vinken. Het is van onschatbare waarde voor het plannen van vergaderingen of sociale evenementen met een grote groep.

Wanneer iedereen hetzelfde kalendersysteem gebruikt, zoals de agenda van Outlook, kunt u uw agenda meestal zichtbaar maken voor andere teamleden, wat kan helpen bij het plannen, maar die omstandigheden werken niet altijd voor iedereen. Een andere optie is Tungle.me, dat enkele van dezelfde elementen van Doodle bevat, evenals de mogelijkheid om je vrije en drukke tijden openbaar of zichtbaar te maken voor bepaalde mensen.

Documenten en mappen delen

Hoe maak je bestanden beschikbaar voor alle mensen met wie je samenwerkt? Stuur ze niet rond! Dat is slordig en moeilijk te volgen. U hebt een betere manier nodig om documenten en mappen te delen.

De eenvoudigste oplossingen komen in de vorm van bestandssynchronisatieservices, zoals Dropbox of SugarSync. Ik gebruik eigenlijk beide, SugarSync voor werkbestanden en Dropbox voor persoonlijke bestanden. Ik heb ze gebruikt om documenten met allerlei mensen te delen, inclusief redacteuren en zelfs mijn advocaat.

Ik vind Dropbox en SugarSync veel eenvoudiger in te stellen en te gebruiken - en andere mensen te overtuigen om te gebruiken - dan FTP-sites, wat de meer traditionele manier is om bestanden en mappen te delen.

Samenwerken, asynchroon bewerken

Nog een andere reden om Dropbox, SugarSync of een andere bestandssynchronisatieservice te gebruiken voor het organiseren van samenwerking, is omdat ze het mogelijk maken dat meerdere mensen één document bewerken, hoewel meestal asynchroon. Met andere woorden, u kunt niet zien hoe iemand het bestand in realtime bewerkt. Wijzigingen vinden lokaal plaats en worden alleen zichtbaar voor de groep wanneer de persoon die de bewerking uitvoert het document terug naar de gedeelde locatie uploadt.

Deze services geven je geen gedetailleerde informatie over wat bijdragers wel en niet kunnen doen (je kunt Kate bijvoorbeeld niet de mogelijkheid geven om bestanden X en Y maar niet Z te bewerken), maar ze bieden wel basisrechten. U kunt bijvoorbeeld delen door een alleen-lezen link te sturen, of u kunt mensen uitnodigen voor volledige toegang tot wat zich in een bepaalde gedeelde map bevindt.

Samenwerken, synchroon bewerken

Google Drive (voorheen Google Documenten) heeft een van de meest indrukwekkende samenwerkingsfuncties die ik ooit heb gezien: de mogelijkheid om in realtime samen te werken.

Ik heb ooit gewerkt met een medewerker die in een andere staat was, en we hadden wekelijkse telefonische vergaderingen die bedoeld waren als 'werkbijeenkomsten'. Dat wil zeggen dat we de staat van het project hebben besproken en tegelijkertijd werk hebben gedaan dat de staat van het project heeft bevorderd. We gebruikten een eenvoudige spreadsheet in Google om de taken te registreren die moesten worden uitgevoerd en om ze te markeren met een prioriteitsbeoordeling. Tijdens de week konden we indien nodig notities toevoegen. Tijdens onze vergadering konden we de lijst doorlopen, de taken in realtime voltooien terwijl we aan de telefoon waren en ze afvinken. Soms zag hij echter iets op de lijst en zei: "Wat betekent dat?" Ik zou het uitleggen. En hij zou de manier veranderen waarop de taak werd geschreven, recht voor mijn ogen, zodat ik zeker wist dat zijn vertaling van de taak hetzelfde betekende als ik bedoelde. Het was collaboratieve gelukzaligheid.

De tools van Google werken niet alleen voor spreadsheets, maar ook voor presentatie- en tekstdocumenten.