Organiseer u: praktische tips voor Gmail

Inhoud

• Get Organized: Best Practices voor Gmail
• Gmail-archieven, bulkacties, labs

Gmail is een van de populairste e-maildiensten. Of u het nu gebruikt voor persoonlijke communicatie, werk of beide, u krijgt er meer uit als u begrijpt hoe enkele kernfuncties werken.

In deze editie van Get Organized, een wekelijkse serie, worden enkele kenmerkende functies van Gmail uitgelegd en wordt uitgelegd hoe u deze het beste kunt gebruiken om uw e-mailaccount effectief georganiseerd te houden, zodat u productiever kunt zijn.

Berichtthreads

Zoals alle Gmail-gebruikers weten, wordt een continue e-mailuitwisseling gestapeld in een thread. Het aantal berichten in een thread wordt altijd tussen haakjes weergegeven naast de samenvatting van de namen op de centrale, een aantal threads, als u wilt.

De berichtenthread is een van mijn favoriete functies van Gmail, omdat wanneer zes mensen op één e-mail van een groep reageren, ik alleen maar één ongelezen thread zie in plaats van zes ongelezen berichten. Wat ik me eigen maak is dat er een discussie is die aandacht van me vraagt. Als ik zes ongelezen berichten zie, krijg ik in plaats daarvan het gevoel dat zes dingen mijn aandacht vereisen.

Wanneer u een thread opent, blijven berichten die u al hebt gelezen samengevouwen, terwijl ongelezen berichten uitvouwen.

Best practice: een van de beste trucs bij het beheren van threads is om ze intact te houden zolang ze niet van het onderwerp afwijken. Wanneer ze van onderwerp veranderen, start u een nieuwe thread door eenvoudig de onderwerpregel te wijzigen wanneer u antwoordt. U hoeft geen geheel nieuw bericht te starten. Alle ontvangers worden opgenomen in de nieuwe thread en de geschiedenis van uw communicatie wordt nog steeds gearchiveerd in het bericht zelf, onder de ellips die zegt "getrimde inhoud weergeven" wanneer u erover zweeft (zie hieronder), zodat iedereen kan verwijzen het.

labels

Als er één functie zou zijn die Gmail betekent, zouden het labels zijn. De manier om labels te begrijpen is om te beschrijven wat ze niet zijn: mappen. Labels in Gmail zien er vaak uit als mappen en tot op zekere hoogte bereiken ze hetzelfde doel. Maar labels zijn fundamenteel anders dan mappen, en het verwarren met mappen zal echt beperken wat u kunt doen met Gmail.

Laat ik beginnen met een beetje uitleg te geven over mappen. E-mailmappen, vaak ontworpen in een boomstructuur met de mogelijkheid om submappen toe te voegen, werken op dezelfde manier als echte mappen. Je doet er dingen in. Als u een bericht wilt opslaan, kunt u dit slechts in één map opslaan.

Labels in Gmail zien er op het eerste gezicht heel erg uit als mappen. Wanneer u een nieuw label maakt, verschijnt dit op de linker rail, vergelijkbaar met waar u mappen (met standaardinstellingen toch) ziet in Yahoo! Mail, Hotmail en Outlook. Aan deze Gmail-labels kunnen ook kleuren worden toegewezen, waardoor ze nog meer op mappen lijken.

Dus wat is het verschil?

Elke gegeven berichtthread kan meer dan één label hebben, zoals 'werk', 'oktober 2012' en 'urgent'. Gmail geeft je ook automatisch twee labels: sterren en "belangrijk", aangeduid door een gele tag aan de linkerkant van berichten die rechtstreeks naar je worden verzonden, dwz niet listservs, s of andere massamailings.

Beschouw labels meer als tags. En de visuele labels die u op de linker rail ziet - zie die als een snelknop om alle berichten met een bepaalde tag te sorteren. Merk op dat zelfs je inbox slechts een label is. Als u op een label op de linkerrail klikt, wordt er automatisch nieuwe tekst weergegeven in het zoekvak bovenaan.

Deze tekst helpt om uw zoekopdracht te verfijnen tot alleen berichten met het betreffende label. Vergeet niet dat Google het bedrijf achter Gmail is en Google dat bedrijf is opgericht als een zoekhulpmiddel.

Aanbevolen procedure: gebruik labels in Gmail royaal omdat ze geen vervanging zijn voor mappen, maar eerder een manier om items te categoriseren of te taggen en ze doorzoekbaar te maken.

Hoofdgebruikers moeten het gebied Instellingen verkennen om meer geavanceerde labelkenmerken te configureren. U kunt bijvoorbeeld regels of filters instellen om bepaalde soorten e-mail om te leiden naar een label en dat label alleen in uw linkerdeelvenster laten verschijnen als het ongelezen berichten bevat.