Organiseer u: boekhouding en financiën voor freelancers en smbs

Wanneer kleine bedrijven voor het eerst van de grond komen - en dit geldt met name voor freelancers of andere zelfstandige zelfstandigen - is een boekhoud- en factureringssysteem niet altijd nodig. Je vindt werk. Je maakt het werk af. Je krijgt betaald. Simpel genoeg. Maar geleidelijk, soms onmerkbaar, verandert de situatie.

Stel je dit scenario eens voor: laten we zeggen dat je een freelancer bent. Je krijgt je eerste paar banen, gespreid over vele maanden - zo gespreid dat ze elkaar niet eens overlappen. Je werkt één project tegelijk. Dan krijg je een hap voor een nieuw project voordat het huidige is voltooid, maar je hebt nog geen contract gezien, dus je bent nog steeds niet te druk. Een paar weken later vertelt een klant met wie je eerder hebt gewerkt je over enkele nieuwe mogelijkheden, maar haar budget is nog niet definitief. Je blijft de belofte van nieuwe banen zien, maar het echte werk dribbelt nog steeds alleen maar binnen. Een paar maanden later heb je zes banen in uitvoering, heb je voor alles een deadline en wachten drie nieuwe klanten om terug te horen of je accepteert hun aanbiedingen. Wanneer gebeurde dat?

Hoewel de verandering zelf geleidelijk was, zou je willen dat je al lang geleden een boekhoud- en factureringssysteem had gekocht, dat als je er maar één had ingesteld lang geleden toen je je eerste baan aannam, je nu veel beter in vorm zou zijn… hoewel bij de tijd dat je het je niet kon veroorloven, noch wist je zeker dat je je wilde inzetten voor de hele freelancer-levensstijl, weet je nog? Net als een beloofde cheque die nooit in uw mailbox verschijnt, is het instellen van een financieel beheersysteem te laat.

Organiseer uzelf of uw microbedrijf door het juiste soort systeem te kiezen en het nu in te voeren - zelfs als u zou willen dat u dit al lang geleden had gedaan.

Financiële software voor freelancers en solo-operaties

Solo freelancers en andere zelfstandigen in een eenmanszaak hebben waarschijnlijk geen zeer geavanceerde financiële applicatie nodig voor het beheren van rekeningen en facturering. Bovendien moet u geen arm en been betalen voor een lange lijst met functies die u gewoon niet gebruikt.

Blijf bij een eenvoudig programma dat de klus klaart en niet veel kost. Zoek naar een app die gratis is of slechts een eenmalige betaling vereist, in plaats van een oplossing die per maand of per project in rekening wordt gebracht. Het is ook zinvol om één programma te gebruiken voor het volgen van projecten en het beheren van uw facturen, in plaats van twee afzonderlijke systemen (zolang het de basis voor uw behoeften dekt).

Onze favoriete gratis optie voor algemene boekhoudsoftware is FreshBooks (4, 5 sterren, Editors 'Choice). Het heeft klant- en product- / servicerecords, eenvoudig factuurcreatie en verzending en solide functies voor het uitvoeren van rapporten. Als u geen werknemers of aannemers hebt, hebt u de functies voor het delen van documenten niet nodig, maar u betaalt tenminste niet voor deze ongebruikte functies.

Een iets vereenvoudigde optie die geweldig is voor iedereen die per uur oplaadt, is OfficeTime ($ 47, 4, 5 sterren). Het houdt bij hoeveel tijd u aan projecten besteedt terwijl u werkt en kan facturen maken op basis van die gegevens. De facturatiecomponent is voldoende voor de meeste solo-operaties. Nog een enorm pluspunt: u kunt de desktopsoftware OfficeTime eenmalig kopen en nooit betalen voor abonnementskosten of andere add-onkosten.

Andere goede gratis opties zijn: Zoho Invoice (4 sterren), die geen tijdregistratie of urenstaten heeft, en Outright (3, 5 sterren), die specifiek is ontworpen voor zeer kleine bedrijven die geen voorraad of salarisadministratie hanteren.

Kies er een en blijf erbij

Nadat u een oplossing heeft gekozen die geschikt is voor u, begint u deze te gebruiken in uw volgende project. Een van mijn grondfilosofieën over georganiseerd zijn, is dat het belangrijker is om vooruit te kijken dan om terug te kijken, dus maak je niet teveel zorgen over het invoeren van de achterstand van gegevens in het nieuwe boekhoudsysteem dat je hebt opgezet. Het is belangrijker om het systeem nu te gebruiken voor actieve projecten dan om alles uit het verleden te catalogiseren. Maak van uw prioriteit het heden.

Op een gegeven moment wilt u echter inhalen door eerdere facturen en taken in het lopende belastingjaar te loggen. Geef prioriteit in omgekeerde chronologische volgorde, waarbij u eerst de meest recente facturen en taakinformatie invoert. U kunt taken van voorgaande jaren later verwerken - of niet. Nogmaals, het is veel belangrijker om vast te houden aan het systeem dat u nu hebt geïmplementeerd voor huidige banen en het lopende belastingjaar in te halen.