Organiseer: 7 manieren om contacten automatisch te organiseren | Jill Duffy

Hoeveel e-mailadressen gebruikt u? Hoeveel contactendatabases heeft u daardoor? Uw adresboek actueel houden is lastig, omdat het regelmatig moet worden bijgewerkt. Gelukkig zijn er enkele manieren om het bijwerken en back-uppen van je lijst met contacten te automatiseren.

Hier deel ik met u zeven manieren waarop u uw lijst met contacten automatisch kunt organiseren. Vijf van de trucs gebruiken IFTTT, een gratis website en service die staat voor "als dit, dan dat." IFTTT werkt als volgt: u machtigt het om toegang te hebben tot verschillende online accounts die u gebruikt, zoals Gmail, Evernote, iOS Contacten, enzovoort. Vervolgens maakt u "als dit, dan dat" scenario's (of "recepten", zoals ze worden genoemd) die de service uitvoert. Ik zal je enkele voorbeelden laten zien. U hoeft niet te weten hoe u scripts moet coderen of schrijven om de recepten te maken. Het is echt heel simpel.

Ik gebruik de IFTTT-website bij voorkeur op een volledig computerscherm of laptopscherm, maar er is een IFTTT iPhone-app en een recent uitgebrachte IFTTT Android-app als u liever op een mobiel apparaat werkt.

Dus hier zijn vijf manieren om IFTTT te gebruiken (en twee bonusmanieren met andere hulpmiddelen dan IFTTT) om u te helpen bij het organiseren, back-uppen en in het algemeen bijhouden van uw adresboek. Meld u aan voor een gratis IFTTT-account en zoek naar deze recepten in het gedeelte 'Bladeren' van de site. U zult merken dat de recepten die hier zijn opgenomen van vergelijkbare aard zijn, maar verschillende services gebruiken. Zie 101 Beste ifttt-recepten voor meer suggesties voor automatisering.

1. Als er nieuwe Gmail-e-mail binnenkomt, voegt u 'Van adres' toe aan Google Drive

Schakel dit recept in en wanneer een nieuw Gmail-bericht binnenkomt, wordt automatisch een record van het e-mailadres van de afzender toegevoegd aan een Google Drive-spreadsheet. Bij het testen van dit recept heb ik gemerkt dat je duplicaten krijgt, wat nogal vervelend en minder dan ideaal is. Als je een intelligente, geautomatiseerde manier hebt om deze lijst te ontdubbelen, deel deze dan in de reacties!

2. Als een nieuw contact wordt toegevoegd aan iOS-contacten, voeg dan 'Van adres' toe aan Google Drive

Deze automatisering werkt hetzelfde als de vorige, behalve dat het iOS-contacten gebruikt in plaats van nieuwe inkomende Gmail-berichten. Als gevolg hiervan heeft het geen last van het hierboven genoemde dubbele probleem. Aan de andere kant, het is alleen bedoeld voor Apple-gebruikers.

3. Als een nieuw contact wordt toegevoegd aan iOS-contacten, nodig dan uit om verbinding te maken op LinkedIn

Schakel dit recept in en het zal u helpen uw database met LinkedIn-verbindingen te onderhouden. Je kunt het gebruiken naast andere iOS Contact-recepten (je bent niet beperkt tot slechts één), maar nogmaals, alleen als je een Apple-gebruiker bent.

4. Als er een nieuwe e-mail binnenkomt in Gmail, voeg dan het e-mailadres van de afzender toe aan een notitie in Evernote

Dit recept is het enige op deze lijst dat niet vooraf in IFTTT is gemaakt en beschikbaar is in de sectie 'Bladeren', maar ik heb het gedeeld, dus het zou nu openbaar beschikbaar moeten zijn. Net als bij het vorige Gmail-recept (nummer één op deze lijst), heb je dubbele vermeldingen als er nieuwe e-mails binnenkomen, maar je hebt tenminste een back-up van je contacten.

5. Als een nieuw contact wordt toegevoegd aan iOS-contacten, voeg dan een notitie toe aan Evernote

Hier is er nog een voor iOS-gebruikers. Maak een back-up van uw iOS-contacten naar Evernote. Zoals geschreven, bevat dit recept de naam van de afzender, het telefoonnummer, e-mailadres, adres, affiliatie (organisatie / bedrijf), functie, notities en datum toegevoegd. U kunt het recept bewerken om elk van die velden uit te sluiten als u dat wilt.

Twee bonustrucs

Hoewel IFTTT een uitstekende service is die gemakkelijk te gebruiken is, heb ik nog twee andere tactieken om contactgegevens te organiseren.

6. Stuur berichten door naar een aangepaste variant van uw Gmail-adres

Men gebruikt een oude Gmail-truc. Perioden in uw Gmail-adres, zo blijkt, hebben geen invloed op e-mail die bij u wordt afgeleverd. Dus, en beide leveren op hetzelfde account. De kunst is dan om een ​​regel in Gmail in te stellen die verschillende variaties op uw Gmail-adres filtert. Ik heb een regel ingesteld zodat als inkomende e-mail naar mijn persoonlijke Gmail-adres wordt verzonden met twee speciaal geplaatste punten in de naam, het bericht de inbox overslaat en het label 'Contacten' heeft. Ik gebruik dat adres wanneer ik een e-mail naar mijn werkadres ontvang van iemand die ook een persoonlijk contact wordt: ik stuur het bericht door naar mijn speciale variatie Gmail-adres of antwoord. Het resultaat is dat die mensen en de e-mailgeschiedenis zich nu in mijn persoonlijke Gmail bevinden, volledig doorzoekbaar, maar uit mijn inbox verborgen.

7. Auto toevoegen aan contacten Inkomende en bestaande e-mail

Een tweede truc is om de gratis app EasilyDo voor Android of EasilyDo voor iPhone te gebruiken. Het is een persoonlijke assistent-app met tientallen automatiseringen die u optioneel kunt inschakelen. Het heeft een automatisering genaamd Contactinformatie, die zoekt naar nieuwe en bestaande contactinformatie van e-mailaccounts waartoe u toegang verleent. Vervolgens voegt het de mensen toe die het vindt aan uw Contacten-, Evernote-, Salesforce- en LinkedIn-accounts, of welke van de u ook kiest. EasilyDo herkent meestal wanneer een contact al bestaat, waardoor het duplicatieprobleem wordt opgelost dat ik in sommige andere automatiseringen heb opgemerkt, en het heeft zelfs een de-duping-automatisering die u kunt uitvoeren om uw bestaande contacten op te ruimen.

Je contacten georganiseerd, geback-upt en up-to-date houden is een van die taken die wat onderhoud vereisen. Maar wanneer u dat onderhoud automatiseert, is er vrijwel geen werk meer op uw schouders.