Organiseer: 5 manieren om beter te e-mailen

Er zijn tal van filosofieën en methoden om e-mail efficiënter te gebruiken. Ze zijn fundamenteel voor het beperken van afleiding en zijn productiever. Maar u moet ook weten welke tools tot uw beschikking staan ​​om die productievere plek te bereiken.

E-mailserviceproviders en externe app-ontwikkelaars hebben een aantal uitzonderlijke hulpmiddelen bedacht die e-mail veel efficiënter maken. Ik denk dat er vijf zijn die het grootste effect hebben en het breedst toepasbaar zijn. Samen zullen ze je helpen

• schrijf betere e-mails,
• zet e-mails om in taken,
• verzending van e-mails ongedaan maken,
• plannen verzenden van e-mails, en
• e-mails snoozen.

Schrijf beter

Onnodig lange of onduidelijke e-mails schrijven is tijdverspilling. De ontvanger kan in de eerste plaats geen tijd hebben om ze te lezen, of kan tijd verspillen om ze te herlezen om te proberen ze te begrijpen, of moet mogelijk de afzender antwoorden voor opheldering. Plus, er is alle verspilde tijd besteed aan het schrijven ervan in de eerste plaats.

Er zijn twee apps die hard werken om u te helpen betere e-mails te schrijven omdat ze zich richten op het schrijven zelf: Grammatica en Crystal.

Grammatica is een plug-in die werkt als een spellingcontrole om grammatica te analyseren en intelligente suggesties te doen over hoe u uw taal kunt verbeteren, duidelijk kunt schrijven en veelvoorkomende fouten kunt oplossen. Het heeft een opmerkelijk vermogen om met name ESL-fouten te herkennen.

Crystal is ook een plug-in en duwt je aan om de taal van je e-mail aan te passen om de ontvanger aan te spreken. Het werkt als volgt: Crystal vindt uw ontvangers eerst online - hun Twitter-accounts, Facebook-pagina's, enzovoort - en bekijkt hoe ze taal gebruiken en daarop reageren. Zijn ze beknopt en direct? Of zijn ze geneigd verstrikt te raken in lange discussies? Op basis van de resultaten begeleidt Crystal u bij het schrijven.

Als u geen sterke schrijver bent, kunnen de zeer duidelijke aanwijzingen van Crystal u echt helpen om woorden te vinden om te schrijven wat u wilt zeggen. Dat is een waardevolle propositie, maar er is iets dat me de verkeerde kant op wrijft. Er is een onuitgesproken uitgangspunt dat je je taal afstemt om iets uit de andere persoon te halen, en ik vind dat manipulatief. Het kan u echter niet storen, of het is zelfs precies wat u zoekt. Het valt niet te ontkennen dat het in elk geval goed is in wat het doet.

Verander e-mails in taken

Je inbox is niet je takenlijst, maar je krijgt waarschijnlijk nog wel taken per e-mail toegewezen. De oplossing is om een ​​verbonden app in te stellen om die taken efficiënt naar een geschiktere plek te verplaatsen.

In plaats van handmatig een nieuwe taak voor jezelf te typen in de taken- of herinneringsapp die je gebruikt, verbind je de app rechtstreeks met je e-mailaccount of stel je e-mailforwarding in, en verplaats je die e-mail met één of twee klikken naar de juiste plaats.

Enkele apps die de mogelijkheid ondersteunen om e-mails naar een andere app te verplaatsen, hetzij via directe verbinding of e-mail doorsturen, zijn Wunderlist, Evernote Plus en Premium, Todoist Premium, Boxer en Newton Mail.

Verzenden ongedaan maken

We hebben allemaal voortijdig op Verzenden gedrukt, of het nu is omdat we een typefout over het hoofd hebben gezien, wat informatie hebben weggelaten of niet zijn gestopt om een ​​e-mail te heroverwegen die in de hitte van het moment is geschreven. U hoeft echter niet te leven met spijt of de inefficiëntie van het moeten schrijven van een tweede e-mail. U hoeft alleen het verzenden ongedaan te maken.

Verzenden ongedaan maken verschilt van het oproepen van een bericht. Met Verzenden ongedaan maken wordt het bericht nooit verzonden. Kortom, uw e-mail bevat het bericht ongeveer 10 tot 30 seconden, gedurende welke tijd u van gedachten kunt veranderen.

Gmail heeft een knop Verzenden ongedaan maken (zie onderstaande video voor instructies) die elke Gmail-gebruiker moet inschakelen. Newton Mail (dat vol zit met rijke functies voor e-mail op mobiele apparaten) heeft er ook een die werkt op elk e-mailaccount dat het ondersteunt, inclusief Microsoft Exchange- en iMap-accounts. Andere e-mailproviders bieden het ook aan.

Schema verzenden

"Op dit moment" is niet altijd het juiste moment om een ​​e-mail te sturen. Dat is het moment waarop het verzenden van schema's handig is. Met deze e-mailfunctie kunt u in de toekomst een tijdstip kiezen waarop uw bericht wordt bezorgd. Outlook, Boomerang voor Gmail en Newton Mail hebben het allemaal.

Met schema verzenden, zolang het bericht nog niet is verdwenen, kunt u het ook nog bewerken. Het bestrijkt dus een deel van dezelfde grond als de functie Ongedaan maken verzenden.

dutten

Ik ben geen fan van de Inbox Zero-filosofie om te proberen je ongelezen boodschap op nul te houden. Het kost te veel tijd om te beheren en gaat niet in op de echte e-mailbehoeften van mensen, psychologisch of technisch. Ik ben echter een voorstander van snoozen, die op hetzelfde idee komt om het aantal berichten in je inbox op elk willekeurig moment te minimaliseren.

Snoozen doet niets meer dan een bericht een tijdje uit je inbox verbergen. Hoe lang? Jij beslist. Het effect is dat u zich kunt concentreren op belangrijke berichten zonder te worden afgeleid door minder belangrijke berichten. Die minder belangrijke berichten zullen opduiken op een moment dat het beter voor u is om ermee om te gaan. Outlook (waar het "schema" wordt genoemd), Luchtpost, Sparkmail en Newton Mail hebben allemaal een sluimerknop.

Als je geïnteresseerd bent om productiever te zijn (en wie niet?), Bekijk dan mijn overzicht van de beste productiviteits-apps. Wat uw problemen met werkefficiëntie ook zijn, er moeten verschillende apps of services zijn die u helpen uw tijd beter te benutten.