Organiseer: 5 eenvoudige stappen om aan de slag te gaan met Gantt-diagrammen

Voordat u een nieuw project start, helpt het om een ​​stappenplan te hebben, een soort duidelijk overzicht van alle noodzakelijke stappen en de volgorde waarin die stappen moeten plaatsvinden. Dat is in wezen wat een Gantt-diagram is. Het maakt niet uit of het een persoonlijk project is, zoals het toevoegen van een deck aan de achterkant van uw huis, of een zakelijk, zoals het bouwen van een nieuwe website. Je moet weten

• wanneer en waar je begint,
• alle stappen langs de weg en hoe lang ze zullen duren,
• wie is verantwoordelijk voor elke stap,
• de volgorde waarin de stappen moeten plaatsvinden, en
• wanneer het project zal worden afgerond.

Gantt-kaarten, genoemd naar de ingenieur en consultant Henry Gantt, die ze in de jaren 1910 heeft ontwikkeld en gebruikt, zijn een visualisatie van een project van begin tot einde. Ze zijn een zeer veelgebruikt type productiviteitstool en vormen een belangrijk onderdeel van veel projectbeheerservices. De uitstekende TeamGantt-service ontleent zelfs zijn naam aan de hitlijsten., Leg ik uit wat Gantt-diagrammen zijn, wat ze doen en hoe mensen ze gebruiken en geef ik vijf stappen om ermee aan de slag te gaan.

Wat is een Gantt-diagram?

"Een Gantt-diagram is een visualisatie van de stappen die nodig zijn om uw project te voltooien, " verklaarde Kayvon Ghaffari, hoofd programmabeheerder bij LiquidPlanner, toen ik hem onlangs vroeg om enig inzicht te delen over het aan de slag gaan met Gantt-diagrammen. LiquidPlanner is een met Editors Choice winnende app voor projectbeheer en samenwerking op de werkplek die Gantt-grafieken benadrukt.

Ghaffari herinnerde me eraan dat een project verschilt van andere soorten werk. "Een project is een reeks werk dat een begin en een einde heeft, en de vervulling van het creëren van dat project is een reeks taken, " zei hij. Gantt-grafieken werken specifiek voor projecten, niet voor doorlopend werk. Ze gaan over het helpen van het begin tot het einde, dus het is belangrijk dat dat er is een einde.

Gantt-diagrammen lezen van links naar rechts, van boven naar beneden. (Zie de afbeelding hierboven van TeamGantt.) De x-as is tijd. De grafiek begint wanneer het project van start gaat en eindigt wanneer het project wordt opgeleverd. De lengte van de y-as uitvoeren zijn taken, hoewel ze slechts in een lijst staan. Hun exacte plaatsing op de y-as is niet relevant, hoewel ze de neiging hebben in chronologische volgorde te vallen.

"Een taak bestaat uit drie componenten: wat het is, hoe lang het gaat duren, en wie het gaat doen, " zei Ghaffari. In een Gantt-diagram wordt elke taak weergegeven met een balk. De lengte van de balk geeft aan hoe lang de taak duurt. Vaak zijn taakbalken qua kleur op elkaar afgestemd, wat aangeeft welke persoon of afdeling verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak. Wat het "wat" betreft, de taaknaam verschijnt meestal op de balk of wordt zichtbaar wanneer u erop klikt.

Naast het tonen van alle taken voor een project en hoe lang ze duren, tonen Gantt-grafieken volgorde en afhankelijkheid. Met andere woorden, ze tonen de volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd en of het ene voor het andere moet gebeuren. Waarom is dat zo belangrijk?

Wat doen Gantt-grafieken?

"Gantt-grafieken maken visueel duidelijk dat je niet alles tegelijkertijd kunt doen", zegt Chris Savoie, direct-productstrategie van Workfront. Hij gebruikte het voorbeeld van het bouwen van een boomhut. Je kunt de spijkers en het hout tegelijkertijd kopen, maar je moet het hout zagen voordat je het in de boom spijkert.

Gantt-diagrammen tonen afhankelijkheden tussen taken, meestal met zoiets als een lijn die ze verbindt.

Voordat hij zich bij Workfront aansloot (wat, net als LiquidPlanner, een hulpmiddel is voor samenwerking op de werkplek en projectbeheer), werkte Savoie aan een aantal zeer complexe projecten met United Space Alliance in samenwerking met het Johnson Space Center van NASA. Hij zei dat hoewel sequencing en afhankelijkheden belangrijk zijn voor zelfs eenvoudige projecten, zoals het bouwen van een boomhut, ze cruciaal zijn voor massieve, jarenlange projecten, zoals het bouwen van het International Space Station.

Een ander ding dat Gantt-diagrammen doen, is organisaties of projectleiders helpen middelen te beheren. "Alleen omdat er een taak bestaat, wil nog niet zeggen dat er iemand is die vrij is om het te doen, " zei Ghaffari.

Met een Gantt-diagram kunt u eenvoudig zien wanneer mensen of afdelingen zijn gepland om aan taken te werken versus wanneer ze vrij zijn. "Je moet rekening kunnen houden met de schema's van mensen en hoeveel uren er op de dag zijn, " voegde hij eraan toe. Gantt-grafieken creëren een effectieve manier om tijd, taken en middelen te bekijken.

Aan de slag met Gantt-kaarten

Als u eenmaal een goed begrip heeft van wat Gantt-diagrammen zijn en waarom ze nuttig zijn, kunt u beginnen met het maken ervan voor uw eigen projecten. Deze vijf stappen helpen u bij het starten.

1. Kies een sjabloon of maak er een vanuit het niets

Als u een nieuw Gantt-diagram start, kunt u meestal een sjabloon gebruiken of helemaal opnieuw beginnen. Sjablonen kunnen afkomstig zijn van een externe bron, in het geval van sjablonen die worden geleverd door projectbeheersoftware, of ze kunnen afkomstig zijn van een eigen project.

Een van de voordelen van het gebruik van uw eigen eerdere werk om een ​​sjabloon te maken, is dat u vaak veel kunt leren van wat er in het verleden is gebeurd. De sjabloon geeft niet alleen informatie over de taken en de volgorde, maar ook of taken langer duurden dan verwacht.

2. Markeer je mijlpalen

De meeste software voor het maken van Gantt-diagrammen biedt de mogelijkheid om mijlpalen toe te voegen. Een mijlpaal is een marker die aangeeft dat een fase van een project is voltooid. Bij het bouwen van een website is het vergrendelen van de wireframes bijvoorbeeld een typische mijlpaal.

Wanneer u een geheel nieuw Gantt-diagram maakt, is het vaak handig om alle mijlpalen te plotten voordat u taken toevoegt. Een lijst van alle mijlpalen helpt het project op te splitsen in kleinere stukken, en die kleinere stukken zijn gemakkelijker te begrijpen dan het hele project in één keer.

3. Voeg taken, reeksgebeurtenissen toe en maak afhankelijkheden

De volgende stap is het toevoegen van taken, reeksgebeurtenissen en het creëren van afhankelijkheden. Let bij het toevoegen van taken op historische rapporten of praat met de mensen die de taken zullen voltooien om nauwkeurige schattingen te krijgen van hoe lang ze moeten duren.

Houd er bij het rangschikken van gebeurtenissen rekening mee dat het mogelijk is om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren, maar niet door dezelfde persoon. In een website-build kan de ene persoon aan draadframes werken, terwijl de andere persoon voorbeeldinhoud voor het prototype verzamelt. Maar de wireframe-ontwerper kan niet tegelijkertijd moodboards maken.

Voeg afhankelijkheden pas toe nadat u alle taken hebt opgesomd en in de juiste volgorde geplaatst, en wees voorzichtig ermee. "Het ding dat je echt in de war kan brengen, is als je halverwege de Gantt-grafiek ingaat en ziet dat bijvoorbeeld taak 12 niet langer afhankelijk is van taak 5, " zei Savoie. Hij voegde eraan toe dat beginners uiterst voorzichtig moeten zijn om afhankelijkheden niet te verwijderen, tenzij ze zeker weten dat het juist is om dit te doen, omdat ze terugkrijgen erg moeilijk is als ze een lange reeks gebeurtenissen creëren.

4. Bekijk uw bronnen

"Taken moeten in de juiste volgorde staan, en dan moet je bepalen wie beschikbaar is om die taken te voltooien, " legde Ghaffari uit. Zoals hierboven vermeld, betekent niet alleen dat er een taak te doen is, dat er iemand vrij is om het te doen.

Ghaffari merkte op dat de Gantt-kaartsoftware van zijn bedrijf geen overboeking toestaat, wat betekent dat LiquidPlanner u niet toestaat iemand aan een taak toe te wijzen als die persoon al tegelijkertijd aan een andere taak is toegewezen.

Gantt-diagrammen helpen u niet alleen te zien of een resource overboekt is, maar ook wat de gevolgen zijn voor de rest van de projectplanning wanneer deze wordt gecorrigeerd.

5. Werk samen

"Het is echt belangrijk dat mensen begrijpen dat de Gantt-kaart geen magie is", zei Ghaffari. "Alleen omdat je iets hebt gepland, wil nog niet zeggen dat het iets met de realiteit te maken heeft."

De manier om ervoor te zorgen dat de Gantt-kaart in overeenstemming is met de realiteit is door samenwerking. Vaak maakt Gantt-kaartsoftware deel uit van een groter pakket voor projectbeheer of samenwerking op de werkplek. Iedereen in een team moet ten minste de grafiek kunnen zien, zo niet taken en andere informatie bijwerken die erin worden ingevoerd. Op die manier, als een toegewezen persoon een taak vroegtijdig beëindigt, en ze de macht heeft om haar voortgang bij te werken om de taak als voltooid te markeren en de geschatte tijd te corrigeren, en door dit te doen, kan ze andere toegewezen personen helpen om hun taken ook vroeg te voltooien. Of ze kan zichzelf ook markeren als een beschikbare bron om te helpen met een andere taak tot haar volgende geplande opdracht.

Ghaffari vatte de kracht van samenwerking op deze manier samen: "Als de Gantt-grafiek zich in een vacuüm bevindt, wie weet of deze accuraat is? Als het collaboratief is, zijn er controles ingebouwd en is het waarschijnlijker om de realiteit weer te geven. Dat is waar de waarde van de Gantt-grafiek schijnt."

Vertrouw niet te veel op Gantt-kaarten

Zowel Ghaffari als Savoie vertelden me dat ze Gantt-kaarten gebruiken voor het plannen en inchecken bij een project, maar ze houden er niet van om het dagelijkse werk erin te beheren. "Het is meestal een plan, geen uitvoeringsschema, " zei Savoie.

Savoie merkte ook op dat een beginner zich misschien niet realiseert dat mensen zelden of nooit de hele Gantt-grafiek in één keer bekijken omdat ze meestal enorm zijn. "Je zou een reclamebord nodig hebben om het af te drukken, " zei hij.

Volgens Ghaffari is "het bouwen van de Gantt-grafiek niet het einddoel. Het is een visualisatie van het taakplan en de volgorde. De Gantt-grafiek helpt mensen te begrijpen hoe het plan zal werken."

Als u geïnteresseerd bent in Gantt-grafieken, bent u waarschijnlijk ook geïnteresseerd in projectbeheer in het algemeen. Voor een aantal uitstekende toevoegingstips om je project op koers te houden, bekijk je mijn 4 Tips om aan de slag te gaan met Project Management en ook mijn advies over hoe communicatie te verbeteren voor beter projectmanagement.