Organiseer u: 5 productieve gewoonten om uw dag te beginnen | Jill Duffy

Onderdeel van georganiseerd zijn is het creëren van gewoonten die ons helpen het maximale uit elke dag te halen. Wanneer we vertrouwen op gewoonten in plaats van opzettelijke acties die bewuste inspanning vereisen, maken we ons brein vrij voor belangrijkere dingen. Ochtend is een ideale tijd voor de gewoonten die kunnen leiden tot een dag met een hoge productiviteit. Hier zijn vijf dingen die u elke dag vroeg op de dag kunt doen om meer gedaan te krijgen.

1. Volg uw slaap

Nadat je wakker bent geworden, terwijl de slaap nog vers in je hoofd is, controleer je hoeveel je de vorige nacht hebt geslapen. Als u een fitnesstracker of smartwatch met een slaapregistratiefunctie draagt, kijk dan naar uw gegevens. Zo niet, schat het op basis van de tijd dat u naar bed ging.

Mensen hebben voldoende slaap nodig om zich te kunnen concentreren en hun meest productieve te zijn. Als u niet genoeg slaapt, heeft dat een ernstige invloed op de prestaties. Een slechte nachtrust zal je niet verpesten, maar meerdere dagen op rij wel. Hoewel de exacte hoeveelheid tijd die een persoon nodig heeft om te slapen varieert, blijkt uit onderzoek dat het krijgen van zes uur of minder slaap, nacht na nacht, niet genoeg is voor de meeste mensen. (Ouders van kleine kinderen: het spijt me.) Streef naar iets in de marge van zeven tot acht uur, meer als je het nodig hebt.

Als je niet genoeg slaap krijgt, hoe kun je dat dan oplossen? De meeste mensen kunnen niet later slapen, omdat ze op een vast tijdstip wakker moeten worden om zich op het werk voor te bereiden. In plaats daarvan moet je eerder naar bed gaan. Zoek uit hoe laat je in bed moet zijn om een ​​stevige acht uur slaap te krijgen en stel vervolgens een alarm in om jezelf eraan te herinneren naar bed te gaan. Als u bijvoorbeeld om 06:30 uur wakker wilt worden, stelt u een bedtijdalarm in voor 22:30 uur

2. Bekijk uw agenda en takenlijst

Is uw productiviteit ooit ontspoord door een afspraak of vergadering waarvan u bent vergeten dat deze in uw agenda stond? Maak er een gewoonte van om uw agenda en belangrijke taken te bekijken voordat uw dag begint. Het helpt als je deze actie kunt koppelen aan een bestaande gewoonte, zoals koffie drinken of in je ochtendrit naar de trein rijden.

Stel een snelle toegangsweergave in uw telefoon in die uw dagelijkse agenda of takenlijst toont. In iOS kunt u het vervolgkeuzescherm aanpassen om een ​​samenvatting van uw agenda of taken weer te geven in de weergave Vandaag. Gebruikers van Android-telefoons kunnen een widget toevoegen aan hun startscherm of andere aangepaste weergave, afhankelijk van wat hun specifieke telefoon ondersteunt.

Standaard geeft uw agenda u waarschijnlijk een paar minuten voordat ze worden gepland een melding over vergaderingen (en u weet dat ze komen omdat u 's ochtends als eerste uw agenda hebt bekeken). Neem deze meldingen serieus - niet om op tijd bij de vergadering aan te komen, maar om uw andere werk af te ronden voordat u uw werkruimte verlaat. Vergaderingen dragen bij aan stress wanneer ze worden gezien als onderbrekers van belangrijker werk. Probeer vergaderingen niet in de weg te zitten. Als u slechts een half uur tot uw volgende vergadering hebt, start dan geen taak die een uur zal duren.

3. Controleer de taal van uw taken

Hoe we onze taken formuleren, is van grote invloed op de vraag of we ze voltooien. Ik zei in een recente column hoe een slecht geschreven taak op mijn takenlijst uiteindelijk drie maanden lang werd gesnoozed. Het probleem was niet mijn motivatie om het te voltooien. Het probleem was dat de taak niet op succes was geschreven.

Houd bij het bekijken van uw agenda en takenlijst rekening met wat u uzelf vandaag precies vraagt. Bijvoorbeeld: "Boek de bedrijfsretraite" is veel te groot om één taak te zijn, maar "Bel drie mogelijke locaties voor bedrijfsretraite" is haalbaar.

4. Bepaal wanneer u e-mail wilt verwerken

Sta je op een zijspoor via e-mail? Beslis van tevoren, voordat u uw werkdag begint, wanneer u e-mail verwerkt. Kies drie of vier tijdvakken wanneer u naar e-mail kijkt en doe iets met de berichten die u ziet. Vroeg op de dag, terwijl je wilskracht nog steeds hoog is, beloof je je e-mailprogramma te sluiten wanneer het geen tijd is om e-mail te doen.

Je belofte nakomen om niet verstrikt te raken in e-mail als je echt werk probeert te doen, is 's ochtends nog belangrijker. Onderzoek toont aan dat de onderbrekende effecten van e-mail 's morgens slechter zijn dan' s middags voor de meeste kenniswerkers.

Als u webmail gebruikt en de verleidingen van e-mail moeilijk kunt doorbreken, kunt u uw eigen toegang blokkeren tijdens alleen de ochtenduren met een browserextensie zoals StayFocusd. Met Stayfocusd kunt u uw toegang blokkeren tussen specifieke uren, zoals 08.30 uur tot 12.00 uur, of beperken hoeveel minuten u de site kunt gebruiken tijdens de ingestelde tijden.

5. Bekijk enkele kattenvideo's

Denk aan een paar dingen die je leuk vindt en die je in ongeveer twee minuten kunt doen, en probeer er een paar te doen tijdens een paar korte pauze in de ochtend. Pauzes verjongen ons alleen van het werk als we iets doen wat we leuk vinden tijdens hen, en er is steeds meer bewijs dat aantoont dat pauzes het meest effectief zijn als we ze vaak nemen maar ze relatief kort houden.

In een interessant PDF-experiment ontdekten onderzoekers dat een groep onderwerpen die comedy-clips bekeken voordat ze een reeks taken voltooiden, een controlegroep met ongeveer 12 procent overtrof. En onderzoekers in Japan die de effecten van schattige afbeeldingen bestuderen, ontdekten dat proefpersonen die eerst naar foto's van kittens en puppy's keken, zorgvuldiger waren met het voltooien van taken dan een groep die naar foto's van volwassen katten en honden of neutrale objecten keek.

Dus denk aan iets relatief snel dat je leuk vindt, of het nu gaat om online sportuitslagen controleren of jezelf trakteren op een verse koffie, en voel je niet schuldig wanneer je ze doet tijdens je ochtendpauzes.