Video: 5 More Microsoft Word Tricks You Didn't know (November 2024)
Een vriend van mij exporteerde inhoud vanuit Excel naar Microsoft Word en werd steeds struikelen door de verschillende exportopties. Wat hij ook deed, het resulterende Word-document had onnodige tabbladen met afzonderlijke spaties. Hij belde me en vroeg me langs te komen en te helpen.
"Zoek en vervang de tabspaties door enkele spaties, " zei ik.
"Hoe doe je dat?"
Het is een beslist eenvoudige functie, maar het is een van die Microsoft Word-trucs die, als je het nog nooit eerder hebt gezien, je niet zou weten hoe het te doen of zelfs hoe je het goed kunt formuleren in een Google-zoekopdracht.
1. Zoek en vervang tabruimten
Tabspaties in Microsoft Word vertalen naar ^ t.
Gebruik de knop Zoeken / vervangen om ze te zoeken en te vervangen door één spatie. Typ ^ t in het eerste veld en een spatie in het tweede. Druk op "alles vervangen" en, voilà .
2. Zoek en vervang alinea-retouren
Wie heeft geen document ontvangen met dubbele alinea-retouren waarbij we er maar één nodig hebben?
Paragraafretouren of regelteruggaven zoals ze soms worden genoemd, kunnen in Microsoft Word worden weergegeven als ^ p.
Gebruik de knop Zoeken / vervangen om dubbele alinea-retouren te zoeken en te vervangen door enkele alinea's. Typ ^ p ^ p in het eerste veld en ^ p in het tweede veld. Druk op "alles vervangen" en je bent klaar.
3. Automatiseer vaak getypte tekst met macro's
Bekentenis: ik was jarenlang bang voor macro's omdat ik niet begreep wat ze waren en het leek erop dat ik code moest leren om ze te gebruiken. Niet waar. Macro's zijn je vrienden. Ik wou dat ze een andere naam hadden, zoals de knop Frequency Typed Text, want dat is echt wat ze zijn.
Veel mensen gebruiken macro's voor boilerplate, bedrijfsafwijzingen of juridische teksten die vereist zijn voor alle documenten van een bepaalde aard. Ik gebruik ze om extreem basistekst te automatiseren die ik steeds opnieuw moet typen, inclusief enkele HTML-codes die we bij PCMag gebruiken bij het online publiceren van artikelen.
Het instellen van een macro voor de eerste keer kost een paar stappen, maar het is de moeite waard voor de tijd die u daarna bespaart.
Hier is hoe het te doen (de instructies worden afgedrukt onder de video van twee minuten, die ook laat zien hoe macro's te gebruiken):
Windows 2010-versie: klik op het tabblad Weergave op de knop Macro's uiterst rechts en selecteer Macro opnemen.
Word: Mac 2011-versie: ga in het hoofdmenu naar Extra> Macro> Nieuwe macro opnemen.
Geef uw macro een naam in het veld Macronaam - en merk op dat namen geen koppeltekens of andere speciale tekens kunnen bevatten, alleen letters en cijfers (wat dom is, maar daar is het). Vervolgens kunt u een knop of sneltoets toewijzen voor de macro, maar deze is optioneel. Je kunt je macro altijd vanuit het menu uitvoeren als je dat wilt. Het toewijzen van een sneltoets kan lastig zijn, omdat u alle andere bestaande sneltoetsen moet kennen, zodat u deze niet per ongeluk kunt overschrijven. Voeg desgewenst een beschrijving toe, maar dit is niet verplicht.
Wanneer u op OK klikt, neemt Word alles op wat u typt en doet. Typ de tekst die u wilt automatiseren en formatteer deze zoals u wilt, of neem de actie op die u wilt vastleggen en ga vervolgens terug naar de knop Macro en druk op Opname stoppen.
Test nu uw macro door terug te gaan naar de knop Macro en Macro's selecteren te selecteren en vervolgens "uitvoeren" te selecteren voor degene die u hebt gemaakt; of druk gewoon op de sneltoets of knop die u hebt toegewezen. Je zou je tekst op magische wijze in één klap moeten zien verschijnen.
4. Wis de opmaak van geplakte tekst
Kopieert en plakt u tekst uit online bronnen, andere documenten, e-mail, enz., En krimpt het in wanneer het op de pagina verschijnt in rood met een 18-punts lettertype in Verdana? Het verwijderen van die opmaak die onbewust met geplakte tekst wordt geleverd, is een grote pijn in de nek. U kunt een instelling in Word wijzigen zodat opmaak nooit wordt overgenomen van andere teksten.
Begin in Microsoft Word voor Windows door naar Bestand te gaan en Opties te selecteren. Zoek naar Word-opties en klik op Geavanceerd. Ergens in die enorme lijst (ik weet het, het is lang) staat een vermelding genaamd Pasting uit andere programma's. Selecteer Alleen tekst behouden en klik op OK. Maak een proefrit door wat tekst uit een webdocument te plakken en kijk hoe het zal voldoen aan uw bestaande opmaak voor dat document.
Een andere manier om dit te doen zonder uw instellingen permanent te wijzigen: zoek naar een plakbordpictogram dat verschijnt wanneer u tekst plakt. Hallo "blijf alleen tekst", en je bent klaar om te gaan.
Als u dat pictogram niet ziet (in Mac), gaat u naar Voorkeuren> Bewerken en zoekt u naar Knippen en plakken. Klik op de knop Instellingen in dat gedeelte en zorg ervoor dat het selectievakje Knoppen voor optie plakken weergeven weergeven is aangevinkt.
5. Verwijder een lijn
De gevreesde lijn! Je raakt een reeks koppeltekens of onderstrepingstekens plus de enter-toets, en Microsoft Word viel in een dikke regel helemaal over de pagina die je voor het leven van je niet kunt uitzoeken hoe te verwijderen!
De truc om van deze lijn af te komen, is om hem een "grens" te noemen, geen lijn. Klik direct boven die regel - eh, "rand". Kies op het tabblad Start het randpictogram (het ziet eruit als een vier-bij-vier-raster). U zou moeten zien dat de onderste rand is geselecteerd. Wijzig het gewoon in No Border en je bent klaar. Als u de instellingen van Word wilt wijzigen zodat deze rand nooit meer verschijnt, gaat u naar Bestand> Opties> AutoCorrectie-opties. Selecteer AutoOpmaak terwijl u typt en zoek naar 'Toepassen terwijl u typt'. In dat gedeelte kunt u het vakje voor randlijnen uitschakelen.
