Organiseer: 3 manieren om de nieuwe kanban-borden van asana te gebruiken

Sommige productiviteitstools hebben echt weinig zin totdat je ze in actie ziet. Dus als je nog nooit kanban-boards hebt gebruikt, heb je misschien niet begrepen wat al het geroezemoes rondom Asana's beste workflow-management- en samenwerkingsservice is. Als u echter productiever wilt zijn op het werk, is het de moeite waard om te onderzoeken, zoals ik zal uitleggen.

Voor de oningewijde, online app Asana die recentelijk veel grip heeft gekregen. Deze service is eigenlijk een takenlijst met steroïden. Je kunt Asana met een groep mensen gebruiken en het is behoorlijk populair op werkplekken. Wat nieuw is in Asana sinds vorige week is een functie genaamd boards, gebaseerd op kanban boards. Kanban is een generieke term die zowel een type app als een systeem beschrijft voor het gebruik van die app. Een van de meest bekende kanban-bordapps is Trello.

Kanban is ook behoorlijk populair bij IT-teams en software-ontwikkelingsteams. Wanneer ze het beschrijven, gooien ze termen als Scrum en just-in-time bezorging rond en verwachten ze dat gewone mensen begrijpen wat ze bedoelen. Het is erg verwarrend.

Een veel gemakkelijkere en duidelijkere manier om kanban te begrijpen is om voorbeelden ervan in actie te zien. Hieronder staan ​​enkele voorbeelden van kanban-borden die misschien minder gebruikelijk zijn op de werkplek, maar die zijn ontworpen om voor bijna iedereen zinvol te zijn.

1. Volg persoonlijke taken: Taken, Doen, Klaar

Een manier om een ​​kanban-bord te gebruiken, is door een persoonlijke takenlijst te organiseren en ervoor te zorgen dat je nooit teveel taken tegelijk uitvoert. Laten we dit het To Do, Doing, Done-bord noemen.

In deze opstelling hebt u drie kolommen met het label To Do, Doing en Done. Je hebt ook een stapel plaknotities, die in kanban kaarten worden genoemd. U schrijft uw taken op de plaknotities, één taak per noot, en plakt ze in de kolom Taken. Tot nu toe, zo goed.

Op dit moment hebben we een lijst met taken in de kolom Taken en niets in de kolommen Doen of Klaar. Ik weet dat je kunt zien waar dit naartoe gaat, maar spring nog niet meteen naar de volgende stap.

Wat je over kanban-borden moet weten, is dat het visualisaties van informatie zijn die je net zo gemakkelijk op een andere manier kunt volgen. In Asana kunt u in plaats daarvan uw taken in de lijstweergave bekijken, met behulp van kopteksten in de lijst om onderscheid te maken tussen verschillende soorten taken, zoals in de onderstaande afbeelding.

Maar wanneer u dezelfde informatie in de kaartweergave visualiseert, kan dit een ander psychologisch effect hebben. Met To Do, Doing, Done boards, leggen mensen meestal zelf een limiet op voor hoeveel taken er op elk moment in hun Doing-kolom kunnen staan. Het doel is om een ​​systeem te maken waarmee u zich kunt concentreren op slechts enkele actieve taken. Met een lijstweergave is het gemakkelijk om te voelen dat alle taken even belangrijk zijn en dat ze nu allemaal moeten worden voltooid !

Het To Do, Doing, Done kanban-bord werkt echt goed voor gecompliceerde taken met veel stappen. In de afbeeldingen hierboven en hieronder kunt u zien dat veel van de taken groot zijn en niet op één dag kunnen worden uitgevoerd. Als u de takenlijst beperkt tot maximaal twee of drie taken, wordt u aangemoedigd u erop te concentreren totdat ze klaar zijn.

Het is heel eenvoudig om hetzelfde concept van het beperken van werk in uitvoering (doen) ook toe te passen op een teamomgeving.

2. Werk verspreiden via een gedeelde takenlade

Hier is nog een voorbeeld dat vrij eenvoudig is. Je kunt een kanban-bord gebruiken om werk beschikbaar te maken voor individuen in een team om op te pakken en aan zichzelf toe te wijzen.

Laten we doen alsof dit een lijst met huishoudelijke taken is, zodat het gemakkelijk te begrijpen is. Dit huishouden heeft drie kinderen: Andy, Berta en Claudio. De eerste kanban-kolom is Karweien. De volgende kolommen zijn Andy, Berta en Claudio. De laatste kolom is gereed.

De huishoudregel is dat elk kind één zaterdag moet kiezen om te doen. Soms komen er nog extra klusjes bij. De kinderen hebben autonomie om hun taken te kiezen op basis van wat beschikbaar is. Ze maken een selectie, trekken die kaart in hun kolom en claimen daarom de verantwoordelijkheid ervoor. Wanneer ze klaar zijn met hun klusjes, verplaatsen ze de kaart naar de kolom Gereed.

Het is gemakkelijk om dit arrangement op een werkplek voor te stellen. We hebben misschien een team van werknemers met een stapel werk dat ze allemaal gezamenlijk moeten voltooien. In plaats van te wachten tot een manager werk aan hen toewijst, kunnen ze een taak claimen vanuit de Beschikbare werkbak.

3. Beheer contacten

Een meer ongebruikelijke manier om een ​​kanban-bord te gebruiken, is om lijsten met contacten bij te houden op basis van regio of stad. Nogmaals, het zou net zo gemakkelijk in een lijstindeling kunnen zijn, maar voor veel mensen heeft het zien van kolommen en kaarten een ander (positief) psychologisch effect.

Deze keer heeft het bord eenvoudig genoeg kolommen voor verschillende regio's en steden. Elke kaart is een contactpersoon die in die regio is gevestigd. Wanneer u naar een bepaalde plaats reist, kunt u eenvoudig een lijst met contacten bekijken die u daar zou kunnen bereiken. Bovendien zul je heel snel merken als een groeiend aantal belangrijke contacten zich op dezelfde locatie bevinden, wat kan betekenen dat je moet verhogen hoe vaak je bezoekt.

Om dit proces een beetje te automatiseren, kunt u e-mails van contactpersonen rechtstreeks doorsturen naar een Asana-project. Wijzig de onderwerpregel in de naam en locatie van het contact om het later gemakkelijker te maken om correct te sorteren en kaarten te maken. Aangezien zoveel mensen hun volledige contactgegevens opnemen aan het einde van een e-mail, heeft u ook alles wat op de kaarten is opgeslagen.

Doe meer met kanbanborden

Hopelijk maakten deze voorbeelden kanban-borden een beetje toegankelijker voor niet-ingewijden. Het gebruik ervan kan veel gecompliceerder zijn, van het volgen van softwareontwikkeling waar ik eerder op heb gewezen tot inventarisbeheer. De meer eenvoudige voorbeelden die ik gaf, zijn ontworpen om je te helpen begrijpen waarom je een bord in Asana kunt gebruiken in plaats van een lijst. Wees creatief en gebruik boards om te beheren wat voor jou het meest logisch is.

Op zoek naar meer informatie over Asana? U kunt Asana gebruiken in het bedrijfsleven, 7 Asana-trucs om één te worden met zakelijke workflows en Slack vs Asana lezen.