Organiseer: 3 methoden voor beter tijdbeheer

Om productiever te zijn, moet u uw tijd effectief beheren. Hoe word je beter in het beheren van je tijd? Waar u ook bent met uw tijdmanagementvaardigheden, het allereerste wat u moet doen, is bijhouden hoe u uw tijd momenteel doorbrengt. Je kunt niet veranderen hoe je je tijd doorbrengt als je niet weet hoe je het nu gebruikt.

Er zijn drie manieren om je tijd bij te houden, en elk heeft voor- en nadelen. De manier die over het algemeen als de gemakkelijkste wordt beschouwd, is de minst nauwkeurige. Degene die het meest nauwkeurig is, is zeer tijdrovend. Eindelijk is er een manier om uw tijd bij te houden met behulp van technologie, die uiterst eenvoudig is, maar alleen nauwkeurig is voor bepaalde soorten taken.

Dit is wat u moet weten over deze drie methoden:

1. Tijdschatting (ook bekend als werkweekramingsmethode)

Wat is een schatting van de tijd? Een tijdschatting is een lijst van alles wat u gedurende een bepaalde periode hebt gedaan, naast het aantal uren en minuten dat u hebt geschat dat u het hebt besteed.

Een tijdschatting maken: tijdschattingen worden vaak aan het einde van een week gedaan. Je denkt terug aan je week, of welke terugkijkperiode je ook wilt, en tel bij hoeveel uren je denkt te hebben gewerkt, geslapen, boodschappen gedaan, gekookt, schoongemaakt of films bekeken. Het helpt om je agenda te raadplegen voor begeleiding, als je die bijhoudt.

Voordelen: het schatten van tijd kost weinig tijd om te maken. Omdat je ze tot het einde van de week kunt bewaren, wordt je dagelijkse routine niet onderbroken door vervelende tijdregistratietaken.

Nadelen: tijdschattingen zijn de minst nauwkeurige manier om te meten hoe je je tijd doorbrengt. Onderzoekers hebben ontdekt dat wanneer mensen schatten hoe ze hun tijd doorbrengen met behulp van een terugblikbenadering, ze vaak in totaal meer uren krijgen dan in een echte week (168). Mensen overschatten vaak hoeveel ze werken en onderschatten hun vrije tijd.

2. Tijdlogboek (ook bekend als Total Time Diary Approach)

Wat is een tijdlogboek? Een tijdlogboek is een record van wat je de hele dag hebt gedaan, verdeeld over blokken tijd die de hele dag doorgaan. Het idee is om rekening te houden met elk tijdsblok in een periode van 24 uur.

Een tijdlogboek maken: om een ​​tijdlogboek te maken, hebt u weinig meer nodig dan een vel papier of een spreadsheet. Maak een kolom en voer er opeenvolgende tijdsblokken in in stappen van 15, 30 of 60 minuten. U kunt meerdere tijdsblokken combineren voor de uren dat u gewoonlijk slaapt. Ofwel periodiek gedurende de dag of aan het einde van de dag, vul je de ruimte naast elk tijdsblok in met wat je in die tijd aan het doen was. Hoe specifiek u wordt met uw beschrijving hangt af van wat u over uzelf wilt weten of wat voor soort tijdmanagementtransformatie u wilt doen.

Voordelen: tijdlogboeken zijn nauwkeuriger dan tijdlogboeken. Ze zijn des te meer wanneer u ze vaker en minder invult, hoe langer u wacht om ze te voltooien. Het is heel eenvoudig om uw tijd in categorieën te classificeren, de getallen op te tellen en de resultaten te analyseren.

Nadelen: één antwoord noteren voor wat je hebt gedaan tussen bijvoorbeeld 9 en 10 uur, is misschien geen realistische weergave van hoe je dat uur echt hebt gebruikt. Laten we zeggen dat je hebt gewerkt. Heb je je bureau verlaten en een glas water gedronken tijdens die tijd? Heb je snel gebeld? Heb je halverwege je werk een paar minuten online nieuws gelezen? Tijdlogboeken generaliseren over tijdsblokken zonder in te gaan op het echte detail van wat u deed.

3. Tijdregistratie-apps

Wat is een tijdregistratie-app? Een tijdregistratie-app is software die u gebruikt om bij te houden hoeveel tijd u besteedt aan verschillende dingen, meestal op uw computer en telefoon. Er zijn passieve tijdregistratie-apps en actieve apps. Passieve, zoals RescueTime, meten hoeveel tijd je in verschillende applicaties en op verschillende websites doorbrengt. Actieve tijdregistratie-apps, zoals Toggl, geven u een timer op het scherm die loopt terwijl u werkt, zodat u meerdere apps en websites kunt gebruiken terwijl u aan één taak werkt.

Hoe een tijdregistratie-app te gebruiken: met een passieve tijdregistratie, installeer je deze op je computer of mobiele apparaat en laat je hem gewoon draaien. Het registreert automatisch al uw activiteiten om deze op te nemen, te categoriseren, bij te houden en te analyseren. Gewoonlijk kunt u deze apps pauzeren wanneer u maar wilt, en u kunt instellen dat ze worden uitgeschakeld op tijden dat u uw activiteit niet wilt volgen. Actieve timers vertrouwen erop dat u op een knop drukt om ze te starten en te stoppen. Hiermee kunt u informatie invoeren over wat u deed terwijl het actief was, en de app voegt die informatie automatisch toe aan een record, die u kunt bekijken en verder analyseren wanneer u maar wilt. Mobiele app-versies van actieve tijdregistratie kunnen handig zijn om u een timer te laten uitvoeren tijdens vergaderingen, voor werk en ander niet-computerwerk dat u wilt meten.

Er zijn een aantal tijdregistrerende mobiele apps die je locatie volgen en zogenaamd helpen je tijd op die manier te classificeren, maar ze zijn nog niet erg slim en vereisen op dit moment veel te veel handmatige invoer. Misschien zullen ze ooit verbeteren.

Voordelen: tijdregistratie-apps zijn uitstekend als het gaat om het geven van details over uw digitale activiteiten. Ze hebben hulpmiddelen voor het categoriseren van uw tijd en het uitdelen van grafieken en diagrammen. De beste daarvan zijn zeer eenvoudig te gebruiken en de meeste hebben een gratis optie.

Nadelen: tijdregistratie-apps geven je een uitgebreide analyse van wat je op je computer doet, maar ze zijn niet gemaakt om al je tijd bij te houden, dus ze missen je uren besteed aan het vouwen van wasgoed, koken, lezen, spelen met je kinderen of huisdieren, of wat je ook doet.

Volg gedurende twee weken en analyseer vervolgens

Als u tijdregistratie nog niet kent, raad ik aan de tijdlogmethode te combineren met een tijdregistratie-app. Op die manier krijgt u een overzicht van hoe u alle uren van uw dag doorbrengt, plus een gedetailleerde analyse van uw computertijd.

U wilt uw tijd minimaal twee weken vastleggen voordat u deze analyseert. Gedurende de eerste één of twee dagen kunt u uw gedrag enigszins wijzigen omdat u denkt aan het feit dat u uw tijd bijhoudt. Je gedrag zal snel weer normaal worden.

En als je merkt dat je zegt: "Oh, die dag zou niet moeten tellen omdat het heel ongebruikelijk was", stop. Hoe meer je je tijd bijhoudt, hoe meer je je zult realiseren dat je meer ongewone dagen hebt dan je waarschijnlijk besefte. Het idee is om beter te begrijpen hoe je je tijd daadwerkelijk doorbrengt, niet wat een gemiddelde dag is. Als u eenmaal weet hoe u uw tijd in het algemeen doorbrengt, kunt u weloverwogen beslissingen nemen over wat u meer wilt doen, minder, of als u iets geheel nieuws wilt gaan doen.