Organiseer u: 20 tips voor thuiswerken

Je verliet de wereld van open kantoorruimten, vond de thuiswerkbaan van je dromen, ging naar het interview en kreeg het optreden. Nu moet je leveren. Werken op afstand heeft veel voordelen, maar er zijn toewijding en slimme strategieën voor nodig om het succesvol te maken.

Ik heb een paar jaar op afstand gewerkt en ik heb veel vrienden en collega's die het ook hebben gedaan. We stonden allemaal voor verschillende uitdagingen, niet alleen omdat we verschillende persoonlijkheden hebben, maar ook vanwege onze verschillende levensstijlen en het soort werk dat we doen. Het maakt niet uit dat externe werknemers omgaan met hun unieke omstandigheden, maar veel van de onderliggende problemen waarmee ze worden geconfronteerd, zijn hetzelfde.

Iedereen die op afstand werkt, moet uitzoeken wanneer te werken, waar te werken en hoe grenzen te creëren tussen werk en privé. Hoe zit het met kantoorapparatuur, loopbaanontwikkeling en opleidingsmogelijkheden en het opbouwen van relaties met collega's? Werken op afstand, vooral wanneer u meestal vanuit huis werkt, betekent worstelen met deze en andere problemen. Hier zijn 20 tips op basis van mijn ervaring en wat ik heb waargenomen en geleerd van andere externe werknemers.

1. Houd reguliere uren aan

Stel een schema in en houd u eraan… meestal. Met duidelijke richtlijnen voor wanneer en wanneer het een dag moet worden genoemd, kunnen veel externe werknemers de balans tussen werk en privéleven behouden. Werken in een swing-shift is slecht voor u, en dat geldt ook voor externe werknemers. Dat gezegd hebbende, op afstand werken betekent soms je dag verlengen of vroeg beginnen om de tijdzone van iemand anders te huisvesten. Als je dat doet, zorg er dan voor dat je eerder inpakt dan normaal of de volgende ochtend een beetje slaapt. Als u een automatische tijdregistratie-app installeert, zoals RescueTime, kunt u controleren of u zich aan uw schema houdt.

2. Maak een ochtendroutine

Beslissen dat u achter uw bureau gaat zitten en op een bepaald tijdstip aan het werk gaat, is één ding. Een routine maken die je naar de stoel leidt, is een andere. Wat definieert in je ochtendroutine het begin van het werk? Het is misschien een kopje koffie zetten. Misschien keert hij na een jog terug naar huis. Het kan zijn om je aan te kleden (het dragen van een pyjamabroek naar het werk is voor sommigen een voordeel, maar voor anderen een slechte strategie). Maak een ochtendroutine die eindigt wanneer je aan het werk gaat.

3. Stel basisregels vast met de mensen in uw ruimte

Stel basisregels vast met andere mensen in uw huis of die uw ruimte delen voor wanneer u werkt. Als je kinderen hebt die thuiskomen van school terwijl je nog aan het werk bent, hebben ze duidelijke regels nodig over wat ze wel en niet kunnen doen gedurende die tijd. Bovendien betekent het niet dat andere familieleden ervan uitgaan dat je het altijd zult doen, alleen omdat je thuis bent en mensen in huis kunt helpen of voor huisdieren kunt zorgen. Als dat is hoe u ervoor kiest om de huishoudelijke arbeid te verdelen, is dat prima, maar als u het gewoon allemaal standaard aanneemt, voelt u zich mogelijk misbruikt en kan uw productiviteit achteruitgaan.

4. Plan pauzes

Ken het beleid van uw bedrijf inzake pauzetijden en neem ze. Als u zelfstandige bent, geef uzelf overdag voldoende tijd om weg te lopen van het computerscherm en de telefoon. Een lunchuur en twee pauzes van 15 minuten lijken de standaard voor fulltime Amerikaanse werknemers.

5. Neem pauzes in hun geheel

Verander jezelf niet tijdens pauzes, vooral tijdens je lunchuur. U kunt een app, zoals TimeOut voor Mac en Smart Break voor Windows, gebruiken om uzelf gedurende 60 minuten buiten uw computer te houden. Of u kunt gewoon een eenvoudige klok of timer op het scherm lanceren wanneer u een pauze neemt. Als u na slechts 40 minuten weer naar uw bureau terugkeert, loop dan nog eens 20 weg.

6. Verlaat huis

Je hoeft niet elke dag uit eten te gaan, maar je moet proberen je huis regelmatig te verlaten. Hetzelfde advies geldt ook voor mensen die in traditionele kantooromgevingen werken: verlaat het gebouw minstens één keer per dag. Je lichaam moet bewegen. Plus, de frisse lucht en het natuurlijke licht zullen je goed doen. Praat een wandeling. Ga naar het postkantoor. Wied de tuin. Je snapt het wel.

7. Aarzel niet om te vragen wat u nodig hebt

Als u in dienst bent van een bedrijf of organisatie die uw thuiswerk-opstelling ondersteunt, vraag dan om de benodigde apparatuur zodra u begint te werken vanuit huis, of binnen een dag of twee wanneer u zich realiseert dat u iets nieuws nodig hebt. Het is uiterst belangrijk om precedenten vroeg in te stellen, zodat u kunt vragen wat u nodig hebt om uw taak comfortabel te kunnen uitvoeren, inclusief de juiste monitor, toetsenbord, muis, stoel, printer, software, enzovoort. Organisaties die gewend zijn aan externe werknemers hebben vaak een budget voor thuiskantoorapparatuur. Vraag wat het is en hoe vaak het is vernieuwd. Het doet ook geen kwaad om te vragen of er een leningsovereenkomst is of wie betaalt voor retourzending of verwijdering van verouderde apparatuur.

8. Houd een speciale kantoorruimte aan

In een ideale wereld zouden externe werknemers niet alleen een speciaal kantoor hebben, maar ook twee computers, een voor werk en een voor persoonlijk gebruik. Het is veiliger voor de werkgever en u kunt al uw NSFW-activiteiten privé uitvoeren. Maar niet iedereen heeft een apart kantoor in huis en het houden van twee machines is niet altijd realistisch. Wijd in plaats daarvan een bureau en enkele randapparatuur alleen voor gebruik op het werk. Als uw laptop bijvoorbeeld is aangesloten op de monitor en het externe toetsenbord, is het werktijd. Als het op je schoot ligt, is dat persoonlijke tijd. Misschien wilt u zo ver gaan als het partitioneren van uw harde schijf en het maken van een afzonderlijk gebruikersaccount voor uw werk.

9. Houd een apart werktelefoonnummer aan

Stel een telefoonnummer in dat u alleen gebruikt voor oproepen met collega's en klanten. Het hoeft geen vaste lijn, tweede mobiele telefoon of zelfs een simkaart te zijn. Het kan een gratis VoIP-service zijn, zoals een Google Voice. Net als bij enkele andere tips helpt het hebben van een afzonderlijk telefoonnummer u bij het beheren van uw balans tussen werk en privé.

10. Gebruik een VPN

Gebruik een VPN wanneer u bent verbonden met een netwerk dat u niet beheert. Dat omvat Wi-Fi in samenwerkende ruimtes, cafés, bibliotheken en luchthavens. Sommige organisaties hebben hun eigen VPN's die externe medewerkers nodig hebben voor toegang tot bepaalde servers of websites die informatie opslaan die alleen voor intern gebruik is bedoeld. In die gevallen moet u ook thuis een VPN gebruiken. Het is in elk geval een goed idee om de gewoonte te maken om uw VPN zo vaak mogelijk verbonden te laten, omdat het altijd veiliger is om het aan te hebben dan niet.

11. Socialiseren met collega's

Eenzaamheid, verbinding verbreken en isolatie zijn veel voorkomende problemen in het externe werkleven, vooral voor extraverte mensen. Bedrijven met een externe werkcultuur bieden meestal manieren om te socialiseren. Ze kunnen bijvoorbeeld chatkanalen hebben waar externe werknemers kunnen praten over gemeenschappelijke interesses, ontmoetingen voor mensen in dezelfde regio en persoonlijke retraites. Het is belangrijk om erachter te komen hoeveel interactie je nodig hebt om je verbonden en opgenomen te voelen. Zelfs als je erg introvert bent en niet van socializen houdt, probeer een paar interactieve ervaringen, zodat je ze kent als je ooit besluit dat je ze wilt. Als u geen bedrijf bent met een sterke externe cultuur, moet u mogelijk proactiever zijn in het koesteren van relaties.

12. "Opdagen" voor vergaderingen en gehoord worden

Je neemt zeker deel aan videoconferenties en conference calls, maar het is een goed idee om soms ook optionele vergaderingen bij te wonen. Spreek tijdens de vergadering zodat iedereen weet dat u aan het bellen bent. Een simpele, "Bedankt iedereen. Tot ziens!" aan het einde van een vergadering zal uw aanwezigheid bekend worden gemaakt.

13. Krijg gezichtstijd

Als uw werkgever laks is om u in een kamer met andere werknemers te krijgen, vraag dan om een ​​jaarlijkse of halfjaarlijkse reis in uw contract. Het kan zijn voor jaarlijkse planning, training of teambuilding. Of plak het op een ander zakelijk evenement, zoals een jaarlijkse fiscale vergadering, conferentie in de buurt of een feest op kantoor. Wacht niet tot iemand je uitnodigt op kantoor of een evenement. Wees proactief.

14. Neem zieke dagen

Als je ziek bent, neem dan de zieke tijd die je nodig hebt. Als u ziektedagen heeft als uitkering, maken ze deel uit van uw compensatiepakket. Ze niet meenemen wanneer je ze nodig hebt, is als geld weggooien. Als je een freelancer bent zonder zieke dagen, kan het heel gemakkelijk zijn om in de tegengestelde tijd-is-geldval te vallen en te proberen ziektes te doorstaan. Telkens wanneer dat geld het toelaat, kunt u op de lange termijn echter productiever zijn als u uw lichaam laat rusten als het niet goed is

15. Zoek naar trainingsmogelijkheden

Als je niet op kantoor bent met je collega's, mis je misschien trainingen en cursussen voor het ontwikkelen van vaardigheden die persoonlijk worden gegeven. Uw bedrijf kan zelfs vergeten u toe te voegen aan zijn online trainingscursussen. Hoewel het verleidelijk kan zijn om dit als een ontwijkende kogel te beschouwen, mis je misschien een kans om iets nuttigs te leren. Je moet op die kogel bijten en zorgen dat je erbij hoort. Naast top-down trainingspushs, als er een cursus is die je nodig hebt voor loopbaanontwikkeling, vraag dan of je deze kunt volgen. Als u voldoende van tevoren op de hoogte wordt gesteld van de komende training die op locatie is, is het misschien een goed moment om een ​​reis naar het hoofdkantoor aan te vragen.

16. Overcommuniceren

Op afstand werken vereist dat u overcommuniceert. Vertel vaak iedereen die op de hoogte moet zijn van uw planning en beschikbaarheid. Zeg het als je een project of belangrijke taak hebt voltooid. Overcommuniceren betekent niet noodzakelijkerwijs dat je een essay van vijf alinea's moet schrijven om elke beweging uit te leggen, maar het betekent wel dat je jezelf moet herhalen. Grap over hoe je je aanstaande vakantie al zes keer moet hebben genoemd, vermeld het dan nog een keer.

17. Wees positief

Ik hou van beknopte en duidelijke berichten, maar ik weet dat hoe minder face-time ik heb met mensen, hoe minder ze weten hoe ze mijn toon moeten interpreteren. Wanneer je fulltime op afstand werkt, moet je positief zijn, tot het punt waarop het kan lijken alsof je te positief bent. Anders riskeer je als een eikel te klinken. Het is jammer, maar waar. Dus omhels het uitroepteken! Vind je favoriete emoji: D. Je gaat ze nodig hebben.

18. Profiteer van uw voordelen

Elke week bak ik een brood. Waarom? Omdat ik het kan en ervan geniet. Toen ik fulltime in een kantoor werkte, was het een worsteling om de tijd te vinden om zo vaak iets in de oven te stoppen. Werken op afstand heeft unieke voordelen. Maak gebruik van hen. Je verdient het.

19. Wees niet te moeilijk voor jezelf

De meest succesvolle externe werknemers hebben de reputatie extreem gedisciplineerd te zijn. Er is tenslotte serieuze aandacht voor nodig om fulltime kantoorwerk te doen vanuit een onconventionele ruimte. Dat gezegd hebbende, laat iedereen hun aandacht soms afdwalen. Als je merkt dat je het ene moment aan het werk bent en de volgende dag vluchten boekt voor je aanstaande vakantie, berisp jezelf dan niet hard. Vraag jezelf in plaats daarvan af of mensen in een kantooromgeving hetzelfde doen. Als het antwoord ja is, snijd jezelf wat speling en ga dan weer aan het werk.

20. Sluit uw dag af met een routine

Net zoals je je dag met een routine zou moeten beginnen, creëer je een gewoonte die het einde van de werkdag aangeeft. Het kan een teken zijn van een zakelijke berichten-app, een hondenuitlaat 's avonds of een yogales van 18.00 uur. Je hebt misschien een eenvoudige routine, zoals het afsluiten van je computer en het inschakelen van een favoriete podcast. Wat u ook kiest, doe het consequent om het einde van de werktijd te markeren.

Maak het persoonlijk

Zoek vooral uit wat het beste voor u werkt. Soms is het antwoord duidelijk, maar soms heb je misschien wat inspiratie nodig van andere mensen die in dezelfde boot zitten. Er bestaat een ondersteunende gemeenschap van externe werknemers, of u ze nu in het Slack-kanaal van uw organisatie vindt of online via blogs of Twitter.