Organiseer: 15 productiviteitstips van experts

Inhoud

• Organiseer: 15 productiviteitstips van experts
• Interviews 3 & 4
• Productiviteitstips 1-15

Een van de valkuilen van het zijn van een georganiseerd persoon is dat we de neiging hebben om opgesloten te raken in onze eigen organisatorische gewoonten en technieken, waarbij we rigiditeit verwarren met strengheid. Voor de kolom Get Organized van deze week besloot ik me tot ver buiten mijn grenzen te begeven door vier mensen te interviewen die productiviteits-apps ontwikkelen en hen te vragen naar hun eigen tips en trucs om georganiseerd en efficiënt te blijven.

Deze CEO's, oprichters en ontwikkelaars brengen hun werktijd door met nadenken over wat ongeorganiseerde mensen moeten doen om meer georganiseerd te worden. Ze bouwen hun software op basis van testgegevens, persoonlijke observaties en feedback van een enorme gemeenschap van gebruikers.

In deze vier interviews vindt u reflecties over wat het betekent georganiseerd en productief te zijn, evenals enkele specifieke tips en trucs die deze experts zelf gebruiken.

Amir Salihefendic, oprichter van Doist

Amir Salihefendic is de oprichter van Doist, een bedrijf dat gespecialiseerd is in productiviteitssoftware. De twee belangrijkste softwareproducten van het bedrijf, Todoist en Wedoist, helpen meer mensen hun persoonlijke taken en samenwerkingsprojecten te beheren. Hieronder is een fragment uit een langer interview dat ik met Salihefendic heb gedaan over organisatie en efficiëntie.

JD: Uw product Todoist is bedoeld om mensen te helpen controle te krijgen over de taken die ze moeten uitvoeren. Wat hebt u geleerd bij het ontwikkelen van de app over wat de meeste mensen nodig hebben op het gebied van hulp en begeleiding bij het uitvoeren van hun taken?

AS: Mensen zijn echt slecht in het creëren van hun taken. De meeste mensen maken taken die echt moeilijk te voltooien zijn. "Afvallen" is bijvoorbeeld geen taak; het is een langer project met honderden taken. Toch zullen de meeste mensen "afvallen" als een taak toevoegen.

Wat beter is, is om "afvallen" te zien als een project met taken zoals elke dag tien fruit eten, om de andere dag naar de sportschool gaan, etc. De complexiteit van de taak begrijpen en opdelen in beheersbare en bruikbare brokken is echt belangrijk voor uw organisatie en productiviteit. Het is ook motiverend omdat je onderweg subtaken kunt uitvoeren en het gevoel hebt dat je dichter bij het doel komt.

JD: Kun je twee of drie tips of trucs met ons delen om de productiviteit te verhogen?

AS: Ik denk dat e-mail echt een productiviteitsdoder is. Ik krijg honderden e-mails per dag, en ik beheer dit op de volgende manier:

• Ik controleer en verwerk e-mail slechts drie keer per dag (ochtend, middag en middag).
• Ik beantwoord een e-mail als dit minder dan een minuut duurt.
• Ik archiveer als een e-mail niet belangrijk is.
• Ik delegeer e-mail [die ik later wil beantwoorden] als een taak aan Todoist (via onze Chrome-plug-in) en geef een vervaldatum op om het niet te vergeten.
• In de middag, wanneer mijn energieniveau laag is, beantwoord ik langere e-mails.

JD: Zou u een afbeelding van uw werkruimte of een screenshot van uw bureaublad delen?

Mikael Berner: Het is echt belangrijk. Een andere dimensie waarvan ik zie dat ik denk dat die je stelling ondersteunt, is dat georganiseerd zijn niet betekent dat je gedisciplineerd bent of actie kunt ondernemen. Ik vind de discipline die ten grondslag ligt aan de organisatie belangrijk.

Ik denk ook dat focus verkeerd kan worden geïnterpreteerd omdat het lang moet zijn [periodes van ononderbroken werken].

We hebben studies gelezen en gevonden die zeggen dat de gemiddelde persoon context verandert om de drie minuten maar niet terugkomt voor een taak gedurende 27 minuten. Productiviteit gaat veel over contextomschakeling en hoe u informatie leest en verwerkt. Je moet kunnen reageren op belangrijke dingen die binnenkomen. Ben je zo georganiseerd dat je telefoonnummers op de juiste plaatsen en op het juiste moment hebt? Of moet je stuiteren om ze te vinden?

JD: Welk onderzoek of welke gegevens heeft u ontdekt bij het ontwikkelen van het EasilyDo-programma over wat mensen nodig hebben om efficiënter, georganiseerder en productiever te zijn?

MB: We hebben in onze studies vastgesteld dat niemand van ons weet hoeveel tijd en energie we steken in een kleine taak waarvan we niet eens weten dat het taken zijn. We houden de chronometer vast hoe lang het duurt om deze kleine taken uit te voeren en vergelijken ze met hoe lang een slimme agent het voor u doet.

We worden allemaal gewogen, en we weten niet eens dat we worden gewogen, door gedistribueerde apps en gegevens.

JD: Kun je twee of drie van je eigen tips en trucs met ons delen om de productiviteit te verhogen?

MB: Ik vertrouw op hulpmiddelen die me helpen de belangrijkste informatie te vinden. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - een heleboel dingen die e-mail weigeren - Ik raad al deze tools aan.

De beste regel, en ik glip hier soms van af, is: "Als je een e-mail gaat openen, doe er dan iets mee, zoals erop reageren, of verwijder het of sla het op." Open zelfs geen e-mail tenzij u deze meteen kunt verwerken. Dat hoort bij de twee minutenregel.

Ik zit nu in onze vergaderruimte met deze Ikea-tafels, maar het zijn glazen tafels waarop je kunt tekenen met droog uitwisbare markeringen. Het brengt het groepswerk samen op de tafel in plaats van het sturen van een groepslid naar een bord. Het versterkt teamwerk.