Organiseer: 10 strategieën voor betere, effectievere takenlijsten

Hoe effectief is uw takenlijst? Helpt het u bij het plannen van uw dag? Helpt het u prioriteiten te stellen? Of is het een nooit eindigende lijst van dingen die je schuldig voelt omdat je dit nog niet hebt gedaan en die je nu waarschijnlijk helemaal niet zult doen?

Een goede takenlijst heeft de kracht om niet alleen je dag vorm te geven, maar ook om je aandacht te richten op wat voor jou het meest zinvol is. Door uw taken op te schrijven, splitst u effectief uw grotere doelen op in beter beheersbare delen. Een wekelijkse taak om papieren op te ruimen die zich op uw bureau hebben verzameld, kan u helpen het grotere doel te bereiken om georganiseerd te blijven en papierloos te worden. Zelfs een boodschappenlijstje kan wijzen op een groter doel om goed te eten of meer thuis te koken.

Wanneer je leert hoe je een effectieve takenlijst kunt maken, kun je je geest beter afstemmen op je ware doelen. Een goede to-do-lijst zou je moeten begeleiden, niet je angst moeten bezorgen. Hier zijn enkele tips voor het maken van betere takenlijsten.

1. Kies de juiste taken-app voor u

De eerste stap bij het maken van een betere to-do lijst is beslissen waar deze te bewaren. Er is niets mis met het hebben van een papieren takenlijst. Als het voor jou werkt, geweldig. Dat gezegd hebbende, er zijn veel redenen waarom een ​​echt goede takenlijst-app superieur is:

• Taken-apps hebben ingebouwde herinneringen.
• Digitale lijsten zijn gemakkelijker te bewerken dan papieren, zodat u uw prioriteiten kunt aanpassen en uw taken indien nodig kunt verduidelijken.
• U kunt een digitale lijst die is opgeslagen in de cloud niet verliezen. Als u geen van nature georganiseerde persoon bent, kan dit een belangrijk voordeel zijn.
• Verschillende weergaven in een taken-app laten je alleen taken zien die op dit moment relevant zijn.
• Takenlijst-apps kunnen samenwerken; u kunt taken toewijzen aan andere mensen en een melding krijgen wanneer zij deze voltooien.
• Je kunt een takenlijst-app kiezen met functies die je motiveren, of het nu een mooi ontwerp is of een gamified-ervaring.

Er is een enorm aantal takenlijst-apps. U kunt de productiviteit van hele dagen verliezen door alle taakbeheer-apps te verkennen die worden weergegeven in een zoekopdracht in elke app store. Ik heb er veel getest, de meest aan te bevelen:

• Todoist
• Any.do
• Asana
• Dingen

Een paar andere apps die in bepaalde omstandigheden geweldig zijn, zijn Google-taken (voor integratie met G Suite-apps), Microsoft To-Do (als u Microsoft Office of Windows 10 gebruikt), Habitica (als u van gamification houdt) en Omnifocus (voor die die veel detail toevoegen aan hun taken). Er zijn echter zoveel anderen. Als geen van deze dingen u bevalt, vraag dan uw vrienden (vooral uw georganiseerde) wat ze gebruiken. Probeer er een paar en kies er een die je leuk vindt en die een back-up van je informatie maakt naar de cloud zodat je nooit iets verliest.

Als je hulp nodig hebt om taken bij te houden omdat ze altijd bezig lijken te zijn of in de wacht staan, kan een kanban-bordapp, zoals Trello, je misschien beter van dienst zijn dan een meer traditionele takenlijst.

2. Maak meer dan één lijst

Zeer weinig mensen hebben slechts één takenlijst. Maak een takenlijst voor werk en een aparte lijst voor persoonlijke taken. Je hebt misschien een gedeelde lijst met huishoudelijke taken, een Someday-lijst waar je dingen opschrijft die je graag zou willen doen, maar niet urgent bent, en meer.

Als u meer dan één lijst hebt, kunt u zich beter concentreren. Wanneer je op je werk bent en klaar bent om een ​​aantal werkgerelateerde taken op je te nemen, wil je niet worden afgeleid door het feit dat je op je vrije dag een verjaardagstaart moet bakken.

Met alle geweldige taken-apps kunt u meerdere lijsten maken. Ga aan de slag met enkele die gemakkelijk en duidelijk zijn, zoals:

• Werk
• persoonlijk
• Huishouden

Misschien is het voor u logischer om Project A en Project B te hebben in plaats van een algemene werklijst. Wat heb je nog meer nodig? U kunt uw lijst met lijsten altijd later wijzigen.

3. Voeg nieuwe taken zo snel mogelijk toe

Wanneer een nieuwe taak in je hoofd opduikt, schrijf je deze zo snel mogelijk in je takenlijst. Als uw to-do-app een soort sneltoets heeft voor het toevoegen van een nieuwe taak, leert u deze. Als uw app een snelkoppeling voor mobiele telefoons heeft, stelt u deze in.

Wanneer u taken aan uw takenlijst toevoegt zodra u erover nadenkt, kunt u voorkomen dat u eraan blijft hangen. Als het eenmaal is opgeschreven, hoeft u het niet meer te onthouden.

4. Wijs vervaldatums toe

Wanneer een taak een vervaldatum heeft, voegt u deze toe aan uw takenlijst. Einddatums helpen u bij het stellen van prioriteiten.

Niet elke taak heeft in het echte leven een harde en snelle einddatum nodig om er een in uw takenlijst te krijgen. Wijs een datum voor taken toe wanneer u ongeveer weet wanneer u denkt het voor elkaar te krijgen.

Dit is om twee redenen effectief: ten eerste laten de meeste taken-apps u zien wat 'vandaag', 'morgen' en 'deze week' moet verschijnen, ongeacht in welke lijst ze staan. U kunt dus alles zien wat te wijten is ' vandaag 'in uw werklijst, persoonlijke lijst, enzovoort. Ten tweede, door taken te voorzien in vervaldatums, plant u effectief uw week, wat een uitstekende strategie voor tijdbeheer is.

5. Dagelijks herzien

Begin elke dag door uw takenlijst voor de dag in de gaten te houden en te beoordelen of het redelijk is. Herzie het dan. Als je vandaag te veel taken hebt en je weet dat je ze niet allemaal kunt bereiken, stel je jezelf in op falen.

6. Beperk jezelf tot drie tot vijf dagelijkse taken

Op een gemiddelde dag vink ik tussen drie en vijf taken af. Als ik per ongeluk 12 taken voor de dag heb gepland, weet ik dat ik ze niet allemaal zal bereiken, wat betekent dat ik ze opnieuw moet prioriteren en hun vervaldatums moet wijzigen. Als ik dit potentiële probleem zie voordat mijn dag begint, kan ik me aanpassen in plaats van gestrest te raken door al die taken die ik wel en niet wilde doen.

Wat is uw dagelijkse taaklimiet? Het hangt af van wat voor soort taken u opschrijft en hoe moeilijk ze zijn om te voltooien. Als je na verloop van tijd bijhoudt hoeveel taken je elke dag afvinkt - de beste taken-apps doen het voor je - leer je je maximum. Zodra u uw maximum weet, kunt u uw dagelijkse opdrachten tot een redelijk aantal beperken.

7. Noteer taken, geen doelen of doelstellingen

Wat u op uw takenlijst schrijft, is van belang. Vul uw lijsten met taken in plaats van doelstellingen en doelen. Om dat te doen, moet je het verschil tussen de twee weten.

Doelen zijn grote prestaties of gewenste resultaten. Ze zijn meestal moeilijk te kwantificeren. Een voorbeeld is 'vloeiend Hindi worden'. Dat op je takenlijst zetten zou niet erg effectief zijn.

Doelstellingen zijn markeringen op weg naar het bereiken van het doel. Het is veel gemakkelijker om deze te verwarren met taken omdat doelstellingen specifieker en kwantificeerbaarder zijn. Een voorbeeld van een doelstelling kan zijn "een gesprek in het Hindi hebben over mijn favoriete films."

Dus wat zijn taken? Taken zijn de acties die u onderneemt om een ​​doelstelling te bereiken. Breek een doelstelling af en je hebt je taken. Heel vaak zijn het afzonderlijke evenementen, hoewel ze zich kunnen herhalen. Een taak kan zijn "drie nieuwe Hindi-werkwoorden leren" of "30 minuten studeren".

Taken - geen doelen of doelen - horen bij een takenlijst.

8. Houd uw doelen en doelstellingen gescheiden

Het definiëren van uw doelen en doelstellingen is een belangrijk onderdeel van het maken van betere en effectievere takenlijsten. In een perfecte wereld zijn de taken die u uitvoert primair gericht op het nastreven van uw doelen. Zo nee, waarom verspil je je tijd aan het doen ervan? Je moet weten wat je doelen zijn, maar je hebt ze niet nodig in je takenlijst.

Schrijf uw doelen en doelstellingen ergens anders op. Als uw takenlijst een sectie met notities heeft, plaatst u deze daar. Als u een dagboek bijhoudt, kunt u uw doelen opschrijven en deze elk kwartaal of jaarlijks herzien. Verwijs van tijd tot tijd naar uw doelen, maar laat ze u niet afleiden van de specifieke dingen die u vandaag moet doen.

9. Kijk vaak naar uw takenlijst

Een effectieve takenlijst leidt u de hele dag door. Bekijk het aan het begin van de week om je tijd te plannen. Bekijk het aan het begin van de dag om je plan voor de dag te herzien. Bekijk het na de lunch, zodat je weet waar je je de rest van de dag nog meer op moet concentreren. Als je je verloren voelt in een taak of er even tussenuit wilt, kijk dan in je takenlijst voor iets kleins en gemakkelijks dat je in de tussentijd kunt aanpakken.

Hoe meer u naar uw lijst kijkt, hoe meer u erop zult vertrouwen. Hoe meer u erop vertrouwt, hoe minder u hoeft te onthouden welke taken u moet doen. Hoe minder u hoeft te onthouden, hoe meer u uw geest vrijmaakt om zich te concentreren op de taak die voor u ligt.

10. Maak uw takenlijst scanbaar

Als je vaak naar je takenlijst kijkt - en ik denk dat je dat zou moeten doen - zul je snel beseffen hoe nuttig het is om in één oogopslag te zien wat je nodig hebt in plaats van diepgaand te lezen.

Gebruik strakke taal of steno om je taken te schrijven. Veel apps hebben prioriteitsbeoordelingen of sterren die u kunt toevoegen waarmee u cruciale taken kunt markeren. Geef uw taken een kleurcode als dat helpt. Pas pictogrammen toe die u meer informatie over de taak geven, zoals of het een telefoongesprek vereist of verband houdt met gezondheidszorg. Hoe snel u ook naar uw takenlijst kijkt, u moet veel informatie kunnen verzamelen over wat u moet doen.

Het hart van productiviteit

Een geweldige takenlijst vormt de kern van persoonlijke productiviteit. Het is zo leuk om een ​​app en proces voor taakbeheer te vinden die voor jou werken. Het afvinken van items op je lijst geeft je een gevoel van voldoening en is een belangrijk element om je te organiseren. Een betrouwbaar to-do systeem maakt het leven eenvoudiger en minder stressvol.