Video: ExpenseBot (December 2024)
Werknemers willen dat het softwareproces voor het bijhouden van kosten zo eenvoudig is dat ze geen handleiding hoeven te lezen. Beheerders en accountants willen echter een verfijnde controle over het bedrijfsbeleid en de goedkeuringsworkflow. Voor de meeste technologieën in die situatie zou je kunnen zeggen: "Nooit zullen de twee elkaar ontmoeten", maar met ExpenseBot (die begint bij $ 9 per maand) die misschien niet aanwezig is. De kostenadministratie-applicatie overweldigt werknemers niet met keuzes, maar biedt boekhoudpersoneel unieke aanpassingsmogelijkheden. Alleen een ietwat klinkerig exportproces en het ontbreken van een zelfbedieningsinkoopproces houden het achter bij onze winnaars 'Keuze winnaars' Nu certificeren en uitbreiden.
Prijzen en functies
Een ExpenseBot-abonnement kost $ 9 per maand per actieve gebruiker, met een minimum van $ 99 per maand. Er zijn niet-vermelde kortingen voor een jaarcontract of bedrijven met meer dan 1.000 gebruikers. U kunt echter niet experimenteren om te ontdekken of ExpenseBot de juiste software voor u is, omdat het geen gratis versie of gratis proefversie heeft. Aan de slag is een e-mailgesprek met het bedrijf nodig; het is geen zelfbediening.
Medewerkers zullen niks speciaals vinden, en de meesten zullen dankbaar zijn. U voert onkostengegevens in ExpenseBot in via een webbrowser, via de mobiele app, door een ontvangstbewijs door te sturen naar een speciaal e-mailadres of rechtstreeks via een creditcardtransactie (met een geregistreerd bedrijf of een persoonlijke creditcard). Elk legt de relevante boekhoudgegevens vast, zoals leveranciersnaam, uitgavencategorie en transactiedatum, voordat u de uitgaven aan een rapport toewijst. Kosten kunnen worden gemarkeerd als factureerbaar, zodat u kosten kunt doorberekenen aan een klant.
Zoals met al deze apps, wenden de meeste mensen zich eerst tot de mobiele app om ontvangsten vast te leggen. Als het niet op het verkooppunt is, kunt u aan het einde van elke dag het verfrommelde papier nog steeds in uw zak vinden en onthouden waar het voor was. De mobiele app is vrij eenvoudig, met categorieën voor rapporten, uitgaven, ontvangsten en instellingen. Terwijl anderen (zoals Expensify) je alle tools binnen handbereik proberen te geven, stopt ExpenseBot niet alles in de app.
Er is echter geen reden om te klagen over de scanmogelijkheden van bonnen. ExpenseBot parseerde nauwkeurig verschillende ontvangsten, inclusief ingekrabbelde tips, en herinnerde eerder gebruikte categorieën en leveranciersnamen. Het proces is niet veeleisend en minimaliseert de besluitvorming. Als u een persoonlijke of zakelijke creditcard koppelt, nadat ExpenseBot een bon heeft gescand en getranscribeerd, probeert het de bon te koppelen aan creditcardtransacties.
U kunt kilometerkosten handmatig indienen. Of, als u het begin- en eindadres typt, roept ExpenseBot Google Maps in om de werkelijke afstand te berekenen (een functie die wordt gedeeld door ExpensePoint). Dat is zeker handig voor een enkele reis, maar het zou leuker zijn als je zou kunnen zeggen: "Verdubbel nu die kilometerberekening, want ik heb iemand in de stad ontmoet en ben toen teruggekeerd naar het kantoor." Misschien is een beter antwoord onderweg: volgens het bedrijf zal ExpenseBot tegen het einde van het jaar GPS- en kalenderintegratie hebben. Dus als u een vergadering hebt gepland, staat er: "U gaat naar cliënt-A 53 mijl afstand; wilt u deze aan uw rapport toevoegen?"
Een ongebruikelijke aardigheid: elke werknemer kan een afgevaardigde aanwijzen, waardoor die persoon de mogelijkheid heeft om uitgaven en rapporten te maken. Als je het geluk hebt kantoorpersoneel te hebben om je uitgaven te beheren, is dat een grote zegen.
Eenvoudig betekent niet eenvoudig
ExpenseBot kan het "keep it simple stupid" (KISS) -principe toepassen voor werknemers, maar het geeft beheerders en accountants veel aanpasbare kracht. Goedkeurders kunnen een enkele uitgave weigeren en de rest van het rapport goedkeuren, zodat het item van $ 5 waarover u zwijgt, geen vergoeding hoeft te betalen voor de rest van de $ 2.500 die u aan een reis naar San Francisco hebt uitgegeven. Kosten kunnen per e-mail worden goedgekeurd, zodat de afdelingsmanager niet veel tijd op de webclient hoeft door te brengen. ExpenseBot controleert op mogelijke dubbele uitgaven en biedt aan deze ook samen te voegen. ("Twee bezoeken aan Starbucks op dezelfde dag voor hetzelfde bedrag? Heb je veel koffie gedronken of twee keer ingezonden?")
ExpenseBot wordt geleverd met vooraf geconfigureerde basisboekhoudcategorieën en u kunt natuurlijk meer toevoegen. Elke onkostencategorie kan worden gekoppeld aan een grootboek of accountcode, datumbereiken of deelnemerslijsten vereisen en aangepaste velden ondersteunen (zoals "Winkelnummer"). U kunt dingen ook logisch organiseren, zodat de kosten van vliegtickets en bagage worden gerelateerd, maar afzonderlijk, worden gevolgd met hun eigen regels en beleid.
Met beleidsbeheer kunt u bepalen hoeveel een gebruiker in een bepaalde categorie uitgeeft, zoals een maandelijkse limiet van $ 40 aan internetkosten voor thuisgebruik. U bepaalt of gebruikers een onkostenvergoeding kunnen indienen die het beleid overschrijdt (en een waarschuwing voor de goedkeurder weergeven) of voorkomen dat het rapport wordt ingediend met een bestaande inbreuk. Aanpassingen strekken zich uit tot rapporten, niet alleen uitgaven; voor een fastfoodketen kan bijvoorbeeld het winkelnummer op elk rapport vereist zijn.
Dat is maar een voorbeeld. ExpenseBot ondersteunt meerdere goedkeurders, afdelings- en gebruikersprofielen (bazen krijgen een andere behandeling), kostenveroudering ("U moet het rapport binnen 30 dagen indienen" wat gewoon gemeen is), en een heleboel valuta's.
Helaas is ExpenseBot, ondanks al zijn aanpassingsvermogen, zwak in integratie met boekhoudsystemen van derden. Kostenrapportagebeheer is een discreet proces, maar de resultaten moeten worden vastgelegd in andere systemen, meestal ten minste een boekhoudsysteem en soms meer. Met ExpenseBot kunt u echter alleen integreren met Intuit QuickBooks wanneer het tijd is om de werknemer daadwerkelijk te vergoeden. Meer ongelukkig, in vergelijking met sommige van de andere producten die ik heb beoordeeld, geeft het bedrijf toe dat de QuickBooks-integratie "het gebruik van de Intuit-webconnector en een beetje finesse vereist om in te stellen." De enige andere optie is om gegevens te exporteren naar het CSV-formaat en deze vervolgens te openen met een andere toepassing, zoals Microsoft Excel.
Vergelijk dat met de concurrenten van ExpenseBot, zoals de integratie van Expensify met niet alleen QuickBooks maar ook Xero, NetSuite en Intacct. Met al deze mogelijkheden krijgt u veel houvast van het bedrijf. In feite kun je het niet vermijden; ExpenseBot werkt met elke klant persoonlijk om dingen op te zetten.
Ten tijde van dit schrijven is ExpenseBot een combinatie van "Oh hoe cool" en "Waarom doet het dat niet?" Het is een goede keuze voor iedereen die gewoon dingen wil doen voor gebruikers, zonder de administratieve controles te minimaliseren. Maar het ontbreken van een zelfbedieningsinterface, ondersteuning voor alleen QuickBooks-integratie en prijs die niet zo vriendelijk lijkt als het zou moeten zijn, zijn allemaal gecombineerd om het net onder een inkeping te houden onder onze winnende tools voor Editors 'Certify Now en Expensify. Als de minpunten u echter niet onmiddellijk achtervolgen, raad ik u aan ExpenseBot voor uw bedrijf te overwegen. De balans tussen eenvoud en kracht is echt mooi.
