E-mail van aardklasse in de schijnwerper voor opstarten van pcmag

Ondanks wat veel technologiebedrijven willen dat u gelooft, zijn we nog niet tot een geheel digitale samenleving gekomen. Dingen zoals e-mail en cloudopslag zijn geweldig, zeker, maar de waarheid is dat fysieke e-mail nergens naartoe gaat. Volgens de website van de United States Postal Service (USPS) verwerkte het alleen al in 2016 meer dan 153 miljard poststukken. Zowel voor particulieren als voor bedrijven blijft de hoofdpijn bij het sorteren en verwerken van e-mail een groot probleem. Het is dan ook logisch dat veel verschillende bedrijven in de loop der jaren zijn gestart, allemaal gericht op het digitaliseren van onze fysieke post, en ons de stress ontlasten omdat er zoveel papier rond ligt.

Earth Class Mail werd opgericht in 2004 onder de naam "Document Control", met als doel virtuele ijdelheidadressen en e-maildigitalisatie te bieden aan haar klanten. In het begin was het een enorm succes. Het bedrijf ontving zware financiering en werd zelfs geprofileerd in een reality-tv-serie getiteld "Start-up Junkies". Toen de recessie van de late jaren 2000 toesloeg, droogde de financiering voor het veelbelovende bedrijf echter op en Earth Class Mail had het moeilijk totdat het in 2015 failliet werd verklaard. Het werd uiteindelijk gekocht door tech-investeringsmaatschappij Scaleworks, waar het weer is hersteld in een concurrerend bedrijf. Met nieuw leiderschap en een focus op automatisering hoopt Earth Class Mail zijn vroegere glorie terug te winnen.

Het verhaal van Earth Class Mail is interessant. Wanneer we aan een startup denken, denken we meestal aan een zeer specifiek type bedrijf. Startups zijn doorgaans gloednieuwe bedrijven die werken aan wat zij hopen dat wereldveranderende nieuwe producten en diensten zijn. Twintig iets in hoodies zittend op zitzakken coderen weg, in de hoop rijk te worden voorbij hun wildste dromen. Tegelijkertijd worden bedrijven zoalsUber door velen nog steeds als een startup beschouwd, hoewel het meer dan 16.000 werknemers heeft en naar schatting meer dan $ 50 miljard waard is. Het is dus terecht om de vraag te stellen, wat is precies een startup? Vraag 10 technische leiders en u zult waarschijnlijk net zoveel antwoorden krijgen. In het geval van Earth Class Mail gaat de term "opstarten" absoluut meer over houding dan over een marker van leeftijd.

Bedrijfsdossier

Naam: Earth Class Mail

Opgericht: 2004

CEO: Jess Garza

Hoofdkantoor: San Antonio, Texas

Wat ze doen: Virtueel adres en e-maildigitalisatie

Bedrijfsmodel: op basis van een abonnement

Huidige status: Live, met meer dan 25.000 klanten en 2 miljoen stuks post verwerkt per jaar

Huidige financiering: eigendom van Venture Equity Firm

Volgende stappen: meer aandacht voor e-mailautomatisering en de business-to-business (B2B) markt

Waarom het werkt voor bedrijven

De manier waarop Earth Class Mail werkt is eenvoudig. Kies eenvoudig een van de beschikbare virtuele adressen van het bedrijf (er zijn meer dan 40 steden in de VS beschikbaar) die het beste bij uw zakelijke behoeften passen. Van daaruit wordt elk stuk e-mail dat u ontvangt, georganiseerd en opgeslagen in een Earth Class Mail-faciliteit door een van de gecertificeerde technici van de Health Insurance Portability & Accountability Act (HIPAA). Zodra uw e-mail binnenkomt, logt u eenvoudig in op uw Earth Class Mail-account om uw e-mail te bekijken als een doorzoekbaar PDF-bestand met hoge resolutie. Omdat uw e-mail nu digitaal is, opent Earth Class Mail de deur naar een groot aantal organisatorische en routeringsmogelijkheden die u niet op papieren correspondentie zou kunnen uitvoeren.

Toen het bedrijf zijn vroege succes vond, was het omdat het een pionier was in deze ruimte. Omgaan met grote hoeveelheden slakkenpost is een hoofdpijn en het idee om de mailboxen van klanten te virtualiseren, is snel opgekomen. Earth Class Mail is met een moderne lens te bekijken een service die net zo moeilijk te waarderen is als het verdient. Dat komt omdat we vandaag, in tegenstelling tot in 2004, documenten kunnen scannen met onze smartphonecamera's. Dus, hoewel de technologie van Earth Class Mail zeker nuttig is, past het niet helemaal in de criteria van "cool". In 2004 was het idee echter revolutionair.

"Op het moment dat Earth Class Mail werd opgericht, was het de maker en leider van de industrie", aldus Jess Garza, CEO van Earth Class Mail. Garza werkte eerder bij een ander Scaleworks-bedrijf voordat hij de CEO-rol op zich nam als onderdeel van de geplande revitalisering van het bedrijf. "We domineerden die fase, " ging ze verder, "en liepen voorop met innovatie rond het ondersteunen van personen die op reis waren en die een vast adres voor hun post nodig hadden - een veilige manier om hun post te ontvangen terwijl ze weg waren van hun thuisadres."

Er zijn een aantal services die vergelijkbare functionaliteit bieden. De USPS heeft bijvoorbeeld in 2017 een digitale e-mailservice gelanceerd waarmee u een voorbeeld van uw e-mail kunt bekijken voordat deze naar u wordt verzonden. Een ander bedrijf, Anytime Mailbox, biedt niet alleen virtuele kantoren in de VS, maar over de hele wereld. Weinig bedrijven bieden echter de sorteer- en automatiseringsmogelijkheden van Earth Class Mail. En dat is precies waar het bedrijf zich vandaag op richt.

Vanuit uw online account hebt u veel opties voor wat u met uw e-mail wilt doen. Als u dat wilt, kan Earth Class Mail uw cheques voor u deponeren. Als u wilt dat ongewenste e-mail onmiddellijk wordt weggegooid, kunt u dat ook doen. Je kunt er zelfs voor kiezen om dingen te doen zoals vooruit relevante e-mail rechtstreeks naar bijvoorbeeld uw advocaat of documenten volledig vernietigen. Bovendien biedt het integratie met populaire kantoorsoftware en -diensten, zoals Xero, Box en Google Drive, onder andere. In staat zijn om routinematige, e-mailgerelateerde taken te automatiseren en te integreren met de services die de hedendaagse bedrijven gebruiken, hoopt het bedrijf voorop te blijven lopen. Het bedrijf heeft recent ook meer aandacht besteed aan zijn zakelijke klanten, waardoor het zich onderscheidt van enkele van zijn consumentgerichte concurrenten.

Startup State of Mind

Kan een bedrijf dat werd opgericht tijdens het tijdperk van iPods, Myspace en flip-telefoons als een startup worden beschouwd? Dat is een terechte vraag. Volgens de definitie van Crunchbase, hoofdredacteur Alex Wilhelm, kan een startup als zodanig worden gedefinieerd als deze valt onder wat hij de "50-, 100- of 500-regel" noemt. Kort gezegd stelt hij dat als een bedrijf meer dan $ 50 miljoen aan jaarlijkse inkomsten heeft, 100 of meer werknemers heeft, of meer dan $ 500 miljoen waard is op papier of anderszins, het niet als een startup kan worden aangemerkt.

Toen we gingen zitten met Drew Olanoff, Vice President of Communications bij Scaleworks, noemde hij het Wilhelm-model als argument dat Earth Class Mail inderdaad een startup is. Het is moeilijk om de 'geschiktheid' van Earth Class Mails te beoordelen onder het bewind van Wilhelm. Onder Scaleworks biedt het bedrijf zeer weinig informatie over zijn financiële gegevens. Met dat in gedachten lijkt het bedrijf minder dan 50 werknemers op LinkedIn te hebben en volgens een bericht van de Oregonian enkele jaren geleden rapporteerde het bedrijf in 2014 iets meer dan slechts $ 5 miljoen aan inkomsten.

Zelfs als u het er niet mee eens bent dat Earth Class Mail een startup in de traditionele zin is, is het duidelijk dat het bedrijf heeft geleden onder veel van de problemen waarmee startups vaak te maken hebben. Zowel Garza als Olanoff noemden operationeel wanbeheer, een draaideur van leidinggevenden en een gebrek aan focus op wat het bedrijf in de eerste plaats tot een leider maakte. Al deze factoren waren bijdragende factoren voor de bijna-vernietiging van het bedrijf. In het eerder genoemde Oregoniaanse verhaal had het bedrijf op een gegeven moment meer dan $ 13 miljoen aan schulden verzameld. Hoewel het waarschijnlijk te vroeg is om te bepalen hoe het bedrijf omgaat met zijn nieuwe initiatieven, leek Garza erg optimistisch over de huidige richting van het bedrijf.

Nieuwe ontwikkelingen: augustus 2018

Toen we voor het laatst met Garza spraken, stond Earth Class Mail op een kruispunt. Het bedrijf is opnieuw tot leven gebracht als een bloeiend bedrijf en wilde zich zo veel mogelijk richten op het zo goed mogelijk maken van de service. Het bedrijf heeft een aantal nieuwe verbeteringen aan het systeem geïntroduceerd, waaronder een gloednieuwe gebruikersinterface (UI). Het bevat nu ook de mogelijkheid om uw e-mail te organiseren met aangepaste tags, evenals de mogelijkheid om het in meerdere accounts te splitsen, wat handig is voor mensen die meerdere merken beheren.

In augustus 2018 hebben ze ook aangekondigd dat ze Shoeboxed, een bedrijf voor het scannen van bonnen en het volgen van onkosten, aanschaffen. Dit doen ze om de mogelijkheden van de startup uit te breiden tot buiten de standaardpost en de missie van het bedrijf voort te zetten om papier uit de kantoren van klanten te verwijderen.

"De introductie van Shoeboxed in de Earth Class Mail-familie is een belangrijke stap om bedrijven in staat te stellen papiergerelateerde workflows te automatiseren en te stroomlijnen", aldus Garza.

Shoeboxed is eigenlijk maar een paar jaar jonger dan Earth Class Mail. Het werd opgericht in Durham, North Carolina in 2007. Het komt neer op een onkostenregistratieservice die kwitanties omzet in digitale gegevens, zodat het gemakkelijk kan worden geïmporteerd in uw boekhoud-, boekhoud- en andere onkostenregistratie-apps. Het kan echter ook worden gebruikt om andere soorten papieren documenten te digitaliseren.

• The Best Expense Tracking Software for 2019 The Best Expense Tracking Software for 2019
• Schoenendoos Schoenendoos
• De beste mobiele scan-apps voor 2019 De beste mobiele scan-apps voor 2019

Met Shoeboxed kunnen klanten hun kwitanties met een prepaid 'Magic Envelope' naar een bedrijfsfaciliteit mailen, een foto maken op een mobiele app of e-mailontvangsten doorsturen naar het bedrijf. Shoeboxed houdt vervolgens al uw bonnen bij op een gecentraliseerde locatie, zodat u de uitgaven van uw bedrijf kunt bijhouden. De software is geïntegreerd met services zoals Evernote, Xero en meer, zodat u uw ontvangstgegevens kunt exporteren naar een platform dat voor u werkt.

Wat deze overname betekent voor Earth Class Mail valt nog te bezien, maar de verhuizing is logisch als je bedenkt wat Shoeboxed doet. Het heeft bewezen, gevestigde automatiseringstechnologie en wil, net als Earth Class Mail, bedrijven papierlooser maken terwijl de gegevens uit papieren inhoud behouden blijven. Tobias Walter, mede-oprichter en CEO van Shoeboxed, leek ook optimistisch over wat deze overname voor de bedrijven kan betekenen. "We weten dat kleine bedrijven meer willen dan gedigitaliseerd papier. Ze hebben belangrijke gegevens nodig en de mogelijkheid om onmiddellijk actie te ondernemen op allerlei documenten, " zei Walter.

"Shoeboxed breidt onze mogelijkheden verder uit dan alleen post en naar de volgende generatie kantoorpapierautomatisering, " ging Walter verder. "Toen we in 2008 begonnen en de eerste iPhone-app in de App Store plaatsten om bonnen te scannen, was er nog een andere krachtpatser om kleine bedrijven te helpen digitaal te gaan: Earth Class Mail. We denken dat de gecombineerde kracht van onze twee bedrijven een enorme verschuiving zal zijn voor kleine bedrijven om eindelijk papierloos te worden en afscheid te nemen van oude workflows die hen uren van hun productiviteit hebben gekost."

Vraag het de experts: opstartadvies

Lonne Jaffe, Managing Director bij Insight Venture partners zei die automatiseringsfuncties van Earth Class Mail en gevestigde klantenbestand is wat het zal helpen opvallen in een druk veld. Naarmate meer en meer bedrijven straight mail-digitalisering en virtuele adressen aanbieden, daalt het prijspunt van dergelijke services en worden de winstmarges alleen maar dunner. Hij voegde eraan toe dat Earth Class Mail verstandiger is zich meer te richten op zijn automatiseringsaanbod dan andere ontwikkelaars.

"De interessante aspecten van het bedrijf zijn de aanbiedingen met een hogere waarde die u zou kunnen uitrollen op een chassis zoals Earth Class Mail heeft als hun bestaande klantenbestand, " zei Jaffe. "Al die mogelijkheden worden soms de schaalvoordelen aan de vraagzijde genoemd. Je kunt dus een voordeel hebben bij het uitrollen van die diensten met een hogere waarde als je begint met een platform dat al veel klant met behulp van uw kernfuncties voor scannen van e-mail. Mijn gevoel is dat dit de focus zal zijn. En het is een interessantere marktkans. "

Op de vraag wat een bedrijf als Earth Class Mail kan doen om zich in deze fase van zijn leven te ontwikkelen, zei Jaffe dat ze de aandacht op hun diensten moeten blijven richten .. Mijn intuïtie is dat ze waarschijnlijk al hun opties open zullen houden, "zei Jaffe." Het is te vroeg voor hen om zeker te weten wat ze zouden doen. "

Het is vermeldenswaard dat Jaffee op een bepaald moment in zijn carrière ook voor een ouder bedrijf werkte met een startup-mentaliteit. "Ik was CEO van een softwarebedrijf voordat ik bij Insight kwam dat 49 jaar oud was. Het werd opgericht in 1968, genaamd SyncSort . Toen we binnenkwamen, door de cultuur en het DNA van het bedrijf, werd het een startup, "zei Jaffe." Dus, in alle opzichten die ertoe doen, kan Earth Class Mail zeker een startup zijn."