Kan Facebook werkplek e-mail op kantoor doden?

Een nieuwe golf van online samenwerkingssoftware dreigt de intra-office e-mailcommunicatie drastisch te verminderen (of zelfs te elimineren). Met producten zoals Slack, Microsoft Teams en Facebook Workplace kunnen zakelijke gebruikers chatten via tekst- en videoconferenties, GIF-bestanden en emoji's verzenden en zelfs bestanden delen - allemaal zonder het comfort van een webbrowser of lokale applicatie te verlaten.

Als u niet bekend bent met deze vorm van samenwerkingssoftware, bekijk dan ons artikel over het verschil tussen Slack en Microsoft Teams. Hierin vindt u een groot aantal van de beste functies die beschikbaar zijn op beide toonaangevende platforms, evenals de unieke onderscheidende functies van elk platform., zullen we specifiek kijken naar vier functies van Facebook Workplace, een intrigerend nieuw zakelijk samenwerkingspakket, en onderzoeken waarom het de meeste e-mail binnen het kantoor zou kunnen vervangen. Voor degenen onder u die Facebook Workplace nog nooit hebben gebruikt (en wij ook niet), maak u geen zorgen: Workplace lijkt bijna identiek te zijn aan de Facebook die u in uw persoonlijke leven gebruikt. Sterker nog, als uw bedrijf de software gebruikt, wordt u waarschijnlijk overspoeld door een vergelijkbare stroom baby- en kattenfoto's. Dat is wat zo perfect lijkt te zijn aan de tool (en Microsoft Teams en Slack): het repliceert een tool die je in je dagelijkse leven gebruikt, maar het geeft je bedrijf de controle en autoriteit om gesprekken weer aan het werk te leiden.

We zullen ook onderzoeken of Workplace (en standaard Microsoft Teams en Slack) ooit e-mail voor externe communicatie zouden kunnen vervangen. Spoiler alert: waarschijnlijk niet (althans nog niet).

1. Groepen

E-mail is eenvoudig genoeg om te gebruiken, maar gesprekken kunnen overweldigend worden, vooral als er te veel gebruikers op één thread staan. Als het gaat om e-mailthreads, moet u bedenken hoe vaak meerdere mensen tegelijkertijd op dezelfde e-mail reageren, op één persoon antwoorden in plaats van op de hele thread of op iedereen antwoorden in plaats van de beoogde ontvanger.

Met Facebook Workplace kunt u de functie Groepen van de tool gebruiken om relevante werknemers in één thread te verzamelen waar ze vrij zijn om met elkaar te chatten op een openbaar forum, grote bestanden bijvoegen voor werknemers die toegang willen hebben en zelfs zoeken naar oude leidt de manier waarop u uw e-mailinbox zoekt naar oude gesprekken.

Met Workplace kunt u zelfs groepen met meerdere bedrijven maken waarmee u kunt samenwerken met andere Workplace-teams. Dit is vooral handig voor advertentieteams die met externe klanten werken en serviceteams die bijvoorbeeld met white-glove-accounts werken.

2. Nieuwsfeed

We weten allemaal hoe gemakkelijk het is om een ​​e-mail voor het hele bedrijf te missen. Of we hebben het te druk of we hebben haast en we besluiten het bericht later te openen en later gebeurt het nooit. Met Workplace krijgen werknemers onmiddellijk een nieuwsfeed te zien met de belangrijkste verhalen van de dag. Het bericht van de CEO zal niet alleen een melding activeren wanneer het wordt gepost, maar het staat waarschijnlijk bovenaan uw feed en u kunt de reacties van iedereen op het bericht zien. Dit is een veel transparantere, veel gebruiksvriendelijkere manier om berichten te plaatsen, lezen en beantwoorden.

Bovendien krijgen belangrijker berichten meer gewicht dan minder belangrijke berichten, wat betekent dat je automatisch meer kans hebt om te zien wat je moet zien. Met e-mail krijgt elk bericht evenveel gewicht totdat u het belang ervan begrijpt.

Haat wat je op Workplace ziet? Volg de discussie niet of verwijder het bericht - beide opties zijn beter dan een bedrijfsbreed bericht te sturen met de tekst: "Haal me van deze verdomde e-mail thread."

3. Live uitzending

We hebben allemaal livevideo's gezien van grote mediabedrijven zoals The New York Times , NBC en natuurlijk PCMag, maar u kunt ook rechtstreeks via Facebook Workplace live uitzenden. Dit is een handige functie die handig is voor zowel serieuze zakelijke als groepsobligaties. Spreekt uw CEO op een conferentie? Zend de keynote live uit naar iedereen die niet aanwezig kon zijn. Neemt uw PR-team de Ice Bucket Challenge aan? Ga met hen mee vanaf een veilige, warme afstand door de live video te bekijken.

Geen enkel e-mailplatform zal u dat niveau van functionaliteit en directheid bieden. Met e-mail moet u de video opnemen, opslaan op uw desktop of streamingdienst en vervolgens via een massaal e-mailbericht delen met iedereen in het bedrijf. Dit is een langzame, uit meerdere stappen bestaande manier om in het begin van de jaren 2000 inhoud met uw collega's te delen.

4. Geen spam

Hoe streng de e-mailfilters van uw bedrijf ook zijn, u zult ongetwijfeld overspoeld worden door spam. Aan de andere kant is Facebook Workplace een gesloten community waartoe alleen geregistreerde werknemers en partners toegang hebben. Natuurlijk zie je misschien te veel memes en politieke links op Workplace, maar je kunt je collega tenminste publiekelijk schamen vanwege deze praktijk. Met spam blijven de berichten in uw inbox binnenkomen, ongeacht hoe hard u schreeuwt.

Een dosis realiteit

Laten we eerlijk zijn: e-mail gaat nergens heen. Samenwerkingsapps zullen nooit e-mail doden voor externe communicatie. Uw IT-team kan niet iedereen buiten uw bedrijf die toegang tot uw interne groep aanvraagt, aan boord sturen om u een direct bericht te sturen. Dat is niet haalbaar, verstandig of kosteneffectief (Facebook Workplace begint bij $ 3 per gebruiker).

Als mensen meer geneigd zouden zijn om telefoons te gebruiken dan ze zijn, zou een combinatie van een samenwerkings-app voor interne berichten en spraakoproepen voor externe communicatie misschien wel lukken. Helaas wil niemand echt elk telefoontje beantwoorden dat op hun bureau komt. Mensen haten ook het inloggen op hun voicemail. Het is veel eenvoudiger om e-mails te controleren en alleen die berichten te beantwoorden die u wilt beantwoorden.

Voor marketingcommunicatie is geen enkel medium zo eenvoudig of kosteneffectief als e-mail. Denk na over hoe geïrriteerd je zou zijn als elk commercieel e-mailbericht dat naar je inbox ging in plaats daarvan werd afgeleverd via telefoongesprek of sms. God verbied het. Gelukkig blijft e-mail het perfecte platform voor externe communicatoren om pitches te verzenden, kortingsbonnen aan te bieden en te vragen hoe zij u het beste van dienst kunnen zijn.

Het is echter slechts een kwestie van tijd voordat een van de samenwerkingsplatformfabrikanten een naadloze manier creëert voor buitenstaanders om gebruikers te bereiken zonder het interne platformecosysteem te verstoren. Als u bijvoorbeeld een chatbericht op Workplace zou kunnen ontvangen zonder dat IT Workplace toegang moet verlenen aan de afzender (met behoud van de beveiliging van het systeem en zonder de buitenstaander toegang te geven tot een van de interne threads of groepen van het platform), dan I zie geen reden waarom e-mail niet volledig kon worden verwijderd. Als je enig idee hebt hoe je deze problemen kunt oplossen, stuur me dan een bericht (op het platform van je keuze).

Facebook weigerde commentaar te geven op dit verhaal.